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2012.12.22

Word と Excel で年賀状などハガキの宛名を作成するコツ

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カテゴリ： Microsoft Office 関連

実際には差込すると微妙なレイアウトの修正とかけっこう手間がかかるので、宛名編集のソフトを使用したほうが手っ取り早く簡単です。でもソフトを持っていなかったり、それほど細かいところは気にしないのなら、Word と Excel で十分代用できます。

簡単にきれいに作成するコツは、住所録データをそれぞれ項目ごとにポイントを抑え、きちんとしっかり作ることです。一度作れば来年以降も使えますし、追加をするときも例にならって入力するだけでいいのです。

ここでは「Word 2010」「Excel 2010」での例です。

新しいExcelのBookを用意し「氏名」「連名」「敬称」「会社」「部署」「役職」「郵便番号」「住所1」「住所2」を列名に入力します。

Wordの「差し込み文書」－「はがき印刷」－「宛名面の作成」で「はがき印刷ウィザード」を一度起動すると、

「ドキュメントライブラリ」内の「My Data Sources」フォルダに（Windows7の場合）「Address20.xlsx」というファイルが作成されますのでこれを利用してもOK。

それぞれの項目を入力するポイントをいくつか。

氏名
姓と名の間に半角スペースを1つ入れるとバランスのとれた宛名になります。

敬称

郵便番号
「-」（ハイフン）は入れても入れなくてもどちらでもよい。

住所1
ここに入力するのはだいたい全角13文字以内にしておく。番地は「2-1-3」などのように半角数字と半角ハイフンに統一したほうがよい。宛名に差し込む際に漢数字に変換してくれます。

住所2
住所1に入りきらなかった部分をこちらに入力。実際の宛名では改行されるので、区切りのいいところ例えば「丁目番地」または「マンション名」以降を入力。

会社、部署、役職
会社宛の場合、役職と氏名のバランスがとりにくく、宛名の編集でフォントのサイズを変更することになります。変更するとすべてのページで同じ部分が変更されます。ですので個人宛と会社宛はシートを別々にし、分けて印刷したほうがいいでしょう。

連名
連名を入れると両者の名前の配置がずれ、レイアウト調整が必要ですので、極力使わないほうがいいでしょう。

以上私が自分で作ってみたとき気づいたことです。実際にやってみて、試行錯誤しながら自分なりのスタイルを作っていくといいかと思います。

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◆ 来年の年賀状を作成

参考リンク

◆ ウィザードで作成したはがき宛名面を編集する