PR
Keyword Search
▼キーワード検索
コルサルまる
外資系って結構謎の存在ですよね。その謎を日々の外資系でサバイバルするためのOn/Offの日常の話題から堅い真面目な話題まで取り混ぜて、ナマの情報を皆さんに紹介しちゃいます。
Comments
Freepage List
Mar 6, 2005
カテゴリ： 英語
今回は外資系のサバイバル英語術（実践編 - その３）の英語でもメールについてです。
■外資系にかかせないメール
外資系と言えば、メールはかかせません。メールサーバが止まると、業務ができないということで情報システム部に凄いクレームが着てしまいます。怖っ！
私もここ半年くらいは、海外との窓口となる業務が減ったので、朝のメールチェックで英語のメールを読む量も減りました。返事も最近はあまり書かなくていいのでまあひところと比べると楽ですね。
海外の支社とは時差もあるし、メールは大活躍です。会ったこともなく顔をしらないけど、親切にサポートしてくれる海外のスタッフはたくさんいます。
グローバルの社内ニュース、担当しているアカウント、プロジェクトに関する情報交換等、世界中でメールが飛び交います。
でも、皆さん英語のメールって怖くないですか？
読むのはなんとかなるけど、どう書いたらいいのか、慣れないとよく分かりませよね。
ということで、今回はビジネスの現場でどのようにメールを活用していけばよいのか、書いてみます。
英語のメールを読むということではあまり怖くありません。
なぜか？
当たり前ですが.自分のペースで読めるからです。会話と違って、自分の理解できるペースで読めばよいので、怖くありません。
また、メールで出てくる単語もそれほど難しい単語は出てきません。もちろん業務で使う専門用語、略語は別です。専門用語を除けば、メールで使う単語レベルは英字新聞以下です。
問題は、一日に多量の英文メールを読まなくては行けないケースですね。これは、結構スピードが要求されます。
こつと言えば、慣れでしょうか。英語のメールだからと言って、毛嫌いしないで、どんどん読んでみる。それくらいでしょうか。
■メール・ライティングの掟
さて、メールを自分で書く場合ですが、ここが問題ですね。漫然と書くとうまくこちらの意図が伝わりません。
メールはFace-to-Faceの伝えられない分、誰が読んでも誤解の発生しないよう、意識した書き方が必要なのです。
どういうことに気をつければいいのでしょうか？
最近は書店に行くと、英文メールの用語集とか売っていますが、役にたたなくはないのでしょうが、形式ばっていて応用が利かないのではと思ってしまいます。
＜メールの掟その１：相手にどうして欲しいかを最初に書く＞
ここに気づくと自分が書いた内容が相手によく伝わり、相手は自分の期待したアクションを取ってくれる可能性が高くなります。
通常、講演会の質問などでも通常日本人はまず自分がどのような状況にあって、自分はこう思うのだけど、誰々さんは思いますか？というような質問の仕方をします。
質問のためにだいぶ自分の意見を含めたことを言うわけです。
これがメールになると、普通の日本人の場合、メールの冒頭に今自分が置かれている状況や問題点、懸念点をダラダラ書いてしまいます。そして、長いメールの最後にやっと「～なので、XXを検討してください。」というような内容になるのです。
そうすると、何が起こるのか？
外資系の場合、トップになればなるほど忙しく、一日にメールを100～200通くらい届くのです。この中で埋もれないメールを書くことが重要です。
じゃあどうすれば、いいのか？
簡単です。メールの最初に相手にして欲しいことを書くのです。
ここになかなか普通の人は気づきません。
私がメールの冒頭に書く内容は結構パターン化されます。
だいたい以下のような感じ。
Could you please ～?
I appreciate if you would ～？
Can you clarify ～？
上の3パターンでだいたい7割くらいOKだと思います。
いきなり、依頼されても相手は分からないと思うでしょ。
その通りです。相手は依頼された内容の詳細は分かりません。それでいいのです。
相手は自分は何かしないといけないのかな？と思いますのね。それでメールを書いた目的は8割達成されているのです。
完全につかみはOKです。
その後に、なぜ自分が依頼しているのか、相手にそういうアクションや意思決定をして欲しいのかを書くのです。
例えば、顧客への提案用にこういうデータがいつまでにいるとか、理由を書くのです。
その後に、自分のおかれている状況等を書いていくといいのです。
メールを読む相手は自分の視点で読んでいます。ですからメールを読んでいて要は自分はどうすればいいのかを早く知りたいのです。
読んで状況を把握しておけばいいのか、何か判断が求められているのか、アドバイスが必要なのか等です。
ここを最初に書いて、後はロジックで「なぜなら」というメールの展開は一番使えるメールの構成です。
ここに気づかずメールの表現の体裁に気をつけてもノー・バリューになっていしまいます。
次回もこのメール編続けていきます。
■外資系にかかせないメール
外資系と言えば、メールはかかせません。メールサーバが止まると、業務ができないということで情報システム部に凄いクレームが着てしまいます。怖っ！
私もここ半年くらいは、海外との窓口となる業務が減ったので、朝のメールチェックで英語のメールを読む量も減りました。返事も最近はあまり書かなくていいのでまあひところと比べると楽ですね。
海外の支社とは時差もあるし、メールは大活躍です。会ったこともなく顔をしらないけど、親切にサポートしてくれる海外のスタッフはたくさんいます。
グローバルの社内ニュース、担当しているアカウント、プロジェクトに関する情報交換等、世界中でメールが飛び交います。
でも、皆さん英語のメールって怖くないですか？
読むのはなんとかなるけど、どう書いたらいいのか、慣れないとよく分かりませよね。
ということで、今回はビジネスの現場でどのようにメールを活用していけばよいのか、書いてみます。
英語のメールを読むということではあまり怖くありません。
なぜか？
当たり前ですが.自分のペースで読めるからです。会話と違って、自分の理解できるペースで読めばよいので、怖くありません。
また、メールで出てくる単語もそれほど難しい単語は出てきません。もちろん業務で使う専門用語、略語は別です。専門用語を除けば、メールで使う単語レベルは英字新聞以下です。
問題は、一日に多量の英文メールを読まなくては行けないケースですね。これは、結構スピードが要求されます。
こつと言えば、慣れでしょうか。英語のメールだからと言って、毛嫌いしないで、どんどん読んでみる。それくらいでしょうか。
■メール・ライティングの掟
さて、メールを自分で書く場合ですが、ここが問題ですね。漫然と書くとうまくこちらの意図が伝わりません。
メールはFace-to-Faceの伝えられない分、誰が読んでも誤解の発生しないよう、意識した書き方が必要なのです。
どういうことに気をつければいいのでしょうか？
最近は書店に行くと、英文メールの用語集とか売っていますが、役にたたなくはないのでしょうが、形式ばっていて応用が利かないのではと思ってしまいます。
＜メールの掟その１：相手にどうして欲しいかを最初に書く＞
ここに気づくと自分が書いた内容が相手によく伝わり、相手は自分の期待したアクションを取ってくれる可能性が高くなります。
通常、講演会の質問などでも通常日本人はまず自分がどのような状況にあって、自分はこう思うのだけど、誰々さんは思いますか？というような質問の仕方をします。
質問のためにだいぶ自分の意見を含めたことを言うわけです。
これがメールになると、普通の日本人の場合、メールの冒頭に今自分が置かれている状況や問題点、懸念点をダラダラ書いてしまいます。そして、長いメールの最後にやっと「～なので、XXを検討してください。」というような内容になるのです。
そうすると、何が起こるのか？
外資系の場合、トップになればなるほど忙しく、一日にメールを100～200通くらい届くのです。この中で埋もれないメールを書くことが重要です。
じゃあどうすれば、いいのか？
簡単です。メールの最初に相手にして欲しいことを書くのです。
ここになかなか普通の人は気づきません。
私がメールの冒頭に書く内容は結構パターン化されます。
だいたい以下のような感じ。
Could you please ～?
I appreciate if you would ～？
Can you clarify ～？
上の3パターンでだいたい7割くらいOKだと思います。
いきなり、依頼されても相手は分からないと思うでしょ。
その通りです。相手は依頼された内容の詳細は分かりません。それでいいのです。
相手は自分は何かしないといけないのかな？と思いますのね。それでメールを書いた目的は8割達成されているのです。
完全につかみはOKです。
その後に、なぜ自分が依頼しているのか、相手にそういうアクションや意思決定をして欲しいのかを書くのです。
例えば、顧客への提案用にこういうデータがいつまでにいるとか、理由を書くのです。
その後に、自分のおかれている状況等を書いていくといいのです。
メールを読む相手は自分の視点で読んでいます。ですからメールを読んでいて要は自分はどうすればいいのかを早く知りたいのです。
読んで状況を把握しておけばいいのか、何か判断が求められているのか、アドバイスが必要なのか等です。
ここを最初に書いて、後はロジックで「なぜなら」というメールの展開は一番使えるメールの構成です。
ここに気づかずメールの表現の体裁に気をつけてもノー・バリューになっていしまいます。
次回もこのメール編続けていきます。
お気に入りの記事を「いいね！」で応援しよう
[英語] カテゴリの最新記事
-
「現在を生き抜くための戦略的英語学習法… Mar 13, 2005
-
外資系のサバイバル英語術（実践編 - その… Mar 1, 2005
-
外資系のサバイバル英語術（実践編 - その… Feb 27, 2005 コメント(2)
【毎日開催】
15記事にいいね！で1ポイント
© Rakuten Group, Inc.
