Descubre cómo transformamos la gestión de cartas de presentación para prácticas profesionales usando Forms, Sheets, Docs, Gmail y Apps Script.
Este mes, queremos sumergirnos en una de las capacidades más poderosas de Google Workspace: la automatización de tareas . Sabemos que el día a día académico y administrativo está lleno de procesos que, aunque necesarios, consumen un tiempo valioso. ¿Y si te dijéramos que muchas de esas tareas repetitivas pueden realizarse de forma casi mágica con las herramientas que ya utilizas?
Hoy compartiremos una experiencia real del programa de Tecnología en Desarrollo de Software de nuestra universidad, donde logramos optimizar un proceso crucial: la generación de cartas de presentación para estudiantes en prácticas profesionales.
Imaginemos la escena, que seguro a muchos les resultará familiar: un estudiante ha superado con éxito los filtros de una empresa y está listo para comenzar sus prácticas. ¡Excelente! Pero antes, la coordinación de prácticas del programa debe emitir una carta de presentación formal.
Este proceso, aunque sencillo en apariencia, implicaba una serie de pasos repetitivos para cada solicitud:
Validación manual: verificar que el estudiante cumpliera todos los requisitos.
Búsqueda y copia: localizar el modelo de carta.
Personalización: abrir el documento, ingresar manualmente los datos del estudiante, la empresa, fechas, etc.
Firma y guardado: (asumimos que la firma ya estaba digitalizada o se añadía de alguna forma).
Envío: redactar un correo y adjuntar la carta.
Cada carta podía llevar unos cuantos minutos. Multipliquemos esto por la cantidad de estudiantes que inician prácticas cada semestre... ¡El resultado es una inversión considerable de "micro-tiempos" que, sumados, restan espacio para tareas de mayor impacto!
En el programa de Tecnología en Desarrollo de Software nos preguntamos: ¿Cómo podríamos hacer esto más eficiente? La respuesta estaba en el ecosistema de Google Workspace y una pizca de ingenio con Google Apps Script.
Así fue como lo hicimos:
El Punto de Partida: Google Forms Creamos un formulario intuitivo donde el estudiante ingresa toda la información necesaria: sus datos personales (nombre completo, cédula, ID estudiantil) y los datos de la empresa (nombre de la empresa, NIT, persona a quien se dirige la carta, cargo, etc.).
Almacén Organizado: Google Sheets Cada respuesta enviada a través del formulario se almacena automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets. Esta hoja no solo sirve como base de datos ordenada, sino que es el epicentro de nuestra automatización.
El Cerebro de la Operación: Google Apps Script ¡Aquí ocurre la magia! Desarrollamos un script sencillo pero poderoso que se activa automáticamente (mediante un trigger o disparador) cada vez que llega una nueva respuesta al Google Form (y, por ende, una nueva fila a nuestra Google Sheet). Este script realiza secuencialmente las siguientes acciones:
Recopila los datos: Lee la información de la nueva fila en Google Sheets (los datos del estudiante y la empresa).
Accede a la Plantilla Maestra: Google Docs Tenemos un documento de Google Docs que funciona como nuestra plantilla de carta de presentación. Este documento contiene marcadores de posición (ej. [Nombre Completo] , [Nombre Contacto] ).
Crea y Personaliza: El script genera una copia de esta plantilla en una carpeta designada de Google Drive. Luego, reemplaza todos los marcadores de posición con los datos específicos obtenidos de Google Sheets. ¡Adiós a copiar y pegar manualmente!
¡Y lo mejor! Puedes usar Gemini, la Inteligencia Artificial de Google para escribir el código, así que no tienes que ser experto en programación, solo diseñar un prompt que le permita a la IA hacerlo por ti.
Profesionaliza: Conversión a PDF Una vez personalizada, el script convierte el Google Doc en un archivo PDF, asegurando un formato profesional y no editable para el envío.
Notifica y Entrega: Gmail finalmente, el script redacta y envía automáticamente un correo electrónico a la coordinación de prácticas. Este correo incluye:
Un resumen de los datos del estudiante.
La carta de presentación en PDF, ya diligenciada y con la firma digitalizada (previamente insertada en la plantilla de Google Docs).
Gracias a esta automatización, el proceso se ha transformado radicalmente. Ahora, cuando un estudiante solicita su carta:
El coordinador de prácticas recibe un correo electrónico con la carta de presentación ya generada, personalizada y en formato PDF.
Su tarea se simplifica a:
Verificar rápidamente que el estudiante cumple con los requisitos exigidos por el programa.
Reenviar el correo a la empresa, con la carta ya diligenciada.
Hemos reducido significativamente el tiempo dedicado a esta tarea, liberando a la coordinación para enfocarse en el acompañamiento y seguimiento de los estudiantes, que es donde realmente aportan un valor estratégico.
Este caso de éxito con las cartas de presentación es solo un ejemplo de cómo las herramientas de Google Workspace pueden trabajar juntas para simplificar nuestras labores. Desde la gestión de solicitudes, el envío de comunicaciones masivas personalizadas, hasta la creación de reportes o el seguimiento de proyectos... las posibilidades son enormes.
Te invitamos a reflexionar:
¿Qué tareas repetitivas identificas en tu área?
¿Podrían Google Forms, Sheets, Docs, Gmail y Apps Script ayudarte a optimizarlas?
En el GEG de la Universidad Católica Luis Amigó, estamos convencidos del poder transformador de estas herramientas. ¡Anímate a explorar, experimentar y, por supuesto, a compartir tus propios descubrimientos con la comunidad!