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やさしいＩＴ講座

ＩＴ活用サポーターのりばしてぃ

2005/04/09

　前回の「電子コミュニケーション」の最後に「電子メール美人」という言葉を登場させました。　「マナーが守られていて、お手本にしたい人」という説明で納得していただけますでしょうか？

　しかし、「電子メールのマナーって何ですか？」と聞かれると、答えに窮する方が多いのも事実であります。　と書いている私自身も、「電子メールのマナー」を正確に説明する自信はありません。

　このような状況は、電子メールがビジネスに利用されはじめてから、まだ日が浅いことと、それに反して電子メールそのものの歴史は古いということに起因しているように思われます。

　もともと、電子メールは、文字データのみをネットワークを通じて簡単にやり取りするために考えられた仕組みで、当時の技術水準のうち、最も低機能のものでも動くことと、接続環境や機種の違いを意識しないでも利用できるように、非常に「ゆるやかなルール」で作り上げられています。

　この「ゆるやかなルール」を、意識しすぎるとマナーは「べからず」集になってしまう一方で、まったく意識しないと相手が読むことのできないメールを書いてしまったり、大勢の人に迷惑をかけてしまうこともあるのです。　つまりは、相手の使用しているコンピューターやソフトウェアは、自分が使っているものとは、異なることを意識して、電子メールを送ってあげる必要があります。　自分のパソコンで表示されているから送ってもよいということではないのです。

　私が電子メールを利用し始めた頃には、日本語のメッセージを送っても、読めないという現象がしばしば起こりました。　とりあえず、「件名に日本語を利用しないこと」というルールが存在していましたが、現在ではこの問題もほぼ解決していますので、このようなルールがあったことを知っている人は少ないと思われます。

　電子メールの歴史をすこし振り返りましたが、システムに負担をかけないために、余分なメッセージは書かない（本文は短いほうがいい）、添付ファイルの利用はなるべく控えるなどのマナーがあるとされてきました。　しかし、ビジネスに電子メールが利用され始めたことで、システムに負担をかけないという、基本部分が語られることがなくなってきたように思います。　電子メールの書き方のマナーのなかに、ビジネスレターと異なる考え方があるのは、形式にこだわらずに、なるべく短くという精神が残っているように思われます。

　もちろん最低限書いたほうがよいものまで省略すれば、相手に対して失礼にあたることは確実であり、電子メールをビジネスで利用するときのマナーは、次第に確立されつつあるといえるような気がします。

　現時点で、守ったほうがよいと思われることは、発信者が誰であるかを明確にすることです。　もちろんメールアドレスによって発信者を特定することは可能ですが、受信者にメールアドレスから推測させるのは問題があると思われます。　本文内に名前を記入する習慣をつけることも大事ですが、「署名」の機能を利用することも重要です。

　電子メールには、さまざまなメリットがあります。　一方、マナーに関して落とし穴も多く存在しています。

　「相手を思いやる心」、それこそがマナーであると言ってもいいのでは感じています。

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