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2005/08/05
カテゴリ： IT
■5.個人情報保護法対策のポイント
□対策を人任せにしない
・専門の担当部署だけが対応すればよいというものではない。
・個人情報は社内のありとあらゆるところに存在する。
□「個人情報保護方針」を作成・公表し、それに従う
◇方針を作成・公表することのメリット
・法律で義務付けられたものではない。
・公表することにより消費者や社会の信頼を得やすくなる。
◇方提供表等事項とは何か
・自社で持っている個人情報をすべて洗い出す。
・いつどのような状況で取得されたものか、利用目的の明示が必要か、などを一覧表にまとめる。
□利用目的は通知か公表か
◇ホームページでの公表が有効
・利用目的をあらかじめホームページで公表しておくことがもっとも間違いがない方法。
◇すでにある情報はどうるすか
・法律が施行される前に取得された個人情報については、通知・公表等の義務は適用されない。
・施行後も保有個人データとして継続利用する場合は、利用目的などを別途、本人の知りえる状態に置くことが必要。
□委託先にどう対応するか
・情報管理をサービスレベルのひとつとし、レベルの上下が委託先の対価の上下をもたらすような仕組みも可能。
□一人ひとりの啓発が重要
・毎年一回上の頻度で社内で啓発活動を行うことが適切。
□開示の求めがあったときはどうするか
◇なりすましに注意
・あらかじめ明治していた方法に従い、本人確認は免許証、パスポートなどで行う。
・代理人の確認の場合は、それに加えて、委任状の確認が必要。
・拒否する理由が無ければ、速やかに書面などで開示する。
・開示しない理由があれば、速やかに通知する。
・６ヶ月以内に消去するものとしているデータは開示の求めの対象とはならない。
□データはいつまで保存するか
・開示の必要はないが、保存期間、保存方法、管理部署、管理責任者、担当者を事前に決めておく。
◇利用目的に応じて保存期間を設定する
・長期にデータを保存するにはそれに見合う利用目的を公表しなくてはいけない。
◇法廷保存期間をチェックする
・法令によって、一定期間以上の保存義務が定められている場合がある。
□個人情報の消去の方法を決める
◇統計資料として利用可能な場合も
・個人が識別できないよう、住所や指名だけを消去したりすれば、統計資料としては利用可能。
□情報漏洩時の危機管理計画も重要
・万一漏洩事故が発生した場合、損害の継続・拡大を阻止するため、速やかに漏洩原因を探す。
・主務官庁への報告、被害者への連絡、ホームページなどでの公表が求められている。
◇
□対策を人任せにしない
・専門の担当部署だけが対応すればよいというものではない。
・個人情報は社内のありとあらゆるところに存在する。
□「個人情報保護方針」を作成・公表し、それに従う
◇方針を作成・公表することのメリット
・法律で義務付けられたものではない。
・公表することにより消費者や社会の信頼を得やすくなる。
◇方提供表等事項とは何か
・自社で持っている個人情報をすべて洗い出す。
・いつどのような状況で取得されたものか、利用目的の明示が必要か、などを一覧表にまとめる。
□利用目的は通知か公表か
◇ホームページでの公表が有効
・利用目的をあらかじめホームページで公表しておくことがもっとも間違いがない方法。
◇すでにある情報はどうるすか
・法律が施行される前に取得された個人情報については、通知・公表等の義務は適用されない。
・施行後も保有個人データとして継続利用する場合は、利用目的などを別途、本人の知りえる状態に置くことが必要。
□委託先にどう対応するか
・情報管理をサービスレベルのひとつとし、レベルの上下が委託先の対価の上下をもたらすような仕組みも可能。
□一人ひとりの啓発が重要
・毎年一回上の頻度で社内で啓発活動を行うことが適切。
□開示の求めがあったときはどうするか
◇なりすましに注意
・あらかじめ明治していた方法に従い、本人確認は免許証、パスポートなどで行う。
・代理人の確認の場合は、それに加えて、委任状の確認が必要。
・拒否する理由が無ければ、速やかに書面などで開示する。
・開示しない理由があれば、速やかに通知する。
・６ヶ月以内に消去するものとしているデータは開示の求めの対象とはならない。
□データはいつまで保存するか
・開示の必要はないが、保存期間、保存方法、管理部署、管理責任者、担当者を事前に決めておく。
◇利用目的に応じて保存期間を設定する
・長期にデータを保存するにはそれに見合う利用目的を公表しなくてはいけない。
◇法廷保存期間をチェックする
・法令によって、一定期間以上の保存義務が定められている場合がある。
□個人情報の消去の方法を決める
◇統計資料として利用可能な場合も
・個人が識別できないよう、住所や指名だけを消去したりすれば、統計資料としては利用可能。
□情報漏洩時の危機管理計画も重要
・万一漏洩事故が発生した場合、損害の継続・拡大を阻止するため、速やかに漏洩原因を探す。
・主務官庁への報告、被害者への連絡、ホームページなどでの公表が求められている。
◇
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