日常雑記～卓球とパソコンと、時々、英単語～

ワード編

【挨拶文が思いつかない時は、、】

メールや文書作成で挨拶文が思いつかない・・そんな時は、ワードを起動して「拝啓」と入力すると
[あいさつ文ウィザード]が現れるので、それをヒントにしてもいいかも♪

「拝啓」と入力してもう一度[Enter]キーを押すと自動的に「敬具」と[あいさつ文ウィザード]が現れます。
季節の挨拶文などは、パソコンの現在の日時から自動で選択してくれるので迷うことなく選べます。

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【書式を元に戻す】

ワードで入力時に、文字の大きさ、色、太字、斜体字、下線などを変えると、その後に入力する文字まで
その書式を継続してしまいますが、元に戻すにはツールバーよりショートカットキーを使うと簡単に戻すことができます。

文字の書式を変えてから [Enter] キーを押した後、[Ctrl]キー＋[Space]キーで標準のスタイルに戻ります。　　　
また、箇条書き、インデント等の段落の書式の場合は、[Ctrl]キー＋[Q] を押すと戻ります。

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【置換機能】

ワードの便利な機能の一つに「置換」機能があります。特に長い文章を作成した場合、
一度にまとめてできるのでと～っても便利。初めてこの機能を知った時は感動ものでした。 !(^^)!

[編集]→[置換]→「検索と置換」ダイアログボックス→「置換」タブ

例えば、ワードの文書中で「Word」と書いていたものを、すべてカタカナの「ワード」に直したいという場合は、
「検索する文字列」に「Word」、「置換後の文字列」に「ワード」と入力し「すべて置換」をクリック。

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【図をスムーズに移動】

ワードで、クリップアートやファイルから図を挿入すると、カーソル位置に挿入され文字として扱われるので
必ずしも思ったところには移動できませんね。好きな場所に移動させたいときは、、

挿入した図の上で右クリックして［図の書式設定］を選択。 [レイアウト]タブをクリックして
「折り返しの種類と配置」で”ワンちゃん”の絵の「行内」（行の間に絵が入る）以外を選択することで
図のまわりに白い丸が四方八方につきます。この状態になったら、図をドラッグして移動することができます。

しかし、動きがギクシャクして思った位置にピタリと置けないと感じることも。　そこで裏ワザ！
[Alt]キーを押しながらドラッグすると、微妙な位置にもスムーズに動かせるようになります。
※エクセルの場合でも同様にできます。

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【文字サイズをキー操作で変える】

ワードで初期の文字サイズは「10.5」、サイズを変える場合、ツールバーの[フォントサイズボックス]の
「10.5→11→12→14→16→18→20→22、、」より選択しますが、このボックスに表示がないサイズに変えたい場合は、
クリックして反転表示になったらキーボードから（直接入力で）必要な数値を入力します。

さて、この文字サイズの変更がキー操作でできるんです。
文字列を範囲指定して[Ctrl]キー＋[キーを押すと、文字サイズが1ポイント小さくなり、
[Ctrl]キー＋]キーを押すと、文字サイズが1ポイント大きくなります。
”1ポイントづつ”変わるところがとっても便利！レイアウトしやすくなります♪

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【改ページを簡単に】

ワードで、ページの途中でページを替える場合、[挿入]→[改ページ]、ダイアログボックスで「OK」を
クリックしますが、もっと簡単な方法～♪

[Ctrl]キー＋[Enter]キーを押すと、あっという間に、カーソルは次ページの先頭に移動します。

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【テキストボックスは図形だった！】

ワードのテキストボックスは独立して扱われるので、自由に移動ができ好きな位置に文字をもっていけるので
レイアウトしやすく便利ですよね。
このテキストボックスはボックス自体が図形で、形を変えることができるんです。
つい最近知って、「へぇ～」でした。

テキストボックスを選択して、図形描画ツールバーの[図形の調整]をクリックし[オートシェイプの変更]をクリック。
いろいろな図形が出てくるので好みの形を選ぶ。例えば、基本図形のハートを選ぶとボックス内がハートの形に。
色や影をつけたり３Ｄにしたりいろいろと楽しめます。

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【名前を付けて保存】

ワードやエクセルで、新しいファイルを保存する時や別名で保存する場合、通常はメニューバーの
[ファイル]から[名前を付けて保存]を選びますが、便利なショートカットキーがあります♪

[Ｆ12]を押すと「名前を付けて保存」のボックスが開きます。

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【すべての文書を一度に保存】

ワードで複数のファイルを開いて作業をした後、一つ一つを閉じたり保存したりするのはちょっと面倒。
こんな裏ワザがありました♪

通常、[ファイル] メニューをクリックすると、[上書き保存] [閉じる] と表示されますが、[Shift]キーを押しながら
[ファイル] メニューをクリックすると、[すべて保存] [すべて閉じる] と表示されます。
これで、すべての文書を一度に保存できたり、すべての文書を一度に閉じることができます。

※ [すべて閉じる] をクリックした際に、まだ保存されていない文書があった場合には
保存の確認メッセージが表示されます。

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【印刷の順序を逆にする】

ワードで作成した文書を印刷する場合、通常、最初のページから印刷が始まるのでプリントアウトした後は、
用紙の順序を逆にしなければならず枚数が多いと手間ですよね。
一番後ろのページから印刷するように設定すると、逆にする手間が省けてちょっと便利♪

[ツール]→[オプション]→[印刷]タブ→[印刷順序を逆にする]にチェックを入れる。

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【１ページに圧縮する】

ワードで文書作成時に、ほんのちょっとだけオーバーして２ページになってしまうことがあります。
なんとか１ページに納めたい時に手作業で直すのもいいですが、フォントサイズなどにこだわりがなければ、
ワードにお任せすることができます。

［ファイル]→[印刷プレビュー］（またはアイコンをクリック）。プレビュー画面のツールバーで
［1ページ分圧縮］をクリック。（［閉じる］ボタンの2つ左のボタンです。）

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【縦方向に選択】

ワードで、↓のような記述をドラッグすると、まず一行目から選択され次に二行目へと移りますが、
「日付」と「場所」だけを書式変更したい場合など、縦方向に選択できると便利ですよね。

　　　　日時　：　2004年2月27日
　　　　場所　：　○○会館

そんな時は、［Alt］キーを押しながらドラッグすると縦方向に選択できます。　

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【表の削除】

ワードで表全体を削除する時に、つい［Delete]キーを押してしまいませんか。
かくいう私も先日やってしまったばかり。これだと表の内容だけの削除になりますね。
表全体を削除する場合、通常は表全体を選択してメニューバー[罫線]→[削除]→[表］の操作になりますが、
こんな裏ワザがありました。

[Shift]キーを押しながら[Delete]キー（または[Shift]＋[BackSpace]でもＯＫ）

※掲示板に書き込みを頂きました。
「表の次の行まで選択してデリートで表の罫線まで消えますよ」とのことです。早速試してみました。
おぉ、こうすると［Delete]キーだけで削除できました！選択範囲がポイントだったんですね。

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【商標や商品名をチェックする】

特定の商品名なのに一般的に使われている言葉、調べてみたらいろいろありました。

ホッチキス（ステープラー）セロテープ（セロハン・テープ）サインペン（フェルトペン）ジープ（小型四輪駆動車）
サランラップ（食品包装フィルム）エレクトーン（電子オルガン）タバスコ（赤トウガラシのソース）宅急便（宅配便）
ドライアイス（固体二酸化炭素）ファミコン（家庭用テレビゲーム機）セメダイン（接着剤）ゼロックス（コピー機）
味の素（化学調味料）ウォークマン（携帯用カセットプレーヤー）トランポリン（体操用跳躍機器）など。

ワードには、商標や商品名をチェックする校正機能が備わっています。なんて賢いのでしょう。
正式な文書などで、商標をうっかり使ってしまわないようにチェックを入れておくと助かりますね。

[ツール]→[オプション]→[スペルチェックと文章校正]タブ、文章校正の[詳細設定]ボタンをクリックする。
[文法とスタイルの規則]で[商標・商品名]にチェックを入れる。

これで商標が入力されたとき、緑の波線が表示されるので、波線部分を右クリックすれば、
「ウォークマン」→「携帯用カセットプレーヤー」のように置き換えることができます。

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【文字部分だけに下線を引く】

ワードで文字列に下線を引くときは、たいていツールバーの「下線」ボタンを使いますが、
空白部分があると空白部分にも下線が引かれてしまいます。空白部分に下線を引きたくない時には、
[書式]→[フォント] をクリック→[フォント] タブ。 [下線] ボックスの▼ボタンをクリックして
「一重線（空白以外下線）」を選択し [OK]。

また、便利なショートカットキーがありました。範囲選択して[Ctrl]＋[Shift]＋[Ｗ]キーを押す。
キーを押すたびに、下線が付いたり消えたりします。

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【図をたくさんコピー】

ワードで、図をコピーする時には、メニューバーより[編集]→[コピー]→[貼り付け]、
ショートカットキーなら[Ctrl]＋[Ｃ]→[Ctrl]＋[Ｖ]、マウスで[右クリック]→[コピー]→[貼り付け]、
また図の上を[Ctrl]を押しながらドラッグする、などいろんなやり方がありますが、
沢山コピーするならこの方法が一番簡単です。

図をクリックして選択する→[Ctrl]＋[Ｄ]キー

[Ctrl]を押したまま[Ｄ]を必要な数だけ押すといくらでもコピーが瞬時に作れます。
後は、ドラッグして好きな場所へ移動。

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【ボックスに後で入れる】

ワードで、テキストボックスに入力する場合、先にテキストボックスを開いてから中に入力するのが
一般的ですが、既に書かれた文章をテキストボックスに入れることも簡単にできます。

文章を選択する→テキストボックスのアイコンをクリック。

たったこれだけ！あとはボックスの大きさや文の体裁を調整するだけです。

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【用紙の節約】

ワードで作成した文書を、プレビュー画面で確認したのにもかかわらず印刷してみたら
自分が思っていたものと違うことってありますよね。一度試し印刷をするなら、複数ページをまとめて
１ページに印刷すると用紙の節約にもなり校正が紙でできます。

[ファイル]→[印刷]をクリック。印刷のダイアログボックス右下の「拡大・縮小」の「１ページあたりのページ数」の
▼で数字を選ぶ。例えば「２ページ」を選ぶと、１ページに２ページ分が印刷されます。

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【パレットを切り離す】

ワードやエクセルで、文字やセルの色を決めるのに、パレットをツールバーから切り離すと次々に変更できて便利。
フォントの色（セルの場合は塗りつぶしの色）のアイコンの右側の▼をクリックして、色が選択できるパレットを出す。

パレットが表示されたら、パレットの上部グレーの箇所にマウスを移動する。（グレーのバーが青くなり
「ドラッグすると切り離せます」のポップヒントが出る）その状態で、編集画面の好きな場所へドラッグする。
文字列やセルを選択して、好きな色に次々に設定できます。

※［▼］がついているボタンで、プルダウン表示させたときにグレーのバーが上についているものは切り離せるので、
少し複雑な図形を作成する場合、オートシェイプや図形の調整などいろいろ切り離して使うと役立つものは多いです。
また、不要になったパレットは［×］ボタンをクリック。

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【書式の連続コピー】

ワードで、書式だけをコピーしたい時、例えば、”太字、文字色は赤、囲み線”という書式を
一つずつ設定するとちょっと手間なので、標準ツールバーにある「刷毛」の形をしたアイコン
「書式のコピー／貼り付け」の機能を使うと便利。
コピーしたい書式のある文字を選択し、「刷毛」のアイコンをクリックしてコピーする文字にドラッグ。
ただ、この方法だと１回しかコピーできません。何箇所も同じ書式をコピーしたい場合には、、、

コピー元の書式のある文字を選択→「刷毛」のアイコンをダブルクリック。
こうすると連続して書式をコピーできます。

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【オブジェクトを見失ったら】

ワードやエクセルで、複数のオブジェクト（図形や画像）を挿入すると、小さいオブジェクトが大きなオブジェクトに
隠れてしまい見失うことがあります。そんな時は、、、どれか一つのオブジェクトを選択して[Tab]キーを押すと、
オブジェクトが次々に変更されるので、目的のオブジェクトが選択されるまで [Tab]キーを押します。

※[Shift]キーを押しながら[Tab]キーを押すと逆順します。

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【隠し文字の設定】

ワードで、文書上では表示されているのに、印刷すると文字が消える！？「隠し文字」の設定ができます。
印刷したくない注意書きやコメントを文書で残して確認したり、先生がテストを作る時に、
解答が入ったものを先生用として印刷、解答がないものを生徒用に印刷して使用するなどできます。

「隠し文字」の設定は、まず印刷したくない文字を選択し、[書式]→[フォント]から「フォント」のタブを開き
「文字飾り」→「隠し文字」にチェックを入れる。

また、隠し文字も含めて印刷したいときは、[ツール]→[オプション]から「印刷」タブ、
「同時に印刷する項目」の「隠し文字」にチェックを入れる。

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【ダミーのテキストを入れる】

編集の練習や文字列の折り返し練習などをしたいけど、適当な文書が見当たらないとき、、、
ワードには、こんなものが用意されていました。

=rand()　と、半角で入力して〔Enter〕キーを押す。これだけで、「６文・３段落」のテキストが入るんです。
どんな文章が書かれているのでしょう・・？　お試しあれ。。

※文の数や段落の数を指定したいときは（　）の中に数字を入れる。
=rand(段落数,文の数)　　　　
例えば、１つの文を２段落入れたいときは「=rand(2,1)」と入力。

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【ページ設定を素早く出す】

ワードで、用紙の向きやサイズ、余白の設定などを行う「ページ設定」、通常は〔ファイル〕→〔ページ設定〕で
ダイアログボックスが出ますが、ルーラー上をダブルクリックすると、すぐにダイアログボックスが現れるので、
ちょっとだけ手間が省け便利。

※ルーラーのどこでもいいですが、タブが入ってしまうことがあるので、
左右の余白部分（灰色のところ）だと大丈夫。縦のルーラーでもOK。

また、いろいろな機能のボタンを集めた「ツールバー」、通常は〔表示〕→〔ツールバー〕でリストが出てきますが、
ツールバー上（どこでもOK）で右クリックするとすぐに現れます。

さて、このツールバーでリストアップされているのは、Word2000で23種類、Word2002では30種類。
あまり使わないのもありますけどねぇ。

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【文字にアニメーション効果をつける】

ワードの文書の中で、タイトルやポイントなどの文字を強調したいときに、アニメーション効果を付けると
まるで文字が動いているように見えたり、電光掲示板のように派手に点滅したり、、変化がついて楽しくなります。

文字を選択して、右クリック→[フォント]→[アニメーション]のタグを選択する。
回転囲み線(黒)・回転囲み線(赤)・紙吹雪・点滅囲み線・点滅反転・揺れ文字の６種類があり、
プレビュー面で確認しながら選べます。※アニメーション効果を印刷する事はできません。

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【テキストを中央に配置】

ワード文書のテキスト文字列の配置で、左右の中央揃えは[書式設定]ツールバーの[中央揃え]で
簡単に出来ますが、上下の中央揃えは、、

[ファイル]→[ページ設定]（または、ルーラー上をダブルクリック）、ページ設定ダイアログボックスの
〔その他〕タブを選択して、ページ／「垂直方向の配置」から[中央寄せ]を選択します。

これでページのど真ん中に配置できます。

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【文字種の変換】

英数字は、全角で入力すると読みづらいし、また巾を取るので、字数が多くなりさらには行やページ数が
増えることにもなるので、半角で入力した方がまとまりがあって見やすいですよね。

日本語と英数字が混ざった文書を入力する際には、いちいち日本語入力ON/OFFを切り替えると面倒なので、
〔F10〕キーを使うと便利ですが、後で、こんな方法で変換することもできます。

半角にしたい文字を範囲選択して、[書式]－[文字種の変換]、
[文字種の変換]ダイアログボックスから[半角]を選択して[OK]ボタンをクリック。

他にも、ひらがなで入力した文字をカタカナに変換したり、小文字のアルファベットを大文字に変換したりすることも
できます。もちろん逆も可。( Word2000以上 )

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【ドロップキャップ】

英語の新聞や雑誌などでよく見かける、最初の１文字だけを大きくして、見出しや文章を強調する
「ドロップキャップ」は、ワードでも簡単に作ることができます。

先頭文字を大きくしたい段落にカーソルを置いて、〔書式〕→〔ドロップキャップ〕を選択する。
「位置」「オプション」で好みの位置やフォント、大文字部分のサイズ等を設定して「ＯＫ」をクリック。
これで、雑誌みたいな凝ったレイアウトになります。

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【行頭の記号を半分の幅に】

ワードで、（、「、”などの記号が全角で行頭にくると、他の文字と比べてへこんだように見えるので気になるときは、、
［書式］→［段落］、「体裁」のタブから「行頭の記号を1/2の幅にする」にチェックを入れる。

行頭にきた記号のみが自動的に半分の幅になり、行の中のは、全角のままです。

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【ルーラー表示の必殺技】

編集画面の上と左にあるルーラーは、画面を広く使いたいときには少々邪魔に感じるかも。。〔表示〕→〔ルーラー〕の
チェックをはずして非表示にしておき、必要なときだけに表示できるこんな必殺技がありました。

マウスポインタを、ルーラーが表示される位置に近づける、、、それだけで、しばらくするとルーラーが現れます。

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【ルーラーの目盛り】

ルーラーの目盛りは、通常は文字幅を単位として使用していますが、
これをミリメートル(mm)単位に変更することができます。

[ツール]→[オプション]、[全般]タブをクリック。「使用する単位」から"ミリメートル (mm)"を選択し、
「文字単位で編集を可能にする」をオフにして[OK]。

また、目盛りの上で〔Alt〕キーを押しながらドラッグすると、タブやインデントのマーカーがスムーズに動かせるし
はっきりした単位が表示されるので分かりやすいようです。

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【画像や写真を図形に入れる】

画像や写真が入ったチラシや新聞などをワードで作成するときに、そのまま貼り付けるより、円や四角、
ハートやリボンなどの形の中に入れてやると見栄えもよくレイアウトが楽しくなります。

「図形描画」の「オートシェイプ」から好きな形を選択。画面上でドラッグして適当な大きさにする。
図形の上で右クリック→「オートシェイプの書式設定」をクリック。
「色と線」タブから「塗りつぶし」の▼マークをクリックして「塗りつぶし効果」を選択。
「図」タブ→「図の選択」ボタンを押す。好きな図を選んで「挿入」→「ＯＫ」→「ＯＫ」をクリック。

これで図形の中に画像や写真が入ります。
オートシェイプで作った図形を、「画像で塗りつぶす」というイメージなんですね。

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【描画キャンバスを表示しない】

Word 2002から登場した「描画キャンバス」。オートシェイプなどの図形を描くための場所（キャンバス）が現れて、
その上で図形描画ができるようになってますが、複数の図形を描くには便利な機能でも、
図形を一つしか描かない場合にはちょっと邪魔かもしれません。

オートシェイプより図形を選択して、描画キャンバスが表示されたときに、
[Delete］や［Esc］キーを押して削除できますが、あらかじめ描画キャンバスを表示しない設定にしておいて
必要な時にだけ表示した方がすっきりするかも。

［ツール］→［オプション］、［全般］タブをクリック。
「オートシェイプの挿入時、自動的に新しい描画キャンバスを作成する」のチェックをはずす。
描画キャンバスが必要な場合だけ、［挿入］→［図］→［新しい描画オブジェクト］をクリック。

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【直前の操作を繰り返す】

ワードやエクセルで、直前にやった操作を繰り返したいときは、、、
〔F4〕キーを押す。それだけで、ツールバーを何度もクリックすることなく、同じコマンドを実行することができます。

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【行間を狭くするには、、】

ワードで文章を入力していると、行と行の間が広すぎると感じる時がありませんか。
行間を狭くしたい時には、〔書式〕→〔段落〕、「インデントと行間隔」タブの中ほどにある「間隔」で、
「１ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」のチェックを外すと狭くなりますが、
↓この方法だともっと狭くできて見栄えもよくなります。

［行間］▼で『固定値』を選択し、［間隔］に、使用しているフォントサイズに《2》を足した数値を入力します。

例えば、フォントサイズが10ptなら《12》となります。こんな裏ワザがあったんですね。

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【ショートカットキーの一覧表】

ショートカットキーの一覧表がワードで、作成することができます。

ワードを開いて、[ツール]→[マクロ]、[マクロ]のダイアログボックスで[マクロの保存先]リストから
[コマンドマクロ]を選択する。一覧の中から[ListCommands]を選択して[実行]をクリック。
[コマンド一覧]ダイアログボックスが表示されるので、[メニューコマンドとキー定義]を選択。これで出来上がり。

コマンド名が英語で表示されるので英語の勉強にもいいかも～♪

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【オートシェイプの変更】

作成した図形が気に入らなかったら、、削除して最初っから作り直さなくても、
それまでに設定した背景色やテキストの情報を引き継いだまま変更ができます。

形を変更したい図形を選択。[図形描画]→[図形の調整]→[オートシェイプの変更]をクリック、変更したい形状を
選択します。(一度に複数の図形を変更することも可能ですが、3D設定などはできないこともあります。）

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【規定のフォルダの変更】

ワードで、「開く」や「名前をつけて保存」時に出てくるダイアログボックス。最初に表示される規定のフォルダを、
自分がよく使うフォルダに変更しておくと、フォルダを指定する手間が省けてちょっとだけ便利♪

［ツール］→［オプション］、［規定のフォルダ］タブ、［ファイルの種類］で「文書」を選択後、［変更］ボタンを押す。
フォルダを指定するダイアログボックスが表示されるので、指定したいフォルダを選択する。

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【ワードの透かし】

「社外秘」「持ち出し厳禁」「見本」など文書の背景に大きく文字を表示するには、、
〔書式〕→〔背景〕→〔透かし〕を選択し「テキスト」をクリックして、
テキスト、フォント、サイズ、色、レイアウトなどを設定します。
また、「図」をクリックして「図の選択」から、会社のロゴマークやクリップアートなども背景に挿入することができます。

この〔透かし〕を各種カードや年賀状などに使うと、一味違ったものができて色々と楽しめます♪

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