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電話の取り方

1.電話に出る前の準備　メモ、筆記用具、内線表、行く先確認（パソコン）の準備をする。
2.電話は2回目で取る。3回以上は「お待たせいたしました。〇〇〇〇の○○でございます。」といって出ます。ビルなどの電話の場合、お客様にとっての1回目のベルは、こちらには聞こえていません、従ってこちら側が2回目で取ればお客様にとっては3回目のベルとなります。
3.電話を取って「ありがとうございます。〇〇〇〇の○○でございます。」と言います。ゆっくりと聞き取りやすく会社名、名前をお伝えすれば、わかりにくい名前でも伝わります。
4.お客様のお名前、伝言事項などを必ずメモします。お客様からの大事なお電話です。記憶だけではなく、メモして確実に記録する習慣をつけたいものです。
5.メモした用件を復唱する　お客様のお名前、伝言事項などメモした内容を「～でございますね」といった調子で復唱してください。間違って記録していた事柄でも復唱することで間違いがわかる場合があります。
6.電話がかかった社員が、会議中や来客中の時は、「○○は席を空けています」とお伝えする。お電話をいただいた方も大事なお客様です。電話に出られない理由を会議中や来客中とお伝えすることは、失礼に当ります。
7.電話を切るときはフックを手で押さえて切る。受話器で切ると「ガチャン」と大きな音がすることがあります。フックを手で押さえることでやさしく切ることができます。

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