相手にExcelファイルを送る時に気をつけるべきこと
メール・チャットでMicrosoft Excel（以下、Excel）ファイルのやり取りをする際に気をつけるポイント
1、何も書いていないシートは削除する
Excelの使っていないシートがあるなら送る前に削除しておく
受け取った側は、すべてのシートを確認してしまうので相手に失礼がないよう気をつける。複数のシートを使っている場合は、 ちゃんとシートに名前をつけておく
2、印刷設定をしておく
送付するファイルの印刷設定をしておく
印刷設定の方法は画面右下の 「改ページプレビュー」をクリック→標準画面にはない青い線(印刷時のページの境目)が出て来る、青い線をドラッグすると、印刷範囲を広げたり縮めたりできます。
「ファイル」タブ→「印刷」のところでも設定可能
用紙サイズ、片面・両面印刷、印刷幅、拡大縮小オプションを変更
3、Excelファイルバージョンに気を配る
Excelのバージョンにも気づかいを、自分が使っているExcelが2016で、送付相手のバージョンが古いものであれば 「Excel 97-2003ブック」形式で保存
「ファイルが開けない」と言われた場合は、バージョンを確認
旧バージョンとの互換性がない機能（スパークライン機能やヘッダー・フッターの書式設定など）は保存されません。
4、必要があればシートに保護をかける
内容を相手に変更されたくない場合には、 送付する前にシート・ブックの保護をかけておくきます。
「校閲」タブ→「保護」カテゴリーから設定ができます。
シート単体でも、Excelファイル全体でも保護することができ、一部だけ編集許可することも可能
トラブルを未然に防ぐという意味でも、保護をかけることをおすすめします。
5、送る前には必ず見直しを
最後に必ず見直しをします。一度ファイルを閉じて、再度開きなおす事
最後に保存した画面の位置が一番はじめに表示される画面なので、 相手にまず見てもらいたいところで保存されているかどうかを確認するため
表示に不備がないか、誤字脱字がないかもチェック
大切なのは細やかな気づかいで、とてもささいな気づかいで、相手に気づいてもらえないかもしれませんが、相手のかゆいところに手が届く営業マン、小さな気づかいの積み重ねが相手の信頼を得る事に繋がると思います。
【このカテゴリーの最新記事】
- no image
- no image
- no image
- no image
- no image
- no image
- no image
- no image
- no image
- no image
