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2006.08.02

こんばんは。

今日、ひらめいてしまいました。
今後このブログでも部分的に紹介させてもらいますが、今体系化しようとしている
Proactive Time Management手法をどうやって簡単に個人、プロジェクトに
適用させていくかということ。

この案を社内のコンサル部門のこのエリアの第一人者にこの案をプレゼンする
ことになってます。がんばるぞー！

訳分からなくてすみません。。

さて、前回は「今さらながらホウ・レン・ソウ？（ホウ・レン・ソウ１）」で、ホウ・レン・ソウ
（報告・連絡・相談）を徹底することはやはり重要というお話をしました。

しかし逐一すべての情報、状況をホウ・レン・ソウすればいいのかというと
そうではありません。

今回はどのようなタイミングで何をホウ・レン・ソウを実施したらいいかというお話です。

【こんな経験ありませんか？】

◇先輩・上司に何でもかんでもホウ・レン・ソウのメールをしているけど読んでくれない
◇先輩・上司に何でもかんでもホウ・レン・ソウしていたら、邪魔くさく思われた

ありますよね？

ホウ・レン・ソウしろ、と言われたのでホウ・レン・ソウしているのに、
そりゃないよー、ですよね。

ではここでまたまた先輩・上司の立場に立ってみましょう。

【あなたの後輩・部下のホウ・レン・ソウ】
・あなたが集中している時に、しょっちゅう割り込んできてホウ・レン・ソウする
・ただでさえメールが多いのにホウ・レン・ソウのメールが大量に届く
・そのメールの内容はチェーンメールで下まで読まないと分からない内容だったり、
　そもそもそれほど重要じゃない内容だったりする

どうですか？

参ったって感じですね。。

「
　あるので全部聞いてあげたりメールに目を通したり出来ないよ。。 」

と思うかもしれませんよね？

新入社員のころ可能な限りホウ・レン・ソウすることはホウ・レン・ソウし損なう
ことよりも重要かもしれませんが、そうではない場合は、ホウ・レン・ソウする
情報を取捨選択する必要があります。

そこで、今回の効率的仕事術は、

【効率的仕事術】
◇ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）する情報を取捨選択する

目新しいことではないかもしれませんがこれもやっぱり重要です。

ではどの情報をホウ・レン・ソウして、どの情報をホウ・レン・ソウしないのか？

ここでも先輩・上司の立場で考えてみるとすると、

何をいつ知りたいですか？？

【ホウ・レン・ソウで知りたいこと】
・作業がスケジュールどおりうまく行っていないなら早めにその事実を知りたい
・作業がスケジュールどおりうまく行っているなら定期的に進捗を知りたい
　（少なくても完了後にうまく完了したことを知りたい）

大きくはこの２つではないでしょうか？

■うまく行っていない時
後で聞いて手遅れになる前に、事実を知ってうまく行くためにどんなサポートが
出来るか、もしくはどんな手がうてるかを考えると思うかもしれません。

■うまく行っている時
極論を言えばすべてが終わった後、完了した事を報告・連絡してもらってもいいです。
でも、完了まで1ヶ月かかる長いタスクであれば最後にふたを開けてみてNGにならない
ためにも、1週間に1度、定期的にうまく行っていることを知れればと思うかもしれません。

まとめると、

【ホウ・レン・ソウする時／しない時】
◇する時：　作業がスケジュール通り行っていない時
◇しない時：作業がスケジュール通りに行っている時　※ただし定期的に進捗を伝える

伝える内容はというと、

【ホウ・レン・ソウの内容】
１．作業の状況
２．うまく行っていない原因・理由
３．うまく行かせるための今後実施するアクション
４．うまく行かせるために先輩・上司にお願いしたいアクション

※うまく行っている時は１のみ

これに内容に従って、１．２．３を報告・連絡、すれば先輩・上司の心配を和らげたり、
アクションが足りない場合は何をサポートしてもらえるか一緒に考えてもらうことが
できます。

３．４が分からない場合は先輩・上司にどうすればいいかを相談すれば心地よく
助けてくれるでしょう。

こうすることで、ホウ・レン・ソウの効果を最大限に活用できると共に、
先輩・上司から最大限のサポートを得ることも可能になります。

いかがですか？

ホウ・レン・ソウする情報を取捨選択することで、その効果を最大限に生かしませんか？
そして先輩・上司から最大限のサポートを得てあたなの仕事を達成させませんか？

【まとめ】

○ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）する情報を取捨選択する

○ホウ・レン・ソウする時／しない時
　◇ホウ・レン・ソウする時
　　→作業がスケジュール通り行っていない時
　◇ホウ・レン・ソウしない時
　　→作業がスケジュール通りに行っている時　※ただし定期的に進捗を伝える

○ホウ・レン・ソウの内容
　１．作業の状況
　２．うまく行っていない理由
　３．うまく行かせるための今後実施するアクション
　４．うまく行かせるために先輩・上司にお願いしたいアクション

○こうすることで、ホウ・レン・ソウの効果を最大限に活用できると共に、
　先輩・上司から最大限のサポートを得ることも可能になる

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