premier's Diary

入力した文字が勝手に変わる！？ --- 入力補助編（Word）（Excel）

　ExcelやWordを使っていると、入力した通りに文字が表示されず、途方に暮れることがあります。例えばExcelで「12-15」と入力すると、 「12月15日」と表示されます（図1、図2）。Wordなら、行頭に「1」と入力すると、次行の先頭にも自動的に「2」という連番が振られます（図3、 図4）。

　これは、入力された文字の内容をExcelやWordが自動判別して、入力の手間を省く機能が働くためです。本当に手間が省けたときはありがたいのですが、意に添わなければタダの“お節介”でしかありません。そこで、入力補助機能を解除する方法を覚えておきましょう。

Wordで数字を入れると連番に！Excelでは商品番号が勝手に日付に！

図1　セルに「12-15」と入力すると、「12月15日」という日付が表示される。また、Excelでは日付を数値データとして扱うため、右寄せで表示される。

自動的に入力した文字が補助される例

図2　「11-1-31」のように、日付の可能性がある文字は、すべて日付として表示される。

図3　Wordで行頭に「1」を付けて文字を入力すると、Wordは箇条書きと判定する。「Enter」キーを押して改行すると、「2」という連番が付けられる。

自動的に入力補助を受ける行頭文字

図4　行頭に「1.」「（ア）」などを入力すると、次の行の冒頭に箇条書きの連番や文字列が表示される。

●スキル1　連番入力を自在に制御（Word）

　Wordで連番の入力を防ぐ方法は2つあります。1つ目は、連番が入力された後で、不要なときだけ連番を解除する方法（図5）。もう1つは最初から連番 を付けない設定にする方法です（図6）。連番機能に助けられることもあるなら前者を、いつも邪魔だと思っているなら後者を選びましょう。

【今回に限ってオフにする】

図5　行頭の「1」に続けて文字を入力し、「Enter」キーで改行すると、「2」が表示されるが、このとき、もう1度「Enter」キーを押すと連番を解除できる。［注1］

［注1］Word 2002/2003では、連番が解除された後、1行分改行されるので、「BackSpace」キーで元の位置に戻します。

【これから先もずっとオフにする】

図6　行頭に「1」と入力すると、その脇に「オートコレクトのオプション」ボタンが表示される。これをクリックし（1）、「段落番号を自動的に作成しない」を選ぶ（2）。これで自動的に連番が振られなくなる。［注2］

［注2］Word 2002/2003では、「1」を入力した行を改行した後に「オートコレクトのオプション」ボタンが表示されます。

●スキル2　入力補助を上手に解除（Excel）

　Excelでは、日付を入力する機会が多いため、「3/13」「3-13」などは自動的に日付として認識されます。これを避けるには二つの方法があります。一つは、あくまでも入力した通りの文字を表示するための符号「’」（アポストロフィー）を付ける方法（図7）。

　もう一つは、データを入力する前に、セルの表示形式を「文字列」に設定しておく方法です（図8、図9）。入力データが多いときは、後者が楽です。

【「'」を先頭に付けて入力】

図7　日付と判別されそうな文字列は、先頭に「'」（アポストロフィー）を付けて入力すると文字列の扱いになり、入力した通りに表示される。

【入力前に「文字列」に設定】

図8　日付と判別されそうなデータをたくさん入力するなら、該当するセルや列を選び（1）、右クリックして（2）、現れたメニューで「セルの書式設定」を選ぶ（3）。

図9　「セルの書式設定」画面が開く。「表示形式」をクリックし（1）、「分類」欄の「文字列」を選択する（2）。これで「11-1-31」「6-9」などと入力しても、日付にならず、そのまま表示されるようになる。