知的漫遊紀行

A氏 ：「 文書 」の 審査・承認 が必要だとすると、 ハンコ を押す ２つの欄 が必要だね。

私 ：通常、 作成者 の欄が追加されて、 ３つの欄 となるね。
　　しかし、 中小企業 では、 作成から承認 まで 同一人 が行うことが多いから、 審査欄 を削除して最低、 作成・承認の２欄 にしている例が多いね。
　　それでも、２回 同じサイン をしなくはいけないね。

A氏 ：それでは、「 文書 」の 審査 を要求している ＩＳＯ９００１ の要求を満たしていないのではないの？

私 ：その場合、マニュアルで、 審査は承認者が行うと明記 しているね。

A氏 ：俺の元いた会社では、 審査欄が２つ あって、 部長 が承認欄に捺印するが、２つの 審査欄 には 課長と次長 が捺印していたね。
　　もっとも次長は、判を押すだけで 課長が実際に審査 しているのだがね。
　　作成は 係長 だね。
　　これは印だけでなく、実際に作成している。

私 ：君のところは大手企業だから、機能があいまいな 次長 とか 副課長 が多いからね。
　　ある会社で、 ＩＳＯ９００１ をとるとき、無意味な捺印をやめようとして、「 文書 」の欄を 作成・審査・承認の３つの欄 に 機能的に統一 したことがある。
　　従来は、ハンコを押す欄が５つくらいあったんだね。
　　そうしたら、従来、ハンコを押していた 副課長がと次長が押す欄がなくなった 。
副課長 と 次長 から文句が出たので、 ３つの欄の欄外 に押すようにしたというね。
　　要するに、これらの人は「 俺が見た 」という証拠を形式的に残したいだけなんだね。

A氏 ：失礼な言い方かもしれないが、 犬の小便 みたいだね。
　　「 審査 」の中味がないんだね。

　　それから、 作成・審査・承認 には 日付 が必要なのかね。

私 ：通常は日付が必要なので、ハンコでも データ印 といって、 日付が入ったもの を使うね。
ＩＳＯ９００１ の拡大で使用が増えたようだよ。
　　その「 文書 」の発効日が必要だからね。
　　　しかし、「 文書 」によっては、 ３つの欄の上 に年月日を書くものもある。
　　これに書けば、データ印は不要だが、つい、欄外なので 記入を忘れるという弱点 があるね。
データ印 がおすすめだが、「 文書 」作成が パソコン化 してきたので、よほど、経理的に重要であるような「 文書 」以外は パソコンの文字入力 になってきているので、 データ印 は「 記録 」確認には使うが、「 文書 」には使わなくなっているようだね。

A氏 ：君は「 文書 」にハンコを押すのを好まないね。

私 ：特に 社内用 の「 文書 」にはね。
ＩＳＯ９００１ 以前から、ある超大手企業では 社内用「文書 」の承認には承認者の名前のカタカナのトップの文字を書き、この文字を 丸で囲んで承認 としていたね。
　　佐藤なら サ だけだね。
　　同姓なら、名前のトップのカタカナを 一文字追加 するだけだ。
　　承認で同姓同名というのはあまりないだろうが、あれば、どちらかに 二重丸 をするんだろうね。

A氏 ：俺の会社では、 ＩＳＯ９００１ 以前は、購買の 注文書 は工場長が承認印を押すことになっていたけれど、厖大な量なので、工場長は印を秘書の女性に渡し、その女性が機械的に捺印していたね。

私 ：これは「 記録 」への捺印の話だが、ある中堅企業の社長は叩き上げで、現場をよく知っていたんで、営業マン約２００名の週報に全部目を通していたね。
　　読んだという証拠にこれも 赤のサインペン で苗字の一文字をサインしていた。
　そして、コメントがあるとその赤ペンで書いていたね。

　　「 文書 」の作成・審査・承認や「 記録 」の確認などに ハンコ や 署名 の仕方があり、各社いろいろだが、その会社の 知的体力 があらわれているね。