Содержание
- Создайте онлайн-портфолио ваших работ
- Создавайте убедительные презентации
- Получайте отзывы на новые концепции дизайна
- Работайте над проектами вместе с коллегами
- Отправляйте материалы для подготовки к рабочим встречам
- Организуйте хранение проектных файлов
- Защитите общие файлы
- Обменивайтесь идеями во время видеовстреч
- Делитесь большими файлами
Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?
Создайте онлайн-портфолио ваших работ
Если вам нужна витрина для демонстрации своих работ потенциальным клиентам или единое хранилище для проектных файлов, отличным решением станет веб-ресурс, созданный с помощью Google Сайтов. Вы можете настроить совместный доступ к файлам с правилами фирменного оформления, фотоматериалам, файлам текстур и шаблонов. Все вносимые в них изменения будут автоматически отражаться в материалах, представленных на сайте.
Как создать сайт
- Откройте Google Сайты на компьютере.
- В верхней части страницы под надписью Создать сайт выберите шаблон .
- Введите название сайта в левом верхнем углу экрана и нажмите клавишу Ввод.
- Добавьте контент.
- Нажмите Опубликоватьв правом верхнем углу экрана.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Сайтов .
Создавайте убедительные презентации
Хотите представить свою идею команде? Нужно получить одобрение от внешних клиентов? Подготовьте убедительные демонстрационные материалы и донесите свою мысль до аудитории с помощью Google Презентаций. Для наглядности добавьте графики, изображения, видеоматериалы и другие объекты. Делитесь своими идеями и получайте мгновенные отзывы.
Как добавить в презентацию изображение
- Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
- Нажмите Вставка Изображение.
- Укажите нужный источник.
- Загрузить с компьютера:вставьте изображение, которое хранится на вашем устройстве.
- Найти в Интернете:выполните поиск изображения в интернете.
- GIF и стикеры:вставьте GIF-файл или стикер.
- Добавить с Google Диска:вставьте изображение, которое хранится у вас на Google Диске.
- Добавить из Google Фото:используйте изображение из своей галереи Google Фото.
- Вставить URL:добавьте ссылку на изображение или GIF-файл.
- Нажмите Вставитьили Открыть.
Подробнее о том, как добавлять изображения в Таблицах …
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов .
Получайте отзывы на новые концепции дизайна
Родилась новая идея и вы хотите, чтобы ее оценили коллеги? Вынести на обсуждение новую рекламную кампанию бренда, проектную справку и многое другое можно в Google Формах. Проведите короткий опрос с помощью Форм, чтобы получить обратную связь для анализа и доработки своей идеи. Вы всегда будете знать, на верном ли вы пути.
Как создавать и редактировать формы
- Перейдите на страницу forms.google.com .
- Нажмите "Пустая форма".
- Укажите название формы.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов .
Работайте над проектами вместе с коллегами
При работе с большими проектами не обойтись без планирования и отслеживания задач. С помощью Google Таблиц можно сформировать план проекта и быстро распределить задачи, назначив их конкретным исполнителям. Прямо в этой таблице каждый участник команды может напрямую отчитываться о выполнении. На этапе проверки проекта можно легко отслеживать изменения в файлах, даже если с ними одновременно работают много участников. При использовании Google Диска и общих дисков лента активности позволяет отслеживать, кто комментировал, изменял, перемещал файл или предоставлял к нему доступ. Благодаря функции отслеживания версий в Google Документах, Таблицах и Презентациях всегда можно увидеть, кто и когда вносил изменения в тот или иной файл. Все участники проекта могут совместно редактировать документы в режиме реального времени, обсуждать файлы в чате и оставлять комментарии и предложения.
Как создать план проекта
- Откройте Google Диск и нажмите Создать Google Таблицы Создать пустую таблицу.
- Нажмите на заголовок Новая таблицаи введите название плана проекта.
- Добавьте заголовки столбцов. Например, чтобы отслеживать задачи проекта, можно добавить столбцы "Владелец задачи", "Срок выполнения", "Статус" и "Комментарии".
- Заполните столбцы, чтобы создать план проекта. Когда вы предоставите к файлу доступ, остальные пользователи тоже смогут вносить в него изменения.
Как посмотреть действия на Диске
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- В левой части страницы выберите Мой диск.
- В правом верхнем углу экрана нажмите на значок информации.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы посмотреть последние изменения:
- Перейдите на вкладку Действия.
- Прокрутите список, чтобы посмотреть все действия.
- Чтобы посмотреть действия с определенным файлом или папкой, нажмите на нужный объект.
- Чтобы посмотреть последние изменения:
Как просматривать файлы Документов, Таблиц и Презентаций и восстанавливать их предыдущие версии
Примечание.Для просмотра истории версий необходим уровень доступа Владелецили Редактор.
- Откройте файл на Диске .
- Нажмите Файл История версий Смотреть историю версий.
- Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
- имена пользователей, работавших над документом;
- квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
- Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.
Примечание. Смотреть историю изменений может только владелецдокумента или пользователи, у которых есть права на редактирование.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов .
Отправляйте материалы для подготовки к рабочим встречам
Предупредите участников команды и предоставьте им файлы для предварительного ознакомления заранее, чтобы сделать рабочую встречу или мозговой штурм максимально эффективными. Отправляя приглашение на встречу в Google Календаре, прикрепите к нему документы, презентации, планы действий и другие рабочие материалы, чтобы каждый участник был готов к предстоящему обсуждению.
Как прикрепить файл в Календаре
- Откройте Google Календарь на компьютере.
- Создайте новое мероприятие или откройте существующее.
- Если вы создаете новое мероприятие, нажмите Другие параметры.
- Нажмите на значок "Добавить файл" в поле с описанием в нижней части страницы.
- Выберите нужный файл на Google Диске. Чтобы прикрепить файл с компьютера, нажмите Загрузить.
- После этого нажмите Выбратьили Загрузить.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря .
Организуйте хранение проектных файлов
Чтобы обеспечить централизованное хранение рекламных и маркетинговых материалов, воспользуйтесь Диском или общим диском. Это позволит быстро предоставлять к ним доступ коллегам и внешним клиентам. Все правки, внесенные в файлы на Диске, отслеживаются и доступны для просмотра.
Как добавить файлы на Google Диск
Если вы используете последнюю версию браузера Chrome или Firefox, перетащите файлы или папки с компьютера в папку на Диске. Вы также можете нажать "Создать" Загрузить файлили Загрузить папкуи выбрать нужный объект.
Как добавить файлы на общий диск
Для выполнения указанных ниже действий требуются права соавтора.
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Слева выберите Общие дискии дважды нажмите на нужный диск.
- В левом верхнем углу экрана нажмите Создать.
- Выберите тип файла или папки, которую вы хотите создать или загрузить с компьютера.
Добавленные файлы принадлежат всем участникам, поэтому останутся на общем диске, даже если вы покинете команду.
Защитите общие файлы
Если нужно открыть внешним клиентам доступ к конфиденциальным файлам на Диске, вы можете запретить их скачивание, печать и копирование. Кроме того, можно установить срок действия доступа для внешних партнеров или агентств, чтобы те не могли обращаться к файлам после завершения проекта. Если нужно скачать файл с внешнего ресурса, Диск сначала проверит его на наличие вирусов. При обнаружении угрозы скачивание будет отменено.
Как запретить скачивание, печать или копирование файлов
Пользователи, которым разрешено редактировать документ, могут:
- предоставлять доступ другим пользователям;
- добавлять и удалять пользователей;
- изменять разрешения на доступ к файлу;
- копировать, распечатывать и скачивать файлы.
Примечание. Этот параметр нельзя применить ко всей папке, но вы можете настроить его для отдельных файлов в ней.
Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:
- Найдите нужный файл или папку на Google Диске , в Документах , Таблицах или Презентациях .
- Выберите файлы.
- Выберите Настроить доступили нажмите на значок "Открыть доступ".
- Нажмите на значок настроекв верхней части страницы.
- Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска .
Держите всех в курсе происходящего
Чтобы делиться дизайн-макетами и оповещать коллег по команде об обновленных статусах задач по электронной почте, настройте список рассылки с помощью Google Групп. После этого достаточно будет отправить письмо на один адрес, чтобы его получили все, кто включен в список. Используя Группы, можно предоставлять доступ к календарям, сайтам и рекламным материалам. Файлы, которыми поделились с группой, становятся доступны всем ее участникам. В группу можно добавлять как сотрудников организации, так и сторонних пользователей.
Как создать группу
- Войдите в Google Группы .
- В верхней части страницы нажмите Создать группу.
- Введите необходимые данные и выберите настройки.Информация о настройках .
- Нажмите Создать группу.
- Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.
- Дальнейшие действия (необязательно): выберите расширенные настройки для группы .
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Групп .
Обменивайтесь идеями во время видеовстреч
Нужен мозговой штурм? Хотите быстро получить отзывы на свою идею от коллег, которые работают удаленно? Создайте видеовстречу Google Meet. Сначала предоставьте общий доступ к заданию на разработку дизайна, которое включает в себя повестку дня. Затем во время видеовстречи продемонстрируйте свою концепцию, предоставив другим участникам доступ к своему экрану. А с помощью Google Chat можно разослать участникам встречи файлы и необходимые онлайн-ресурсы.
Как начать видеовстречу
- Откройте Google Meet .
- Нажмите Новая встреча.
- Выберите нужный вариант:
- Создать встречу.
- Вы сможете скопировать ссылку на встречу и отправить ее будущим участникам.
- Чтобы начать встречу в помощью этой ссылки, вставьте ее в адресную строку браузера или в поле "Введите код встречи или ссылку"нажмите Присоединиться.
- Начать встречу с мгновенным запуском.Будет создана новая встреча, и вы сможете немедленно присоединиться к ней.
- Запланировать в Google Календаре.Откроется приложение Google Календарь , в котором можно будет запланировать встречу.
- Создать встречу.
Примечание.Пользователи Google Workspace Essentials не могут планировать встречи в Google Календаре.
Как отправить файл в сообщении чата
- На компьютере откройте Google Chat
или Gmail
.
- В Gmailслева нажмите Chat.
- Откройте чат.
- Введите сообщение и выполните одно из следующих действий:
Нажмите "Эмодзи".
Нажмите "GIF".
- В рабочих и учебных аккаунтах Google Chat возможность отправлять GIF-файлы может быть отключена.
Нажмите "Загрузить файл".
- При этом файл не добавляется на Диск и другие пользователи получат его только в сообщении.
Нажмите "Добавить видеовстречу".
Нажмите на значок плюса"Диск".
- При отправке файла вы получите уведомление, если кому-то нужно предоставить доступ к нему.
- Имея права на редактирование, вы можете предоставлять доступ.
- Если вы предоставите доступ к файлу чату или чат-группе, доступ также получат те, кто присоединится к чату или чат-группе позже.
- После выхода из чат-группы пользователь теряет доступ к файлу, если доступ не был предоставлен индивидуально этому пользователю или группе, в которой он состоит.
Нажмите на значок плюса"Приглашение в Календаре".
4.Нажмите "Отправить".
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Meet .
Делитесь большими файлами
При работе с дизайнерскими проектами отправка рабочих файлов по электронной почте не всегда возможна из-за их большого объема. Гораздо удобнее поделиться файлом с помощью Диска. Перейдя по ссылке, полученной в электронном письме, пользователь получает онлайн-доступ к файлу, даже если у него нет аккаунта Google Workspace или Google.
Как прикрепить к письму файлы с Диска
Как прикрепить к письму файл с Google Диска
- Откройте Gmail на компьютере.
- В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
- Внизу сообщения нажмите на кнопку "Вставить ссылки на файлы в Google Диске".
- Выберите нужные файлы.
- Внизу окна выберите способ отправки:
- Ссылка на Диск– позволяет добавить любые файлы с Диска, в том числе созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах.
- Прикрепленный файл– позволяет добавить файлы других форматов (созданные не в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах).
- Нажмите Вставить.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Gmail .
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.