パソコン事務仕事効率アップ研究所

年賀状ソフト活用法～データベースとして

・自分で作る？外注に出す？
・年賀状ソフトを使う？Wordの差し込み印刷を使う？

まず、外注に出したら、枚数にも寄りますが、1枚あたり、安いところでも別途60円以上は料金がかかるみたいです。

ハガキ代よりも高い印刷代と、人件費を天秤にかけて、どう判断するか難しいところですが、枚数が大量になったら単価が安くなっていくので考える余地があるかもしれません。

次に、自分で作るとしたら、年賀状ソフトを使うか、Wordで差し込み印刷をするか、ですが、Wordで差込印刷するのはレイアウトを整えるのが大変なので、お金出して年賀状ソフトを使ったほうが良いと思います。

私のオススメは筆王、筆ぐるめ、筆まめなどの年賀状ソフト。

これらの年賀状ソフトを使って何が1番良いかというと、「宛名面の印刷」が楽になることです。

本屋で売っている500円くらいの「あっという間に年賀状」とか、裏面のデザイン、素材がたくさん入っているCDがありますが、宛名面の印刷をするためのデータベースが不便なことが多いです。

会社で取引先に年賀状を作る場合、会社名・部署名・役職名・氏名、という風に、一通りの情報を宛名面に入れようとしたら、手動でレイアウトしたら大変な手間がかかりますが、年賀状ソフトなら、データベースのそれぞれの項目に入力していたら、あとは自動調整してくれます。（例：○○株式会社　営業部　営業課長　山田太郎）

CSV出力、入力にも対応しているので、会社で管理している取引先のエクセルファイルや、基幹業務ソフトからのCSV出力などで、一括で取り込むことが出来て、年賀状ソフトに1件1件データを入力していく必要がありません。

■年賀状以外への利用（私が使っている筆王の場合）
・データベースソフトとしての利用
年賀状だけでなく、データベースソフトとしても充分に使えます。入力する項目が沢山あります。
氏名、住所などの、年賀状を出すために必要最低限な項目のほかに、電話番号、FAX、携帯電話、IP電話、電子メール、携帯メール、会社名、部署名、役職名、性別、生年月日、地図などがあり、そのほかにも顔写真の登録、メモ欄1～5、管理番号など、いろいろな応用が出来る項目もあります。

・住所の手直し
数年前のデータの場合、市町村合併により、郵便番号や住所が変わっている場合があります。CSVデータを取り込んだ場合、データを更新するかどうか聞かれるので、OKすれば、変更前のデータをバックアップしてくれて、市町村合併後のデータに一括で変換してくれます。これを利用すれば、エクセルのデータを1回年賀状ソフトに取り込んで、変換後にCSV出力すれば、自分で変換する必要が無いので、非常に便利です。

・アドレス帳としての利用
自分の知り合いに連絡を取る時に、データはどこにありますか？携帯に入っている人が多いのではないでしょうか？でも、携帯からだと、電話とメール（文字数がそんなに打てない）しかありませんよね？
年賀状ソフトなら、
電子メール欄、携帯メール欄の横に「送る」
ホームページ欄の横に「見る」
住所欄の横に「地図」
というボタンがあります。
また、登録してあるデータをQRコードで表示する機能もあり、携帯に簡単に住所を登録できます。

こんな感じで、機能を全部紹介していたらキリがないです。

どうしても、「年賀状」というイメージが先行してしまうため、データベースというとExcelやAccessが先に思い浮かびますが、住所録程度に使うのなら、入力フォームがあらかじめ用意されている年賀状ソフトのほうが実は使いやすいんです。