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おばかんの
東日本大震災、そして原発事故によって大きなダメージを受けた福島。その福島で生まれ、福島で生きていく私からのメッセージです。
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2007.01.26
カテゴリ： 会社の愚痴
今日もまた定時から２時間ほど過ぎてから部長と仕事のことで話をすることになりました。自分が関係している部署の仕事のやり方で発生したトラブルを解決するためにはどうしたらいいのか？ 問題発生には必ず原因があって、その原因を解明してどうすれば解決できるのか？次に同じトラブルを起こさない対策を考えなければならない・・・当然のことなのですが、なぜかできないでいたのです。
今回のトラブルは、必要な材料を発注していて、本来の納期から１週間過ぎているのにまだ納品されていないことに気が付かなかったということ。どうしてこんな初歩的な問題が発生したのかを考えてみると、ひとつの材料の管理を一人の担当者がすべて行っているというところにありました。１００近い材料の種類毎に担当者が手配、受け入れ、検収、伝票処理を行っていたため、未納であることを他の誰もが知らなかったのです。 業務分担を考えるのであれば、経理処理上でも間違いであることに誰もが気が付くはず。で、これを発注担当、検収担当にわけて、発注者は発注したデータ（いつ、どの材料をどれくらいの量、どの取引先に手配して、いつ納品予定になるのか、どこに補完するのか）を渡し、検収担当者はそれぞれの納期毎に振り分け、納期にどの材料が入ってくるのかを一覧表にし、担当部署のだれもがわかるようにする。実際の納品時に一覧表でチェックし、未納があれば発注者に確認をとらせる。検収担当はチェックが終わった材料について支払い業務を行う 発注と検収という業務を分けることによって担当者の不正を防ぐことができるとともに、発注についてのチェックを２つの目でおこなうことができるし、負荷を低減することもできるはず。
それから一つの業務を分担するためには、それぞれの担当独自のやり方ではスムーズに流れないため必然的に書類や手続きを標準化しなければなりません。標準化するためにルールが決められ、書式が作られれば業務マニュアルづくりも楽だし、業務マニュアルまでできれば誰にでもその業務ができるようになるはず。そのためにも仕事に例外を作るのではなく極めてシンプルで標準化された仕事のやりかたにしていかなければなりません。
そんな仕事のやり方を明日から考えて実行するということになり、くしくも私が以前の仕事で実施していた管理手法が活かせることになりそうです。 一週間分の納期毎のフォルダを作り発注した注文の請け書を取引先からＦＡＸなどで送ってもらいフォルダに収納する。それをデータに入力するとともに、そのフォルダを部署の全員が見える場所において置く。納品当日のデータを一覧表にしてチェック用にするだけではなく、実際に納品されたものについては請け書と納品書をクリップなどで一緒に綴じる。当日分の請け書で納品書がついていないものは未納品なので、発注者に確認させる。納期遅れの場合は付箋などをつけて翌日のフォルダに移動する。至急品を発注した場合は緊急を示す付箋をつけて該当する納期のフォルダに入れておく。付箋がついたものは重要であるということが部署全体でも把握することができる。
この方法は貸し館業務で利用者との打ち合わせのためのフォルダ管理の経験を活かすことで実現できそうです。利用者ごとのフォルダをつくり、利用者とは必ず打ち合わせをしなければならないので、今後１週間の間に利用する利用者と打ち合わせをしたらフォルダにクリップをつけて区別する、クリップがついていないフォルダはまだ打ち合わせをしていないので早く打ち合わせをしなければならないという目安にもなるし、打ち合わせ漏れを防ぐこともできる。それぞれのフォルダに申込書、打ち合わせ表、利用明細、請求書を綴りこむことによって過去の実績データとして管理することができる・・・そんなことをしていましたから。
どちらの業務にも共通して言えるのは、例外を作らないことと、標準化（ルールを決める）ということ、そして複雑にしないでシンプルにするということ。明日はまず、業務の流れを明確にして、発注書、請け書の書式、フォルダの管理方法のルール作成、誰がどういう役割を分担するのか、についてまとめるつもりです。 私が今いる会社の良くも悪くも「特徴」となっているのは「職人的」であること。職人は自分の技を誰かに教えようとすることなく、弟子には教えるのではなく盗ませることで技術の伝承をしてきました。しかし、会社という組織ではそのやり方では何のノウハウも残らなくなってしまう可能性があります。技術やノウハウの人の頭の中や腕に残すのではなく、文書など客観的で誰にでもわかる形で残していかなければ組織の存続はありえません。 まずはその第一歩です。
これができると仕事も面白くなるかもね。
今回のトラブルは、必要な材料を発注していて、本来の納期から１週間過ぎているのにまだ納品されていないことに気が付かなかったということ。どうしてこんな初歩的な問題が発生したのかを考えてみると、ひとつの材料の管理を一人の担当者がすべて行っているというところにありました。１００近い材料の種類毎に担当者が手配、受け入れ、検収、伝票処理を行っていたため、未納であることを他の誰もが知らなかったのです。 業務分担を考えるのであれば、経理処理上でも間違いであることに誰もが気が付くはず。で、これを発注担当、検収担当にわけて、発注者は発注したデータ（いつ、どの材料をどれくらいの量、どの取引先に手配して、いつ納品予定になるのか、どこに補完するのか）を渡し、検収担当者はそれぞれの納期毎に振り分け、納期にどの材料が入ってくるのかを一覧表にし、担当部署のだれもがわかるようにする。実際の納品時に一覧表でチェックし、未納があれば発注者に確認をとらせる。検収担当はチェックが終わった材料について支払い業務を行う 発注と検収という業務を分けることによって担当者の不正を防ぐことができるとともに、発注についてのチェックを２つの目でおこなうことができるし、負荷を低減することもできるはず。
それから一つの業務を分担するためには、それぞれの担当独自のやり方ではスムーズに流れないため必然的に書類や手続きを標準化しなければなりません。標準化するためにルールが決められ、書式が作られれば業務マニュアルづくりも楽だし、業務マニュアルまでできれば誰にでもその業務ができるようになるはず。そのためにも仕事に例外を作るのではなく極めてシンプルで標準化された仕事のやりかたにしていかなければなりません。
そんな仕事のやり方を明日から考えて実行するということになり、くしくも私が以前の仕事で実施していた管理手法が活かせることになりそうです。 一週間分の納期毎のフォルダを作り発注した注文の請け書を取引先からＦＡＸなどで送ってもらいフォルダに収納する。それをデータに入力するとともに、そのフォルダを部署の全員が見える場所において置く。納品当日のデータを一覧表にしてチェック用にするだけではなく、実際に納品されたものについては請け書と納品書をクリップなどで一緒に綴じる。当日分の請け書で納品書がついていないものは未納品なので、発注者に確認させる。納期遅れの場合は付箋などをつけて翌日のフォルダに移動する。至急品を発注した場合は緊急を示す付箋をつけて該当する納期のフォルダに入れておく。付箋がついたものは重要であるということが部署全体でも把握することができる。
この方法は貸し館業務で利用者との打ち合わせのためのフォルダ管理の経験を活かすことで実現できそうです。利用者ごとのフォルダをつくり、利用者とは必ず打ち合わせをしなければならないので、今後１週間の間に利用する利用者と打ち合わせをしたらフォルダにクリップをつけて区別する、クリップがついていないフォルダはまだ打ち合わせをしていないので早く打ち合わせをしなければならないという目安にもなるし、打ち合わせ漏れを防ぐこともできる。それぞれのフォルダに申込書、打ち合わせ表、利用明細、請求書を綴りこむことによって過去の実績データとして管理することができる・・・そんなことをしていましたから。
どちらの業務にも共通して言えるのは、例外を作らないことと、標準化（ルールを決める）ということ、そして複雑にしないでシンプルにするということ。明日はまず、業務の流れを明確にして、発注書、請け書の書式、フォルダの管理方法のルール作成、誰がどういう役割を分担するのか、についてまとめるつもりです。 私が今いる会社の良くも悪くも「特徴」となっているのは「職人的」であること。職人は自分の技を誰かに教えようとすることなく、弟子には教えるのではなく盗ませることで技術の伝承をしてきました。しかし、会社という組織ではそのやり方では何のノウハウも残らなくなってしまう可能性があります。技術やノウハウの人の頭の中や腕に残すのではなく、文書など客観的で誰にでもわかる形で残していかなければ組織の存続はありえません。 まずはその第一歩です。
これができると仕事も面白くなるかもね。
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