▼人は探し物に年間、150時間を費やす！？
朝一番のとても大切なスタートダッシュの時間を、書類やファイルを探すためだけに、30分以上も当てている。
一日のオフィスワークの中で，資料を探したり，データを探したり，事務用品を探したりなど「探す」時間を合計してみると，１時間近くになることも珍しくありません。
「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」という本があるのですが、この本によると、平均的なビジネスマンは、探し物をするためだけに、１年間で約１５０時間を費やしているそうです。
▼驚きの「物を探す時間」に費やすコスト
一日の就労時間を8時間として考えると、約19日間。つまり1ヵ月分くらいの労働時間を探し物に費やしている計算になりますね。
世の中の経営者は、1ヶ月分は、社員の物を探す時間に支払いをしていることになる。150時間×社員数となったら、結構な数字になる
▼書類、道具、情報、人を探す行動は、自分が思っているよりも多い
仕事の中に「ものを探す」時間の占める割合は案外多いというが、ムダの定義から言うと、ものを探すことは何の付加価値も生まない行為、つまりムダ以外の何物でもない。
出かけるタイミングになって「名刺入れがない」ことや「ここに置いておいた資料は」と部下に尋ねたり、「ファイルを入れたUSBメモリを持ってきたはずなのに」と、探し回る時間を考えてみてほしい。
成果を生み出すことを課された勤務中の時間を情報探索に費やしてしまうのは、殆ど無駄だと考えてよい。
連絡した相手が不在だったりして何度もかけ直したり、相談したいときに上司を探す時間は本当に無駄です。
▼まずは「物を探すことはムダである」と認識すること
物を探す時間は無駄な時間だ。そういう時間がなくなったら、人生はもっと効率よく、有意義なものになるんだろうな。 わかっていながら、いつも何かを探している。
ものを探すことも仕事の一部と考えているようでは決してムダはなくならない。
仕事ができる人は、探す時間の無駄をよく認識していて、日ごろから整理整頓を心がけ、必要なものや情報にいかに早くアクセスできるかに気を配っている。
▼整理整頓のタイミングは、仕事で気分が乗らない時がオススメ
仕事を続けていると、どうにも気分が乗らなくて作業が進まないなんてときはないでしょうか。掃除をするのもオススメです。仕事している環境を整理するのなら、その場でササッと出来るので良いでしょう。
気分が乗らない時は、身の回りを整理整頓することが一番いい方法で、大掃除はさらに気持ちを適切に調整してくれます。
失敗を犯してしまった、力が足らずに悔しい思いをした、プレゼンで負けた……ひょんなことから、すべてのことに対する積極性を失ってしまうのです。こういうときにも整理整頓が有効です。
仕事をする環境がこれだけデジタル化されても、紙資料はいまだに多い。なぜ、書類はすぐ山になるのか
書類が山積みになる主要因は「とりあえずどこにファイルすればいいか分からないから、今だけ積んでおく」という考えから来るものです。
山積みになった書類は、どこになんの書類があるのかが分からないとともに、仕事場のスペースも奪います。
▼解決策の基本は整理・整頓
「いらないものを処分することが整理であり、ほしいものがいつでも取り出せることを整頓という。ただきちんと並べるだけなのは整列であって、現場の管理は整理・整頓でなければならない。」
いらないものは捨てる，いるものは置き場を決めて，わかりやすい表示をすることです。また，ファイル類を平積みせずに，立てて置くだけでも，探す時間は大幅に減らすことができます。
いつ利用する書類なのか、どんな場面で利用する書類なのかがハッキリ分かっているなら、その書類を整頓（必要な時にすぐに取り出せる状態にしておく）する
仕事上で扱うファイルなどをきちんと定位置に戻すことや、何がどこにあるのかを把握することは仕事をスムーズに進めるコツなのです。
▼書類を処分していく判断基準を作る
これらの情報が、メールの添付に残っていないか、データ化されていないか、部署で共有されていないかを見直し、本当に自分で保管をしておく必要があるものだけに絞りましょう。
捨てようかどうか迷ったときの判断としては、その書類を過去一年間に、一度でも使ったかどうか、ということを基準にすれば良いと思います。
それでも捨てきれないものには、「保留用」の箱を一つだけ用意します。ただし大きな箱ではなく、ファイルボックスほどの大きさにとどめて、そこが満杯になったら古いものから、どんどん捨てていきましょう。
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