大洞印刷株式会社

以前はサイボウズを使い社内にメールサーバーやファイルサーバーを立てていましたが、2008 年頃から IT システムに様々な問題が発生、顕在化し、それで他のソリューションを検討しはじめました。当時抱えていたのは次のような問題です。

•　メールの容量不足: 印刷データを気軽にメールでやりとりするには、絶対的な容量不足

•　スパムメールの増加: インターネット販売に力をいれると、露出が増えるにつれてスパムメールも増加

•　サーバーメンテナンスの負荷: ファイルサーバーの故障を経験し、社内でサーバーを持つこと、メンテナンスすることの限界

•　外出先からのメール: 出張で出ることが多くなり、外でもメールが見れる環境が必須に

特に決定打となったのは、外出時のメールです。当時は、社外に出るとメールはまったく見れなかったのです。今となっては信じられない環境ですが、サイボウズでモバイル対応をしようとすると、当時は別コストがかかっていました。

ちょうどインターネット経由で新規顧客がどんどん増えていく中でもあり、顧客管理のためにセールスフォース・ドットコムの導入を決定したところだったので、セールスフォースと相性のよいと言われる Google Workspace の導入も検討し始めました。本格導入の前には、無料の Gmail などでテスト導入を行い、モバイルでの使い勝手など導入によって会社の課題が解決できると確信をもったので、トップダウンで導入を決定しました。

社内文書の約 98 % は、Google ドライブで作成しています。面接の質問といった採用関係から、役員用の財務データ、事業計画といった経営関係まで、何でもドライブです。また、お客様への提案や手当申請書などの手書きの書類も PDF 化してドライブで整理、管理しています。

印刷の技術的な資料に関しても、材料リストや在庫管理、素材毎の料金表、印刷機の品質チェックリストやメンテナンス資料もドライブです。

ここまでドライブを活用しているのは、スピードのためです。確かに、マイクロソフト オフィスを使うと、もうちょっと細かいドキュメントが作成できるかも知れません。しかし、一枚一枚のドキュメントを完璧に仕上げる必要はなく、それよりも、リアルタイムで作業できることで業務スピードを早くしたいのです。「報告」ではなくて、「共有」という考えでドキュメントを管理していくことで、当社の強みである「レスポンスの早いビジネス」ができるようになりました。

IT 経営に力を入れ始めてから 5 年、従業員数はそれほど変わらないものの、売上は 1.5 倍となりました。一人ひとりの対応可能な量がそれぐらい伸びたということです。

これからは積極採用によってさらにビジネスを伸ばしていきたいと考えていますが、それでも営業は営業に、職人である印刷担当は印刷に、各部署が本来やるべきことに専念できる環境を Google Workspace が支えてくれると思います。