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オフィス だん・ど・りおん の夢や願いを叶える段取りな日々。 あなたの『夢』や『願い』を叶える段取りをお手伝いします。
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2005.02.19
テーマ： めざせ！段取り上手(18)
カテゴリ： 段取り上手
私は約束の時刻に遅れてくる人が嫌いです。
段取りを考える上で、時間の管理というのが非常に重要です。
時間の管理がきちんと出来るか否かで段取りの良し悪しが決まる
といっても過言ではありません。 もちろん突発的なアクシデント
やハプニングもつきものですので、必ずしも想定された時間
通りに進むことはなくても、ある程度決められた時間で動く
ことは非常に大切です。 ある段取りの時間が狂うと、次の
段取りまで狂ってくるので、段取りと時間の予測と管理はまさに
腕のみせどころ！
私も色々なことを段取る際に、かなりのウエイトを置いて
時間の調整のことを考えています。未来の時間のことは頭の
中での予測でしかないので、ここでも段取り＝想像力の図式
は非常に大切です。
たとえば役員アシスタントは時間管理のプロでもあります。
ボスのスケジュールを管理するタイムキーパーの役目を担っています。
ミーティングやアポイント、会議、移動、会食など等全ての
スケジュールを管理するのが大きな役割の一つです。
毎日様々なスケジュールが入ってくるのでそれを上手く管理
していき、実際にそのスケジュールに従ってボスが行動して
いくワケですが、もともとのスケジュールが上手く組み立て
られていないと、ボスは悲惨な目に遭います。 上司である
ボスのスケジュールを全てアシスタントが決めるのですから、
考えてみればアシスタントがボスを操っているようなものす。
ボスはアシスタントの操り人形状態！！？？（笑）
仕事でも仕事以外でもスケジュールを組む際にだいたいどの程度
時間がかかるのかを逆算しますよね。 目的地に到達するのに
あるいは目的を達成するのに、どの位時間がかかるのか、
情報や経験を元に実際の行動をイメージしながら予測して、
それに沿ってスケジュールを組み立てていきます。
これが上手くいかないと人との約束にも遅れることになりますね。(>_<)
自分ではこの辺りを割合きちんと計算して前もって行動するので、
約束の時間に平気で遅れてくる人の時間に対する概念がよく
理解できません。
まぁだからと言って怒ることもないのですが、前もって分かって
いるのに、なんで桁外れに遅れてくるのかねぇ？ と非常に
疑問です。
ただスケジュールや段取りの時間を考える際に、必ず余裕＝
buffer（緩衝）は必要ですね。 前述の通り、ハプニングや
トラブルはつきものですから、そこまで見込んで前もって
余裕を持たせておき、何があってもまぁキャッチアップできる
だけの隙間を持たせておけば何が起こっても安心です。
何しろ自分が焦ることになるのが嫌なので、なるべく余裕を
もってスケジュールを組む、行動するように心がけています。
関係する相手の人の気持ちを考えれば、自分の段取りの悪さで
不愉快な思いをさせたり、迷惑をかけるのは嫌ですものね。
車のハンドルにも”あそび”の部分があるように、段取りの
時間を考える場合にも”あそび”は必要です。少しハンドル
が動いてしまっただけで、急にハンドルがきれてしまったら
怖いですものねー。 段取りも少しブレただけで、その後の
段取りが大混乱に陥らないためにも”遊び”が非常に大切。
段取り上手は”遊び”上手。
私も遊ぶの大好きです。（え？意味が違う！？）
あなたも”あそび”を考えつつ、人との約束に遅れないで
下さいね。 お願いします！！！
段取りを考える上で、時間の管理というのが非常に重要です。
時間の管理がきちんと出来るか否かで段取りの良し悪しが決まる
といっても過言ではありません。 もちろん突発的なアクシデント
やハプニングもつきものですので、必ずしも想定された時間
通りに進むことはなくても、ある程度決められた時間で動く
ことは非常に大切です。 ある段取りの時間が狂うと、次の
段取りまで狂ってくるので、段取りと時間の予測と管理はまさに
腕のみせどころ！
私も色々なことを段取る際に、かなりのウエイトを置いて
時間の調整のことを考えています。未来の時間のことは頭の
中での予測でしかないので、ここでも段取り＝想像力の図式
は非常に大切です。
たとえば役員アシスタントは時間管理のプロでもあります。
ボスのスケジュールを管理するタイムキーパーの役目を担っています。
ミーティングやアポイント、会議、移動、会食など等全ての
スケジュールを管理するのが大きな役割の一つです。
毎日様々なスケジュールが入ってくるのでそれを上手く管理
していき、実際にそのスケジュールに従ってボスが行動して
いくワケですが、もともとのスケジュールが上手く組み立て
られていないと、ボスは悲惨な目に遭います。 上司である
ボスのスケジュールを全てアシスタントが決めるのですから、
考えてみればアシスタントがボスを操っているようなものす。
ボスはアシスタントの操り人形状態！！？？（笑）
仕事でも仕事以外でもスケジュールを組む際にだいたいどの程度
時間がかかるのかを逆算しますよね。 目的地に到達するのに
あるいは目的を達成するのに、どの位時間がかかるのか、
情報や経験を元に実際の行動をイメージしながら予測して、
それに沿ってスケジュールを組み立てていきます。
これが上手くいかないと人との約束にも遅れることになりますね。(>_<)
自分ではこの辺りを割合きちんと計算して前もって行動するので、
約束の時間に平気で遅れてくる人の時間に対する概念がよく
理解できません。
まぁだからと言って怒ることもないのですが、前もって分かって
いるのに、なんで桁外れに遅れてくるのかねぇ？ と非常に
疑問です。
ただスケジュールや段取りの時間を考える際に、必ず余裕＝
buffer（緩衝）は必要ですね。 前述の通り、ハプニングや
トラブルはつきものですから、そこまで見込んで前もって
余裕を持たせておき、何があってもまぁキャッチアップできる
だけの隙間を持たせておけば何が起こっても安心です。
何しろ自分が焦ることになるのが嫌なので、なるべく余裕を
もってスケジュールを組む、行動するように心がけています。
関係する相手の人の気持ちを考えれば、自分の段取りの悪さで
不愉快な思いをさせたり、迷惑をかけるのは嫌ですものね。
車のハンドルにも”あそび”の部分があるように、段取りの
時間を考える場合にも”あそび”は必要です。少しハンドル
が動いてしまっただけで、急にハンドルがきれてしまったら
怖いですものねー。 段取りも少しブレただけで、その後の
段取りが大混乱に陥らないためにも”遊び”が非常に大切。
段取り上手は”遊び”上手。
私も遊ぶの大好きです。（え？意味が違う！？）
あなたも”あそび”を考えつつ、人との約束に遅れないで
下さいね。 お願いします！！！
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【段取り@blog】もどうぞよろしく 2005.10.29 コメント(2)
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あなたは4時間待てますか？ 2005.05.05 コメント(8)
私も、
ジャンピ
さん
時間と約束にルーズな人が大嫌いです。他の事に対してはラテン系A型を遺憾なく発揮する私ですが、時間と約束に関してだけは人が変わったように対応します。確かに遊びを考える事は重要なのですが、沢山の仕事がほぼ隙間なくしかも同時進行で色々操らなければならないときはそのあそびもぎりぎりまで減らすことが要求されますよね!?なので時間管理する上で私がいつも重要と考えているのが、自分の時間をきっちり管理する事はいうまでもなく、他人と連携してこなす仕事の場合は、他人にも都合をつけやすいように配慮することが非常に重要だと思っています。コミュニケーションが重要って事ですよね。今の仕事がいつ終りそうなのか?変更がないのか?早めの連絡をお互いにすればぎりぎりまで無駄な時間を過ごさずにお互いに効率的に仕事が出来るってもんです。ところがこれが出来ず、自分の事しか考えていない人が多いのが泣き所。もう少しお互いが無駄な時間を過ごさなくてよいようにちょっと気を使って連絡すればよいのにと思うことが多々あります。
まあ、それはともかくボスはアシスタントの操り人形状態！！？？（笑）と言う点から考えると会社で一番偉いのはアシスタント様(笑)?
(2005.02.19 15:59:09)
まあ、それはともかくボスはアシスタントの操り人形状態！！？？（笑）と言う点から考えると会社で一番偉いのはアシスタント様(笑)?
(2005.02.19 15:59:09)
Re:私も、(02/19)
Merry&Hurry
さん
ジャンピさん
＞まあ、それはともかくボスはアシスタントの操り人形状態！！？？（笑）と言う点から考えると会社で一番偉いのはアシスタント様(笑)?
-----
とーぜんです！！！（笑）
いくら社長といえ、役員といえ、そのスケジュールはアシスタントが全て把握して、アシスタントが調整したとおりに動いていただきますので、ほぼ操り人形状態ですね。 ホホホ
まま操り人形が勝手に暴走し出すこともありますが・・・。(-_-;)
でもその調整にはいかにボスが効率よく仕事ができるか、関係の人々が効率よく動けるか を念頭に多大な労力が必要ですから、スケジュールとボスの行動はあくまで最終的な行動であって、そのための段取りには結構苦労がつきまといます。
ジャンピさんも仰るとおり、いかに相手が困らないか、都合に支障が出ないか、正しいタイミングなのか など等を全て考慮しながらの調整になりますので、思慮深い配慮が大切です。 その際にコミュニケーションは大変、たいへん重要ですね。
お互いがいかに気持ちよく、無駄な時間を過ごすことのないようにするか が段取りおんの肝でございます。
しかし約束の時刻に平気で遅れてくる人って、どんな段取りしてるんでしょうねぇ？ 昨今携帯電話のおかげで待ち合わせが容易になったので、更に時間を守らなくても大丈夫な風潮が広がっているように思います。 約束の時刻にまだ自宅にいた友人には呆れましたよ、本当に。
(2005.02.19 16:26:50)
＞まあ、それはともかくボスはアシスタントの操り人形状態！！？？（笑）と言う点から考えると会社で一番偉いのはアシスタント様(笑)?
-----
とーぜんです！！！（笑）
いくら社長といえ、役員といえ、そのスケジュールはアシスタントが全て把握して、アシスタントが調整したとおりに動いていただきますので、ほぼ操り人形状態ですね。 ホホホ
まま操り人形が勝手に暴走し出すこともありますが・・・。(-_-;)
でもその調整にはいかにボスが効率よく仕事ができるか、関係の人々が効率よく動けるか を念頭に多大な労力が必要ですから、スケジュールとボスの行動はあくまで最終的な行動であって、そのための段取りには結構苦労がつきまといます。
ジャンピさんも仰るとおり、いかに相手が困らないか、都合に支障が出ないか、正しいタイミングなのか など等を全て考慮しながらの調整になりますので、思慮深い配慮が大切です。 その際にコミュニケーションは大変、たいへん重要ですね。
お互いがいかに気持ちよく、無駄な時間を過ごすことのないようにするか が段取りおんの肝でございます。
しかし約束の時刻に平気で遅れてくる人って、どんな段取りしてるんでしょうねぇ？ 昨今携帯電話のおかげで待ち合わせが容易になったので、更に時間を守らなくても大丈夫な風潮が広がっているように思います。 約束の時刻にまだ自宅にいた友人には呆れましたよ、本当に。
(2005.02.19 16:26:50)
Re:遊び人のタイムキーパー(02/19)
ナルコング
さん
私の知り合いに必ずと言っていいほど5分遅刻する人がいるのですが、とっても不思議です。
5分早く出れば間に合うと思うのですが、この人は早く着くと損すると考えているようです。
また、不思議なことに余裕で間に合う時刻に出発するときに限って渋滞にまきこまれます(笑) (2005.02.20 17:22:27)
5分早く出れば間に合うと思うのですが、この人は早く着くと損すると考えているようです。
また、不思議なことに余裕で間に合う時刻に出発するときに限って渋滞にまきこまれます(笑) (2005.02.20 17:22:27)
Re[1]:遊び人のタイムキーパー(02/19)
Merry&Hurry
さん
ナルコングさん
必ず遅れてくる人はどこにでもいるのですねー。待っている人の気持ちにはならないのでしょうか？？
約束をする際に、微妙な時刻にするとよい というのを聞いたことがあります。たとえば 10:55とか、わざと5分ぐらいずらすのだそうです。 そうすると、11:00ぴったりの約束より時刻を意識するので、遅れる確立が低くなるそうです。
でもきっと遅れる人は何時にしても遅れるのでしょうね。。。 困ったものです。
早めに準備した時こそ遅れる事象が起きるのも納得できます！ マーフィーの法則なんでしょうか？
でもやっぱり早めに出ている分だけ焦り方が違いますよね。 あそび＝余裕はやはり大切だと思いませんか？？ (2005.02.20 18:18:29)
必ず遅れてくる人はどこにでもいるのですねー。待っている人の気持ちにはならないのでしょうか？？
約束をする際に、微妙な時刻にするとよい というのを聞いたことがあります。たとえば 10:55とか、わざと5分ぐらいずらすのだそうです。 そうすると、11:00ぴったりの約束より時刻を意識するので、遅れる確立が低くなるそうです。
でもきっと遅れる人は何時にしても遅れるのでしょうね。。。 困ったものです。
早めに準備した時こそ遅れる事象が起きるのも納得できます！ マーフィーの法則なんでしょうか？
でもやっぱり早めに出ている分だけ焦り方が違いますよね。 あそび＝余裕はやはり大切だと思いませんか？？ (2005.02.20 18:18:29)
Re:はーい(^o^)／
kose-o
さん
私は自分が約束の時刻に遅れるのはダメですね。
相手を待たせるなら、自分が待つほうがいい。
待っていると心の余裕ができます。
交渉事においては、自然と自分ペースで進むことになりますので、いいことづくめです(^_^)
まー、待合せで駅前の雑踏の人通りをボーっと見てるのは案外好きなので、待つのは苦にならないですね（笑）
これは雪国気質かな・・・
硬派な話題をありがとうございま～す♪
(2005.02.22 12:58:02)
相手を待たせるなら、自分が待つほうがいい。
待っていると心の余裕ができます。
交渉事においては、自然と自分ペースで進むことになりますので、いいことづくめです(^_^)
まー、待合せで駅前の雑踏の人通りをボーっと見てるのは案外好きなので、待つのは苦にならないですね（笑）
これは雪国気質かな・・・
硬派な話題をありがとうございま～す♪
(2005.02.22 12:58:02)
Re[1]:はーい(^o^)／(02/19)
Merry&Hurry
さん
kose-oさん
書き込みありがとうございます！
kose-oさんは雪国出身なんですね？ やはり寒さには強いですか？
仰るとおり、待たせるより待つほうがよほどいいですね。 心の余裕が違います。 逆に待たせて悪いなー と思っているだろうな と心配になります。だからそれも許せる。 心のあそびは大切ですね。
また遊びにいらしてくださいね！ (2005.02.23 00:39:06)
書き込みありがとうございます！
kose-oさんは雪国出身なんですね？ やはり寒さには強いですか？
仰るとおり、待たせるより待つほうがよほどいいですね。 心の余裕が違います。 逆に待たせて悪いなー と思っているだろうな と心配になります。だからそれも許せる。 心のあそびは大切ですね。
また遊びにいらしてくださいね！ (2005.02.23 00:39:06)
遊び（余裕）の大切さ
dream-boat
さん
私が貿易会社で貿易の基本を学んだ時期、業界では『受け渡し』と呼ばれる段取り屋そのものの役割を担っていた頃があります。
何をやるのかと言うと、生産者と販売先の物流、情報伝達がうまくいくように、その間に立って全ての段取りをする役目です。
毎日どきどきするような綱渡りの連続でした。
「さばを読む」などと言われる段取の基本は、『決してだますのではない』と言う事を知ったのもこの頃です。
さばを読めない人を信用してはいけないと言い切っても良いと私は思っています。 それは、「結果こそが真実であって、結果がそうなるように事態の変化の可能性まで含めて段取りできなければ、重大な損害に直結するからです。さば読みは騙すためのものではなく、信頼と確実な結果を出すための技術なのです。
Merry&Hurryさんには分かってもらえると思います。 (2005.02.23 02:33:53)
何をやるのかと言うと、生産者と販売先の物流、情報伝達がうまくいくように、その間に立って全ての段取りをする役目です。
毎日どきどきするような綱渡りの連続でした。
「さばを読む」などと言われる段取の基本は、『決してだますのではない』と言う事を知ったのもこの頃です。
さばを読めない人を信用してはいけないと言い切っても良いと私は思っています。 それは、「結果こそが真実であって、結果がそうなるように事態の変化の可能性まで含めて段取りできなければ、重大な損害に直結するからです。さば読みは騙すためのものではなく、信頼と確実な結果を出すための技術なのです。
Merry&Hurryさんには分かってもらえると思います。 (2005.02.23 02:33:53)
Re:遊び（余裕）の大切さ(02/19)
Merry&Hurry
さん
dream-boatさん
dream-boatさんも段取り屋さんだったのですね！
『さばを読む』というのはそういう意味でしたか。勉強になりました。ありがとうございます。
さばやあそびを読んだ上で物事に取り組むかどうかで、余裕が違ってきますよね。 何かが起こっても、微調整で済みますし、なんと言っても慌てずリカバリーに専念できますから、自分や相手が困らない為にとても大切です。
私もあそびに加えて『さば読み』の感覚を磨いていきたいと思います！ (2005.02.26 10:03:42)
dream-boatさんも段取り屋さんだったのですね！
『さばを読む』というのはそういう意味でしたか。勉強になりました。ありがとうございます。
さばやあそびを読んだ上で物事に取り組むかどうかで、余裕が違ってきますよね。 何かが起こっても、微調整で済みますし、なんと言っても慌てずリカバリーに専念できますから、自分や相手が困らない為にとても大切です。
私もあそびに加えて『さば読み』の感覚を磨いていきたいと思います！ (2005.02.26 10:03:42)
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