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コミュニケーションとは

テーマ：リーダーシップ・コミュニケーション(16)

カテゴリ：仕事

コミュニケーションとはそもそも何か
定義づけをしてみた。
Communication=伝達
つまり 【伝えること】

大きく分けると３つぐらいかな

傾聴力
要約力
話し方

傾聴力=聞く力

「話をしている人を見なさい」

特に考えたこともなかったけどこれは本当に大事
話している人はすごく見ているしうなずいている人
リアクションのある人に向けてやはり話したくなるものだ
結果的に情報はそういう人に集まっていく
話している人も真剣に聞いてくれる人には熱量を持って語りたくなる

大事なのはなんとなく聞くのではなく
耳以外も使って「聴く」
ということだと思う。
例としては前のめりになって
メモを取りながら
相槌を入れて共感する
これらを行っているかどうかで
話し手の印象も聞き手に入ってくる情報の濃さも変わってくる

次に要約力
要約力=まとめる力

そもそもなぜ要約するのか
ここには簡単な メリット が2つある
１．聞き手にストレスが掛からない
２．話し手意図がハッキリして伝わりやすくなる

そもそも話し手が話したいから話すのではなく
聞き手が理解しやすく、伝えるために要約するということ抑えたい
最悪なのは長々と話をしてお互いに何のための話だったか分からず
時間だけを浪費してしまうこと

そして話し手の意図がハッキリするというのは
聞き手にとってだけでなく話し手にもいいことがある
話がまとまっていることで分かりやすく
時間も短く質問を受けたりする時間を作ることが出来る
よって理解も深まり時短もなる

しかし、注意しなければならないこともある
注意すべきこと
主観が入らないようにすること
主観とはどういうことかというと
情報を仕入れる→要約する→伝える
この要約の過程で本来伝えたかった情報が不足してしまう恐れがある
例えば、お客様からの電話で
「一昨日に依頼した見積書がまだ届いていないのですが明日には自宅に届きますか？」
と連絡が来たとして主観を含めて要約した時に
「この間依頼された資料は送ったか？」
伝達内容は伝わるかもしてないが仮にお客様に資料を別にも送っていて
郵送先が自宅と会社両方の登録があった場合にはどうなるだろうか？

このように要約することで伝わる情報が不足してしまい
誤った解釈を生む可能性がある
この点においては注意が必要である

最後に話し方
ここでの話し方は伝えることにフォーカスした
話し方になります
日本人が苦手とする
いわゆるPREP法
結論→理由→例→結論
日本語で古くから伝わるのは起承転結
教育が間違っていたとはいいませんが
やはりこれはビジネスマンの観点から言えば
いいとされるのは簡潔に伝える方法であると考えられます
お笑いなどでは最後にオチが入りますが目的がやはり違う
目的によって話し方は変えるべき という指導が正しいかも知れません

ただ困るのは指導する側は少なからず上司であり
比較的年が離れていると話が長い傾向にある
若い人は見て学ぶのではなく
自ら話し方の勉強をしなければならない
話し方の構築の仕方はPREPでなくてもいい

問題解決の議題であれば
問題の提示
１現状理解
2理想の共有
3問題点
4解決案

報告はやはりPREPがいいとされるので
自分が伝えたいことは何なのか把握して
型にはめて話すことでコミュニケーションは
より円滑に進み人間関係まで円滑になることでしょう

コミュニケーションを円滑するためには
様々な人と話し どんな話し方が伝わりやすかったか
習慣化する
と意識している人とそうでない人とで
大きな差がつくのは明らかなので
是非意識してみましょう

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