日常雑記～卓球とパソコンと、時々、英単語～

エクセル編

【オートフィル機能】

エクセルの、と～っても便利な機能の一つに「オートフィル」がありますが、
実はこの機能、エクセルを自己流で使っている人には、意外に知られていないようです。

セルを選択して、右下にマウスを持っていくと黒いプラス「＋」（フィルハンドルと呼びます）が出るので、
左ボタンを押しながらドラッグすると、簡単にコピーや連続入力ができます。

例えば、「１」と入力してフィルハンドルをドラッグすると「１」のコピーができます。また、「2、3、4、、、、」と
連続番号を入れたい時には、Ctrlキーを押しながらドラッグするか、または数字を「１」だけでなく
次のセルに「２」も入れておき二つのセルを選択してドラッグすると、あっという間に連続番号が入ります。

他にも月、日、週、干支、曜日など、ある一定の規則性を持つ連続データを入力できます。

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【セルの中で改行／セルの移動】

エクセルで、セルの中に文字入力して〔Enter〕キーを押すと次のセルへ移動しますが、長い文章など途中で
改行を入れたい場合には、〔Alt〕キーを押しながら〔Enter〕キーを押すとセルの中で改行できます。

また、セルの移動ですが [Enter] キーを押すと、普通はすぐ下のセルに移動しますが、
場合によっては右方向へ移動した方が便利なときがあります。

そんな時には、〔ツール〕→〔オプション〕、〔編集〕タブより、
設定「入力後にタブを移動する」の「方向」を「下」ではなく「右」にして〔 OK 〕を押す。

効率の良い入力ができるように、設定を変更すると便利です。

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【エラー値一覧】

エクセルで入力後にEnterキーを押すと、セルに「#」からはじまる文字列が表示されることがあります。
これは入力した関数や数式に誤りがあるため。エラー値は7種類あります。
≪Excel エラー値一覧≫

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【表だけを一発で選択する】

エクセルで、表だけを一発で選択するには、、
選択する表のあるセルを選んで〔Ctrl〕キー＋テンキーの〔 * 〕を押す。ドラッグより簡単で失敗がありません。

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【簡単に二重線をひく】

エクセルでセルを選択して、ツールバーにある下線ボタン《 U 》をクリックすると、
一重線のアンダーラインがひけますが、〔Shift〕キーを押しながらクリックすると、
　簡単に二重線をひくことが出来ます。

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【線の色を変える】

エクセルのシートの枠線は通常グレーになっていますが、
枠線の色は変更することができるので、好みの色を設定して楽しむことができます。

［ツール］→［オプション］、［オプション］ダイアログ［表示］タブをクリック。
「ウィンドウオプション」の「枠線の色」▼から色を選択。

また、「ウィンドウオプション」→「枠線」のチェックをはずすと表示されていた枠線がなくなり、
スッキリした真っ白なシートになります。

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【枠線の印刷】

エクセルで表を作って印刷したいとき、［罫線］ボタンを使って枠線を引かなくても
簡単な表であれば、印刷プレビューの画面で設定して印刷できる方法があります。

［ファイル］→［印刷プレビュー］、［設定］ボタンをクリック。
［ページ設定］ダイアログの［シート］タブをクリック。「印刷」の「枠線」にチェックを入れる。

編集の段階で、全体に罫線を入れて作成した表を印刷すると、線が太すぎて表が見にくいようにも感じます。
簡単な表の印刷の場合は、この方法がスッキリとして見やすいようです。

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【最適な列幅にするには、、】

エクセルのセルに数字や文字を書き込んだあと、その列の幅が広すぎて見栄えが悪いと感じたら、、、

列のアルファベット（A列、B列、、）の書いてある位置の境界線にマウスを持っていき、
左右両方に矢印がついたマークが出たところでダブルクリックすると、
そのセルに書き込まれている数字や文字に合わせて最適な列幅にしてくれます。

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【複数のセルに一発入力】

エクセルで同じデータを複数のセルに入力する場合、コピー＆ペーストよりもっと簡単にできる方法があります。
特に離れたセルに一発で入力できるので便利♪

入力したいセルをドラッグで選択、離れているセルなら［Ctrl］キーを押しながら選択する。
最後に選択したセル（アクティブセル）にデータを入力して確定をするときに、［Ctrl］キー＋［Enter］キーを押す。

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【郵便番号を楽に入力】

エクセルで住所録を作成するときに、列選択して郵便番号や電話番号を書式設定すると、
番号だけを入力するだけで、番号をつなぐハイフン（－）が自動的に入るので入力がずいぶん楽になります。

マウスポインタを設定したい列番号上までもっていき、マウスポインタの形が
”黒い下向き矢印”に変わったらそこでクリック。（一列範囲選択）

〔書式〕→〔セル〕、〔書式設定〕タブを選択し「分類」から「その他」を選び、
「種類」から「郵便番号」を選びOKをクリックする。

同様に電話番号でも設定。局番号から入力すると頭の2字が（03）のようになります。

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【日付時刻の入力】

エクセルでは、[Ctrl]キー + [；]セミコロンで現在の日付、[Ctrl]キー + [：]コロンで現在時刻を入力できます。

また、午前8時ならば、｢8｣と｢A｣の間にスペースを入れて入力すると(8:00 AM)、
午後8時ならば、｢8　P｣と入力すると(8:00 PM)と表示されます。

※　[書式]→[セル]→[表示形式]→[分類]で[時刻]をクリックし、〔種類]を選ぶと、
時刻の表示形式を変えることができます。

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【ワークシート】

エクセルで、新規にファイルを開くと通常3枚のワークシートが表示されます。
追加したいときには、[挿入]→[ワークシート]をクリック。また、削除するときには、削除したいワークシートの
シートタブをクリックして、[編集]→[ワークシートの削除]をクリックする。

このワークシート、一体幾つまで作成できるかご存知ですか？
なんと最大255枚！

〔ツール〕→〔オプション〕、「全般」タブより、新しいブックのシート数を255枚で設定すると、
次に開くときはちゃんと255枚のシートがついてきます。
※PCの容量によっては作成できない場合もあります。

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【ワークシートを並べて表示】

エクセルで、複数のファイルのワークシートを上下・左右に並べて表示すると、離れたワークシートを同時に
見ながら参照やコピーなどの操作ができるのでとても便利です。

複数のファイルを開き、[ウインドウ]→[整列]をクリックし、整列方法を選択する。
また[ウインドウ]→[新しいウインドウを開く]をクリックすると、
同一ファイルのワークシートが開き、こちらも並べて表示ができます。

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【先頭セルにジャンプ】

エクセルで入力中、先頭のセルに戻りたいときに長いデータだとスクロールでは大変です。
このショートカットキーで、どの位置にあっても、ワークシートの先頭に一瞬でジャンプします。

[Ctrl]＋[Home]キーで、先頭（A1）のセルにジャンプ。　
また、[Ctrl]＋[End]キーで最後のセルにジャンプします。

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【ウィンドウ枠の固定】

画面に表示できない程の大きな表は、スクロールしながらデータを読むことになりますが、
タイトル行を動かないように設定するとタイトルが画面から消えずにスクロール出来るので見やすくなります。

例えば、一行目のタイトルを固定したい場合、Ａ２のセルを選択→[ウィンドウ]→[ウィンドウ枠の固定]をクリックすると
一行目はそのままで二行目以下がスクロールされます。

解除したい場合は［ウィンドウ]→[ウィンドウ枠の固定の解除］でOK。

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【シートに背景を入れる】

ワークシートの背景には、好きな画像や写真を挿入することができるので、
Webページ(ホームページ)のようなレイアウトで楽しむことができます。

[書式]→[シート]→[背景]をクリック。「シートの背景」ボックスで、挿入したい画像ファイルを選択して「OK」。

※画像を消すときは、[書式]→[シート]→「背景の削除」をクリック。

※背景画像は印刷されません。

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【リストから選択する】

一つの列で、一度入力したものはリストになって出てくるので、同じものを何度も入力する代わりに、
このリストを表示して選択すると簡単に入力できて便利です。

入力したいセル上で右クリック→[リストからの選択]を選ぶとすでに入力されたデータが一覧表示され、
クリックで選択するとそのまま入力できます。

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【すべてのページに項目を】

列や行の項目（タイトル）は、1ページ目にしか印刷されないので、2ページ以上の大きな表を印刷するときには、
何の項目だったのか分からなくなってしまうことがあります。
次のように設定すると、すべてのページに項目を印刷することができます。

[ファイル］→［ページ設定］、［シート］タブをクリック。「印刷タイトル」より「行のタイトル」の右側にあるボタンを
クリックして設定したい行をマウスで選択すると、セルのアドレスが入力されるので確認したら、
再び右側の同じボタンをクリックする。

※「列のタイトル」も同様に設定できます。

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【書式ごとデータを消す】

エクセルで、セルの書式ごとデータを消すには、削除したいセルを選択して、〔編集〕→〔クリア〕、
「すべて」を選んでクリックすると数式と値、書式ともに消えますが、もっと簡単に、、、

『何も入力されていない白紙のセルをコピーする。』

これで、何も設定されていない白紙のセルになります。

※一番近い白紙のセルをオートフィルでコピーしたら実に簡単！

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【マイナスが表示！？】

エクセルでは、括弧（　）の中に数字を入れると負の数字として認識され「－」が表示されてしまいます。
例：（100）と入力すると「-100」、2004年を（2004）と入力したいけど「-2004」となる。　

これを回避するには、[書式]→[セル]、「表示形式」で文字列として入力するか、
括弧の種類を変えるといいのですが、こんな方法でもっと簡単に、、

「'」シングルクォテーションを先に入力して、'(100）と入力する。

入力した「'」は、セル内には表示されませんが、数式バーで確認することができます。
＠記号なども、メールアドレスと認識されてしまい、ハイパーリンクが設定されますが、この方法で回避できます。

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【コメントの挿入（その１）】

覚え書きやチェックポイントなどを残したいときには、
マウスを近づけると文字が出てくる「コメント機能」を使うと便利です。

コメントを付けたいセルを選択→右クリック、
〔コメントの挿入〕をクリックすると、テキストボックスのようなものが出てくるので、そこに自由にコメントを入力。

コメントの表示方法は二通り。
〔ツール〕→〔オプション〕、「表示」タブより「コメントマークのみ」を選択するとセルに小さな赤い三角がついて、
マウスを近づけるとコメントが現れます。また「コメントとコメントマーク」を選択すると、常にコメントが表示されます。

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【コメントの挿入（その２）】

コメントを挿入するときに表示される枠は、大きさや形を変えたり、線や塗りつぶしの色を変えたりできるので
好きなようにアレンジして楽しめます。

コメント枠が表示されたら枠線を選択して図形描画ツールバーより、〔図形の調整〕→〔オートシェイプの変更〕→
好みの形を選ぶ。線の色、塗りつぶしの色もツールバーより選んで変えられます。

※すでに挿入してあるコメント枠を、後で編集する場合は、セルを選択して右クリック→「コメントの編集」をクリック。

※コメントを削除する場合は、「コメントの削除」をクリック。

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【簡単に合計値を確認】

エクセルには、選択したセル範囲の合計値を、簡単にステータスバーに表示する機能があります。
SUM関数を使うと合計値がセルに表示されますが、確認をとりたい場合など、
とりあえず合計の数値を知りたいときにはとても便利です。

やり方は、数値が入ったセルを複数ドラッグして範囲選択する、
これだけで画面下のステータスバーに合計値が表れます。

※ステータスバーを右クリックすると、他にも「平均」「データの個数」「最大値」「最小値」などが指定できます。

※離れたセルでも〔Ctrl〕キーで選択すると同じように集計されます。

※ステータスバーが表示されていない場合は、〔表示〕→〔ステータスバー〕にチェックを入れる。

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【連続データを作る】

よく使う連続データは、自分で登録しておくとオートフィルで入力できるので便利です。

例えば、「東京」「大阪」「名古屋」の順番で頻繁に入力する場合、
このリストを登録しておくと、オートフィル機能を使って簡単に入力することができます。

［ツール］→［オプション］、［オプション］ダイアログより［ユーザー設定リスト］タブをクリック。
「新しいリスト」→［リストの項目］欄に、「東京」「大阪」「名古屋」を入力して［追加］ボタンをクリック。
［ユーザー設定リスト］欄に、「東京,大阪,名古屋」と表示されていることを確認して［OK］。

この設定を行ってから、セルに「東京」と入力して、オートフィルを行えば「大阪」「名古屋」が続けて入力されます。

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