文書管理はPDFが当たり前？

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カテゴリ： DocuWorks

DocuWorks ですが、世の中に出回っているPDFとどこがどう違って便利なのか。

ワタシにとって一番の魅力は、「管理」と「検索」です。

日々の生活で一番使うのが、Web情報の保管。
いろんなものをWebで探して、その結果を皆さんどうしていますか？

ワタシは過去に何度もブックマークに裏切られ、後日見に行ったらなくなっていて悔しい思いをしたことが忘れられず、かといって全部をいちいち紙に印刷するなんてことは絶対にしたくない！と考えているので、DocuWorksを利用しています。

どうやるかというと、いたって簡単で、観ているページを紙に印刷するのと同じように「DocuWorksPrinter」を選んで印刷します。

観ていたページの情報がたとえ1ページに収まらなくても、今印刷した分は複数ページに印刷されます。
これは紙といっしょ。

で、表示はどうなっているかというと、左上をクリップで留めてある状態で表示されます。
これで一束。

たくさん調べていくと、そういう束がいくつもできますよね。
で、それは同じ調べものの結果ですから一緒にまとめておきたい。
今まではフォルダを作って、そこにつっこんでおいたのですが、
今はクリップの一束をバインダーに綴じます。

DocuWorksは背表紙の色を変えられるバインダーが作成できるので、
そこに束ごとを突っ込むと、数１０ページ入っている一冊のバインダーができます。見え方はそうですが、パソコン的には1ファイル。

もちろん、中身はクリップ毎に分かれていますけれど、
めくっていくときは続けて表示されます。

さらに、最高に便利な機能は検索。

PDFだって、OCRをかけてテキストデータを埋め込めば検索に引っかかりますよね。
でもそのデータが重いからといって、とってしまっている人もたくさんいます。そうすると検索に引っかかりにくくなります。

DWの場合はOCRをかける必要があるのは「イメージ」のデータ。
もともと文字のものは、そのままテキストをもっているのでOCRの必要がありません。

必要なところに付箋を貼ったり、マーカーをつけたりできますから
PDFのアノテーションよりも断然直感的に作業できます。

この書き込みのし易さは一度触ってみていただけると良くわかるのですが。
興味がある方は 60日間体験版がありますから使ってみてください！

あとから、「これとこれは一緒」とつまんで留めたり、
「この中のこれとこれだけを紙に印刷したい」なんてのも簡単。
紙に出すのは必要最小だけでOKです。経済的！

たーくさん溜まってきても、

１）フォルダを分ける
２）バインダーでファイル
３）検索機能が充実
４）サムネイル表示でめぼしがつけ易い

という使い勝手の良さで、もう10人以上お勧めしました(^.^)

＃ワタシはもちろん社員などではありません。
＃すっかり伝道者の気分です・・・

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