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2014.09.26

と言うと大げさですが、要は書類とデータ管理のルールを決めて運用するということです。

ステップとしては、
1.書類の分類
分類は大分類を部署、中分類を業務のカテゴリ、小分類を取扱方法という形に分けます。
取扱方法は、書類そのものの保管が必要なものと内容が確認できれば良いものなど持ち方や作業の仕方でいくつか設定します。

2.書類の保存年限と保存方法、保存場所などを設定

あとはこれに従って運用するだけです。

当社はお客様のデータが毎年一定量、お客様ごとに発生するので、新たなルールのもとに運用すると引越し並みの大仕事になりました。

一定年数経過した紙データをpdfデータで保管するもの、最初からpdfデータのみで保存するものも新たに設定しました。
これはクラウドのファイルストレージを利用して保管することにしました。
現状でもデータは自社内サーバーで集中管理をしていますが、作業ファイルと保管ファイルが混在するとどうしても混乱するので、保管用のサーバーをあえて別に設けました。
レンタルサーバーですが...

このため既存書類のpdf化作業がまとまって出ました。
複合機でもできるのですが、占領してしまうと支障があるので、スキャナ専用機を利用しました。

これはかなりスキャンスピードが早く、両面が同時に取れるのでかなり便利です。
一時期、自炊がその是非とともに話題になりましたが、これを使えば相当行けますね。