umuyasuの日誌

仕事の効率

日本人の性格的なものなのだろうか？終業時刻を過ぎても、いつまでたっても帰ろうとしないで残業している。

私の場合、５年ほど前に病気を患ってから、眼が疲れるのと、身体が疲れやすいので、終業時間になるとそそくさと帰るようにしてきたのだが、他の職員は全く違うのだ。

確かに、５年前までの私も残業は多かった。
それは、１日のうち明るい間は現場に出ていて、暗くなって現場が動かなくなってから事務所に戻り、昼間の現場に関する事務処理を行っていたからである。
ところが、事務所の内勤の人間は根本的に考えが違うのである。

何が違うか。

その前にまず、仕事に関して私のポリシーと仕事の進め方を述べよう。

１．仕事は、段取りが完了すれば８割完了する。
２．段取り通り進まなければ、自分の立てた行程や方法に問題があるのだから、早急に見直し改善する。
３．どんなに効率を改善しても、仕事が時間内に進まなければ、それは、物理的な仕事量が多いのだから、仕事の振り分けを変えるか、人員を増強しなければならない。
４．仕事時間が決まっているのなら、その時間内に終わらせる行程を組むのは当たり前である。
５．能力が無いものが、能力のあるものの評価は出来ない。
６．給料に見合う仕事をしないものは必要ない。
７．自分のやっている仕事の内容を理解できないものにそれ以上の仕事は出来無い。

まだまだあるのだが、ポリシーとしてはこんなところだろうか。

さて、私の仕事のやり方だが。
私の場合、朝出社すると、前日帰宅したあとから深夜の間に来た仕事依頼のＦＡＸが山のようにたまっている。
（たまにE-MAILもあるが、うちではまともにE-MAILを使える人間が少ないため、外部からの連絡だけだ。）
これらのＦＡＸを、約３０分かけてざっと目を通し、それぞれの仕事のポイント、かかるであろう時間、問題点などを頭にたたき込む。そして優先順位を付けてファイリングし、一旦頭の中と机の上を片付けて仕事に取りかかるのである。
その日の行程は就業時間の３０分前に全ての作業が終了するような段取りとする。
これは、処理途中にある程度突発的な事柄があっても、対応できるようにするためである。
さらに、当然の事ながら、最悪の場合明日に回しても大丈夫な仕事は最後に回しておく。

だいたいこのような段取りで、この５年間全く問題なく仕事は回ってきた。

ところが、聞くところによれば、私の前任者は、今と同じような仕事を行っていたが、一件の仕事を処理するのに一日から二日（！！）かかっていたそうなのである。

私が今の課に転属になり、業務内容を精査したところ、そのころの（前任者の）処理内容が非常に不十分で、処理結果が他課に渡った時点で二度手間・三度手間が生じていた事が分かった。
そのため、他課の効率を上げる事も考慮し、システム内容を変えることにした。（プログラムを組み替えたのである。）

結果として、処理内容は詳細化され、他課の業務効率は上がり、その上処理速度は１件あたり１時間以内になってしまったのである。

そして、その結果はどうなったか。
私の残業時間はほぼ０となってしまって、とても暇になっている。
今まで、月の残業時間が１００時間にも達していた前任者よりも効率的な結果をあげたおかげで、給料は今までの残業時間分が無くなってしまったのである。
数万円の収入減！！！　バカみたいな話ではないか。

他の職員はどうか？
暇になったので、他の職員の仕事ぶりをいろいろと観察してみる。
驚いた！　
前任者と全く同じような効率で、みんなが動いているのである。
今までは、
「みんな残業して忙しいんだなぁ」
と思っていたのに、何のことはない、みんな忙しい振りをしていただけ？
いや、それ以前にどうも能力が仕事に追いついていないようなのである。

なんと言うことだ。
今まで現場サイドにいたから、内勤の人間のレベルなんてあまり気にもしなかったが、これほどひどいとは思わなかった。

・１人でやれる事務処理を５人ほどでやっている。（立派なワークシェアリングだ．．．）

・１時間で出来る仕事を、残業までして１日かけてやっている。

・画面上で十分出来る仕事を、いちいちプリントアウトして鉛筆でチェックマークを入れ、挙げ句の果てに、そのチェックが終わったらシュレッダーでその紙を処分している。

・プリントアウトした連続紙を、１時間もかけて１枚１枚分離している。（ぴりぴりぴり　と言う音で事務所内がうるさいんだよな）

※えーーーーーーーーっ　こんな奴らに、いつもいつも高い残業代を払ってきたわけ？
情けないなぁ　orz...

と言うことで、うちの会社は

・出来るだけ簡単な仕事を、長い時間かけてじっくりと行い、残業代をしこたま貰って過ごせるという大変良い会社です。

まぁ　辞めさせられたら大変だから、そっとしておこう。

しかし、効率を上げた分だけでも給料あげてくれないかなぁ...

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