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2005年11月16日

北海道リコーが主催するリコーITサービスフォーラム'05
が札幌京王プラザで開催され、恥ずかしながら約60名を対照にパネルディスカッションを行った。

また、地下ではリコーの最新鋭のＩＴ機器がずらり。
文書管理などまた技術が少し進歩して、導入したくなるような新製品があり、時代の速さに驚くばかり。
来場者にプロ野球古田のサイン入りボールが3名も当たるのがうれしい。

明日までの2日間開催しています。興味のある方は是非ご来場を。

ちなみにセミナーにて配布した内容は下記の通り

タイトル
「8年前に導入したグループウェアを何故リプレイス（買換え）したのか！」

過去のグループウェアの問題点
　　導入コスト、維持コストが膨大

　　コンテンツがなかなか増加できない
　　社員全員一致の利用がすすまない
　　書き込まれたデータの活用がない
　　外部からの接続に追加の費用がかかる

導入したグループウェア
　　ネオジャパン　デスクネッツ
　　　＜概要＞
　　　　　ブラウザ型グループウェア（ウィンドウズ、マッキントッシュ対応）
　　　　　サーバー（リナックスまたはウインドウズ。弊社はリナックス）
　　　　　費用　約50万円（55クライアント）＋サーバー設置費用＋VPN設置費用

導入後の実績・効果
　　コミュニケーションの改善（報告・連絡・相談の改善、社内連絡網の改善）
　　　　部門間の情報共有も実現紙媒体から desknet‘s に移行したことで大きな変化をもたらしたのは、

　　　　現在では各部署を超えた上長にも提出するようになった。他営業マンの商談内容を閲覧でき、
　　　　自分の日報に多くのコメントが寄せられることは営業マンの刺激になっている。
　　　　また製造担当者や工場に現場のお客様の声を届けることができるようになった。

　　　　日報の内容はオリジナルのフォームを作成し、見積り・商談内容・予算と実績、クレームなどの項目を設けている。
　　環境負荷低下への貢献（ペーパーレス－日報、タイムカードなど約12,000枚）

　　　　印刷業として他社との差別化を図る為、2004年9月にISO14001を取得。
　　　　今期のISO目標設定として、社内文書をdesknet’sに移行し、
　　　　紙媒体禁止を行った。日報はレポート提出機能、議事録はワークフロー機能を活用。
　　　　これにより、年間12,000枚のペーパーレス化を目指す。
　　　　他にもタイムカード（年間800枚）、各申請書（同1,000枚）、電話などの伝言メモ用紙（同1,200枚）なども
　　　　desknet’sの活用に移行させ、紙の削減を行っている。
　　　　これにより、社員のISOに対する意識を明確にする効果も得ることができた。

　　コスト削減（通信費はウィルコムとの連動による経費削減、就労時間の自動集計など）
　　　　運用費用のみならず、業務効率の向上で時間のコストも削減
　　　　負担削減を大きく実感しているのはタイムカードの管理者である。
　　　　現在では出社してマシンを立ち上げるとdesknet’sにログインしタイムカードを打刻する義務となっており、
　　　　担当者はユーザのデータをCSVにエクスポートするだけで集計・管理ができるようになった。
　　　　回覧板も、紙で回覧していた頃は20人が閲覧するのに1週間程かかっていたが、今では全員がすぐに情報を確認できる。
　　　　また、社内アンケートも紙で行っていたのに対し、アンケート機能の活用で素早く簡単に集計できるようになった。
　　　　メール活用による通信費・紙資源減少による経費の削減、以前のグループウェアに比較した運用費用の削減に加え、
　　　　業務負担削減によるスタッフの時間のコストも大幅に削減できた。今後はlivedoor&Skype連携も活用し、
　　　　定期的にやり取りをするお得意様との連絡に活用する予定である。

　　ナレッジマネージメント（社内のスキルやテクニカルな経験則、過去事故などをデータベースに発展させていく）
　　　　社内コミュニケーションの活性化に
　　　　印刷業ならではの活用方法として挙げられるのが、電子会議室に「テクニカル FAQ 」という会議室を
　　　　設けている。この業界で必須である各種画像処理ソフトについて、使い方・バージョンによる設定
　　　　の違いなどの情報を掲示している。他にも仕事上の質問・相談用、社長日記など７つの会議室を設け、削除権以外の
　　　　アクセス権は特に設けず社員全員が自由に書き込みができるようにしている。他にも、回覧板やインフォメーションで
　　　　社内のお知らせを掲示する等、他部署との連携や情報交換が進み、グループウェアをきっかけにアナログの
　　　　コミュニケーションも盛んになった。

　　スピード経営の実践（経営会議→関連部署への落とし込み）
　　　　外部とのコミニケーション（製品、サービス、ブログ、WEB、社会貢献）
　　　　　↓
　　　　経営のビジョンや計画・見直しを社員と共有（デスクネッツ）
　　　　　↓
　　　　基幹業務のＩＴ化（受発注、製造進捗、WEBサイト店舗、情報発信）
　　　　　↓
　　　　ナレッジマネージメントの活用
　　　　　↓
　　　　企業のイノベーション、改革、新製品、新成果
　　　　　↓
　　　　（繰り返し）外部へのさらなる発信へ

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