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2006.04.30

こんにちは。1週間ぶりになってしまった。。ブログを書き続けている人は
ほんとにすごいと思う今日この頃です。

先週は嵐の一週間でした。現在役員補佐という変な仕事をしているのですが、
人事異動でボスが約7000人（子会社含む）のトップになってしまって、新たな
ミーティングやらいろいろで、ボスもアップアップ状態、子分もアップアップ状態。。

もうしばらく続きそうです。効率的仕事術を駆使しないと回らなかったなーと
日々感じてます。

さて、今回からしばらくスケジュール管理に関してお話したいと思います。

【こんな経験ありませんか？】

◇朝会社に来たらとりあえずメール処理をしている
◇ミーティングがない時（少ない時）、何をしたらいいか途方にくれることがある
◇途方にくれることもあるのに、翌日にはミーティングの準備等でバタバタしてしまう

などなど。

私自身も、メール処理することで仕事を進めていると思い込んでいました。
メールはとても便利だと思う反面、メールに囚われすぎてしまいう人が多すぎ
るのではないでしょうか？（メールはまた別の機会に話しますね）

さて1日のスタートは「 スケジュールを立てて、スケジュールと睨めっこする 」
ことからはじめる必要があると思います。

ただスケジュールを立てるのだけではありません。睨めっこです。

睨めっこって？？

例えば、

・14:00-15:00にXYZ進捗会議に出る

というスケジュールに対して睨めっこすることで、

・XYZ進捗会議のアジェンダを再確認しよう。そこで何を発言するか考えておこう！
・発言内容を考えるのは時間がかかるな。よし、その時間を確保しよう！
・XYZ進捗会議の議事録をまとめて送付する必要があるな。ミーティングの後に
　その時間を確保しよう！

など。XYZ進捗会議に出る、という1時間のミーティングも

・発言内容を考える（30分）
・XYZ進捗会議に出席する（1時間）
・議事録をまとめて送付する（30分）

と実は2時間必要になる可能性があります。

これらを睨めっこして洗い出すことによって、1日に発生しうるタスクの精度が
あがり、それをスケジュールに落とすことができます。
ひらめっこの方法は、以前お話した「軸を使ったToDoリスト作成法」も
有効です。

私の場合は、1日のスケジュールの最初の1時間は、
「スケジュールを確認する＋メール処理＋前日のフォロー事項再確認」
になってます。

はじめにメール処理を始めてしまうとメール処理をして仕事をしている気に
なってしまい、そのままスケジュールの確認が出来ないまま1日に突入して
しまっていました。

これは今思えば大変非効率ですね。ミーティングに関しても準備なく望むと
ミーティングのクオリティを下げるだけではなく、そのせいでミーティングに
参加している人の時間の無駄にさせてしまうことにもなります。

また自分の時間もコントロールできず、振り回されながら仕事をしていたとも思います。

さらにまた別途お話しますが、私は通常毎週日曜日の夜、3～4時間程度かけて
1週間のスケジュールを睨めっこします。あるタスクの準備はもちろん
数日前から実施する必要があることはありますからね。

そして、それを毎朝再確認します。毎日スケジュールは変わっていきますから。

【まとめ】

◇1日のスタートは「スケジュールを立てて、スケジュールと睨めっこする」

◇XYZ進捗会議に出る、という1時間のミーティングも

　・発言内容を考える（30分）
　・XYZ進捗会議に出席する（1時間）
　・議事録をまとめて送付する（30分）

　と実は2時間必要になる

◇スケジュールと睨めっこすることによって自分で時間をコントロール出来る

いかがでしたか？

明日の朝は、スケジュールを立てて、スケジュールを睨めっこしてみませんか？

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