Merencanakan & mengelola project

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Grup .

Buat ruang di Google Chat untuk percakapan singkat dan mendiskusikan ide dengan tim Anda. Anda juga dapat berbagi file di ruang chat.

Buat kalender tim untuk memantau rapat tim dan waktu libur. Buat kalender project untuk memantau tanggal dan pencapaian project. Anda dapat membuat setiap kalender dengan cara yang sama.

Membuat kalender

Berbagi kalender dengan tim

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Kalender

Pantau, perbarui, dan berkolaborasi dalam tugas proyek dengan tim Anda dalam spreadsheet bersama. Untuk mengetahui detailnya, lihat Membuat rencana project dengan Spreadsheet .

Jadwalkan rapat tim reguler agar Anda bisa mendapatkan pembaruan status setiap orang dan memperbarui tugas dalam rencana project. Buat rapat di kalender tim. Kirim undangan ke semua orang sekaligus menggunakan alamat email Google Grup tim Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Merencanakan dan menyelenggarakan rapat .

1. Di komputer, buka Google Kalender .
2. Di bagian kiri atas, klik Buat .
3. Tambahkan judul acara dan detail lainnya.
4. Di samping "Tidak berulang", klik Panah bawah .
5. Pilih berapa sering Anda ingin mengulangi acara, dan kapan acara berulang tersebut berakhir.
6. Di kanan atas, klik Simpan.

Buat situs tim tempat semua orang di organisasi dapat menemukan informasi, project, dan fasilitas lainnya dalam tim Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Memulai Sites .

Gunakan Google Drive untuk menyimpan rencana, spesifikasi, dan notulen rapat project di folder project bersama di Drive Saya atau drive bersama.

Membuat folder di Drive Saya

1. Buka Drive , lalu klik Drive Saya.
2. Buka tempat yang diinginkan untuk membuat folder.
3. Klik Baru Folder.
4. Beri nama folder dan klik Buat.

Memindahkan file ke folder di Drive Saya

1. Pilih file.
2. Klik LainnyaPindahkan ke.
3. Pilih folder dan klik Pindahkanatau Pindahkan ke sini.

Anda juga dapat menarik file dan folder ke folder di Drive Saya di sebelah kiri.

Drive bersama

Jika Anda belum melakukannya, buat drive bersama dan tambahkan anggota. Beri semua anggota setidaknya akses Kontributoragar mereka dapat berkolaborasi pada file. Untuk mengetahui petunjuknya, lihat Praktik terbaik untuk drive bersama . Kemudian, buat folder di drive bersama dan tambahkan file. 

Membuat folder di drive bersama

1. Buka Drive dan klik Drive bersama.
2. Buka tempat yang diinginkan untuk membuat folder.
3. Klik Baru Folder.
4. Beri nama folder dan klik Buat.

Catatan:

• Untuk memindahkan folder ke drive bersama yang telah disimpan di Drive Saya atau drive bersama lainnya, hubungi administrator Anda.
• Subfolder harus memiliki izin yang sama dengan folder tingkat teratas.

Mengupload folder yang sudah ada dari komputer ke drive bersama

1. Di sebelah kiri, klik folder drive bersama.
2. Di desktop, tarik folder yang ada ke drive bersama. Selain itu, Anda dapat mengklik  Baru Upload folder. Arahkan kursor ke folder dan buka.

Memindahkan file ke drive bersama

Untuk memindahkan file dari Drive Saya ke drive bersama atau antar-drive bersama, tarik file ke drive bersama yang dituju. Untuk memindahkan folder, hubungi administrator .

Cari file project yang sudah ada, seperti spesifikasi atau presentasi project, di Drive. Kemudian, pindahkan file ke folder project.

Menelusuri file atau folder di Drive

1. Di kotak penelusuran Drive, masukkan kata atau frasa. 
   Agar penelusuran jadi lebih cepat, Drive menyarankan istilah penelusuran saat Anda memasukkan teks.
2. Klik saran untuk membukanya atau klik Telusuriuntuk melihat daftar hasil.

Menggunakan opsi penelusuran lanjutan

1. Di sebelah kanan kotak penelusuran, klik Panah bawah.
   Pilih opsi atau kombinasi opsi untuk memfilter hasil Anda lebih lanjut.
   • Jenis—Menelusuri menurut jenis file.

     Catatan:Untuk Sites, hanya draf situs (bukan yang sudah dipublikasi) yang dapat Anda lihat dan edit yang muncul.

   • Pemilik—Menelusuri menurut pemilik file.
   • Lokasi—Telusuri menurut lokasi (termasuk item dalam Sampah atau Berbintang). Anda hanya dapat menelusuri folder yang ada di Drive Saya atau di drive bersama.
   • Tanggal diubah—Melihat item yang baru saja diubah oleh siapa pun (bukan hanya Anda).
   • Nama item—Telusuri istilah dalam nama file.
   • Berisi kata-kata—Telusuri file yang berisi kata-kata tertentu.
   • Dibagikan dengan—Telusuri seseorang yang memiliki akses ke file.
   • Tindak lanjut—Telusuri file yang Anda miliki dengan saran, atau file dengan item tindakan yang ditetapkan kepada Anda.
2. Klik Telusuri.

Memindahkan file ke folder di Drive Saya

1. Pilih file.
2. Klik LainnyaPindahkan ke.
3. Pilih folder dan klik Pindahkanatau Pindahkan ke sini.

Anda juga dapat menarik file dan folder ke folder di Drive Saya di sebelah kiri.

Pilih template catatan rapat, lalu sesuaikan dan simpan di folder project bersama.

1. Di komputer, buka Google Dokumen , Spreadsheet , Slide ,  Formulir , atau Sites .
2. Di kanan atas, klik Galeri Template.
3. Klik template yang ingin Anda gunakan.
4. Salinan template akan terbuka.

Tips:Jika template yang Anda pilih menampilkan "Add-on" di sebelahnya, Anda mungkin harus menginstal add-on untuk menggunakan template tersebut. Pelajari add-on lebih lanjut .

Tambahkan file ke undangan rapat, seperti catatan rapat atau rencana project.

1. Buka Kalender .
2. Di .petak kalender, klik rapat tim.
3. Klik Edit .
4. Pada Detail Acara, klik Tambahkan lampiran .
5. Temukan dan klik file.
6. Klik Pilih.

Petakan project dengan menambahkan tugas ke spreadsheet. Kemudian, tambahkan rencana project ke drive bersama atau folder drive bersama.

1. Di Google Drive , Klik Baru Google Spreadsheet Spreadsheet kosong.
2. Klik Spreadsheet tanpa judul, lalu masukkan judul baru untuk rencana project Anda.
3. Tambahkan judul kolom. Misalnya, Anda dapat memantau tugas untuk project dan menyertakan kolom untuk pemilik tugas, batas waktu, status, dan komentar.
4. Tambahkan konten ke sheet untuk memantau rencana project. Setelah Anda membagikan sheet, orang lain juga dapat menambahkan konten.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Membuat rencana project dinamis dengan Spreadsheet .

Jika heading kolom atau tugas memerlukan penjelasan yang lebih detail, tambahkan catatan deskriptif.

1. Pilih kolom atau sel tempat Anda ingin menambahkan catatan.
2. Pilih Sisipkan Catatan.
3. Ketik deskripsi.
4. Klik di mana saja di luar catatan untuk menutupnya.

Izinkan orang lain memilih dari opsi dalam daftar. Misalnya, untuk memantau progres dalam rencana project, buat kolom Status dengan opsi seperti Belum dimulai, Sedang berlangsung, atau Selesai.

	Pilih kolom tempat Anda ingin menambahkan pilihan.
	Klik DataValidasi data.
	Di samping Kriteria, pilih Daftar item.
	Masukkan opsi yang valid yang dipisahkan koma.
	Klik Simpan.
	(Opsional) Untuk melihat pilihan, klik tanda panah di sel pada kolom.

Lihat progres tugas di project Anda dengan aturan format bersyarat. Misalnya, tambahkan warna untuk membuat tugas yang selesai tampil beda dari tugas yang belum dimulai atau yang sedang berlangsung.

Terus pantau pembaruan project dan perubahan status dengan notifikasi email. Anda akan mengetahui saat seseorang melakukan perubahan pada rencana project, siapa yang melakukan perubahan, kapan dia melakukannya, dan apa yang diubah. Anda juga dapat memilih seberapa sering Anda ingin menerima notifikasi.

Menambahkan notifikasi

1. Di spreadsheet, pilih Alat Aturan notifikasi.
2. Pilih waktu dan seberapa sering Anda ingin menerima notifikasi.
3. Klik Simpan.
4. Klik Selesai.

Membagikan folder atau file dari ruang chat tim

1. Buka Chat atau Gmail .
2. Di bagian Ruang, klik ruang chat tim.
3. Di bagian atas ruang, klik Bagikan file.
4. Temukan folder atau file di Drive Saya atau drive bersama.
5. Klik Pilih.
6. Di ruang chat, klik Kirim .
7. Di samping Bagikan kepada anggota ruang, pilih izin.
8. Klik Kirim.

Berbagi folder di Drive Saya dengan tim Anda

Saat Anda berbagi folder dengan grup, semua anggota akan mendapatkan tingkat akses yang sama. Berikan akses Editorkepada anggota tim agar mereka dapat berkolaborasi di file.

Berbagi folder di drive bersama dengan tim

Folder dan file apa pun yang dimasukkan dalam drive bersama otomatis dibagikan dengan anggota drive bersama.

1. Buka Chat atau Gmail .
2. Di Drive , klik Drive Sayadan pilih folder yang ingin dibagikan.
3. Klik Bagikan .
4. Masukkan alamat email tim.
5. Di sebelah kanan, tetapkan izin ke Editor.
6. Klik Kirim.

Jika Anda sudah siap, bagikan rencana project kepada tim untuk ditinjau. File project mungkin mencantumkan rencana, agenda, atau presentasi. Saat Anda berbagi file, berikan akses Pemberi komentaratau Editorkepada pengguna agar mereka dapat menambahkan komentar atau memperbarui konten.

Selanjutnya, bagikan rencana project kepada anggota tim (atau kepada grup yang dibuat untuk tim).

Untuk berbagi file dari ruang chat, lihat Berbagi folder project .

Berbagi file yang Anda miliki atau yang dapat Anda edit

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikanatau Bagikan.
3. Pada Bagikan dengan orang dan grup, masukkan alamat email yang ingin Anda ajak berbagi.

   Catatan: Jika fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat mengundang seseorang yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi dalam file dan folder Google Drive. Lihat Berbagi dokumen dengan pengunjung .

4. Untuk mengubah hal yang dapat dilakukan orang ke file Anda, di sebelah kanan, klik Panah bawah Pengakses lihat saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
5. Pilih untuk beri tahu pengguna.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang bahwa Anda berbagi file dengan mereka, centang kotak Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang, hapus centang kotak Beri tahu orang.
6. Klik Bagikanatau Kirim.

Jika memilih untuk memberi tahu orang lain, semua orang yang Anda bagikan file akan menerima email dengan link. Jika Anda memberi akses Editor kepada anggota tim, mereka dapat:

• Menambahkan atau mengubah konten, seperti tugas, pemilik, dan batas waktu.
• Menyisipkan komentar yang ditujukan untuk orang tertentu.
• Memfilter konten di spreadsheet.
• Memperbarui status tugas atau catatan deskriptif di spreadsheet.

Menambahkan komentar

Melakukan pembaruan status pada rencana project

1. Di Spreadsheet , buka rencana project.
2. Di samping tugas yang Anda miliki, ubah status.

Mengirim pembaruan status sebelum rapat tim

1. Di komputer, buka Google Kalender .
2. Klik acara.
3. Di samping jumlah tamu, pilih salah satu opsi:
   • Chat dengan tamu: Chat baru atau yang sudah ada akan terbuka. Hanya tamu yang mengaktifkan Chat di organisasi sekolah atau kantor yang disertakan dalam chat.
   • Kirim email ke tamu: Email baru akan terbuka. Semua tamu yang diundang disertakan dalam email.

Mendapatkan pembaruan status selama rapat tim

Presentasikan rencana project saat melakukan rapat tim. Setiap orang dapat memperbarui statusnya secara real time.

1. Buka Meet , lalu gabung ke rapat video .
2. Di bagian bawah, klik Presentasikan sekarang dan pilih yang ingin dibagikan:
   • Seluruh layar Anda
   • Jendela
   • Tab
3. Klik Bagikan.
4. Setelah selesai memberikan presentasi, klik Hentikan presentasi.

Mendapatkan pembaruan status menggunakan email grup

Kirim email ke semua orang sekaligus menggunakan alamat email grup. Minta mereka memperbarui tugas mereka di rencana project.

1. Di komputer, buka Gmail .
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips:Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mendapatkan pembaruan status menggunakan Chat

Kirim pesan chat ke anggota tim untuk mendapatkan pembaruan statusnya.

Mengirim pesan langsung (DM) kepada seseorang:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Jika belum ada nama di bagian "Chat", klik Mulai chat.
3. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
   • Untuk mengirim pesan 1:1 kepada seseorang di luar organisasi Anda, masukkan alamat emailnya.
4. Klik nama orang yang ingin Anda kirimi pesan.
5. Masukkan pesan, lalu klik Kirim.

Mengirim pesan langsung ke grup:

Jika linimasa, persyaratan, atau fasilitas berubah, perbarui dokumentasi project Anda. Kemudian, jika Anda perlu mengubah waktu rapat karena linimasa baru atau perlu menambahkan anggota tim baru ke rapat, perbarui acara di kalender tim.

Memperbarui acara yang ada

1. Buka Kalender .
2. Di kisi kalender, klik acara.
3. Klik Edit .
4. Klik waktu atau tanggal untuk mengubahnya.
5. (Opsional) Tambahkan tamu baru.
6. Klik Simpan.
7. Jika acara tersebut adalah acara berulang, pilih acara yang ingin diperbarui, lalu klik Oke.
8. Klik Kirim.

Jika tanggal project atau pencapaian berubah, segera beri tahu semua anggota tim menggunakan email.

Memberi tahu anggota di Gmail

Cukup masukkan alamat email grup, bukan menambahkan setiap alamat email anggota tim ke email Anda.

1. Di komputer, buka Gmail .
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips:Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mengirim email kepada anggota drive bersama

1. Di sebelah kiri, klik drive bersama.
2. Di bagian atas, di samping nama drive bersama, klik Panah bawah Kirim email ke anggota.
3. Ubah subjek dan tulis pesan Anda.
4. (Opsional) Untuk mengirim email kepada anggota dengan tingkat akses tertentu saja, atau untuk mengirim salinan email kepada Anda sendiri, centang kotak tersebut.
5. Klik Kirim.

Link ke drive bersama disertakan dalam email.

Setelah selesai berkolaborasi pada project, Anda dapat mengubah setelan berbagi atau mengarsipkan file agar kolaborator tidak dapat melanjutkan pengeditan file yang sudah selesai.

Untuk mengetahui detailnya, lihat Berbagi dokumen final .

Setelah project selesai, Anda dapat membuat presentasi akhir project untuk berbagi dan dikolaborasikan dengan tim Anda.

Untuk membuat presentasi, lihat Memulai Slide . Untuk tips tentang cara memberikan presentasi, lihat 10 tips Google Workspace untuk membuat proposal yang menarik .