AIとMの仕事帖

生成AIで議事録を作る全手順。つまずくのはAIの前、録音の段階です

​※本記事には広告・アフィリエイトリンクを含みます。実機の継続使用レビューではなく、手順の解説と、どこで道具が必要になるかの整理です。仕様・料金は購入前に販売ページでご確認ください。「AIで議事録を作る」と一言で言いますが、実際にやってみると、AIに投げる前と後の両方に作業が残ります。そして手が止まるのは、たいていAIの手前です。このページは、会議が終わってから配布までを5つの段に分けて、どこで何をするかを並べたものです。段ごとに、これまで書いた個別の手順へリンクしています。全部を読む必要はありません。自分がいま止まっている段だけ開いてください。会議前の準備から配布後の催促まで ｜ 関連手順17本へのリンク付き■ 議事録づくりは、5つの段に分かれます● 第1段｜録る担当：人（道具）● 第2段｜文字起こしを直す担当：人● 第3段｜決まったことと宿題を抜き出す担当：AI● 第4段｜配れる形に整える担当：AI● 第5段｜送る前に止めて確認する担当：人AIが担当できるのは第3段から第4段までです。第1段と第2段は人間側の準備で、ここが雑だと後ろが全部ずれます。第5段は、AIに任せてはいけない段です。■ 第1段｜録るここだけは、AIをどれだけ使いこなしても短縮できません。音が残っていなければ、そもそも何も始まらないからです。私はいま、専用のAIボイスレコーダーを持っていません。スマホの録音アプリと生成AIの組み合わせで、この手順を回しています。ただ、続けているうちに「どこから先はスマホでは無理か」ははっきりしてきました。正直に書きます。● スマホの録音で足りる人・会議がオンライン中心。TeamsやZoomの録画と文字起こしがそのまま使える・会議が月に数回。転送や整理の手間が積み上がらない・逐語の記録ではなく、要点だけ分かればいい● 専用機を考えたほうがいい人・対面の会議が多い。机の中央にスマホを置いても、向かい側の声が遠い・週に何度もある。録音から文字起こしまでの手作業が、毎回10分ずつ積み上がる・移動中や立ち話で物事が決まる。取り出している間に話が終わる専用機の価値は「音質が良いこと」ではありません。録音から文字起こしまでが自動でつながっていて、会議のあとに何もしなくていいことです。逆に言えば、その手作業が苦にならないうちは、買わなくて構いません。機種ごとの違い（対面向きか、装着型か、通話を録れるか）は、別のページで比べています。【関連記事】PLAUD NOTE・NotePin・Soundcore Workを比較する■ 第2段｜文字起こしを直す文字起こしは、そのままAIに渡してはいけません。固有名詞がほぼ確実に崩れているからです。崩れるのは決まった場所です。人名、社名、製品名、金額、日付、そして「〜しない」の否定。とくに否定が消えると、議事録の意味が反転します。直すのは全部ではありません。次の3つだけ、音声を聞き直して確認します。・人名と社名（誰が言ったかが変わると、責任の所在が変わります）・数字（金額、件数、日付。1桁ずれても気づかれません）・否定形（「やります」と「やりません」の取り違えは致命的です）ここを飛ばして先に進むと、AIは間違った原文を、きれいな日本語で清書してくれます。読みやすいぶん、間違いに気づけなくなります。■ 第3段｜決まったことと宿題を抜き出すここからAIの出番です。ただし「要約して」と頼まないでください。要約は、読み物としては整いますが、あとで使えません。欲しいのは要約ではなく、次の3つです。・決まったこと（決定事項）・決まらなかったこと（持ち越し）・誰がいつまでに何をするか（担当と期限）この頼み方と、担当・期限が書かれていないときの扱いは、別ページに書きました。【関連記事】会議メモから担当者と期限を生成AIで抽出する会議ではなく電話で決まった場合も、やることは同じです。走り書きから折り返し事項を起こす手順はこちらです。【関連記事】走り書きの電話メモを生成AIで折り返し事項へ整えるAIは、聞き取れなかった名前を空欄にせず、それらしい名前で埋めます。これがAIの一番危ないところで、だからこそ第2段を飛ばせません。■ 第4段｜配れる形に整える抜き出した内容を、そのまま送ってはいけません。抜き出した直後の状態は、書いた本人にしか読めない形をしています。整えるときに決めるのは、体裁ではなく順番です。読む人が最初に知りたいのは「自分に宿題があるかどうか」なので、決定事項より先に担当と期限を置きます。資料が複数ある回は、本文より先に目次が要ります。【関連記事】会議資料一式を生成AIで配布用目次にまとめる■ 第5段｜送る前に止めて確認するここはAIに任せてはいけない段です。AIが書いた文章をAIに確認させても、同じ思い込みが素通りします。送信前に見る項目を先に決めておくと、毎回同じ基準で止まれます。【関連記事】生成AIの回答を5項目で最終確認する社外や他部署にも回る議事録なら、送る前に質問を先回りしておくと、往復が減ります。【関連記事】社内案内を出す前に生成AIで想定質問を洗い出す宿題が期限までに出てこなかったときの催促文も、AIに書かせると角が立ちません。【関連記事】未提出者への催促文を生成AIで責めない表現に整える■ 会議の前にやっておくと、議事録は半分になりますここまで書いておいて逆のことを言いますが、議事録が重いのは、たいてい会議の作りが悪いからです。論点が決まっていない会議は、記録も長くなります。会議の前に済ませておける手順を並べておきます。【関連記事】会議の論点から生成AIで時間配分付きの議題を作る【関連記事】会議招待を送る前に生成AIで必要情報を点検する【関連記事】複数人の候補日時を生成AIで日程調整表にする【関連記事】会議条件から生成AIで会議室予約チェックを作る■ そもそも、その会議は要るのか議事録を早く作る方法をひととおり書きましたが、いちばん効くのは、会議そのものを減らすことです。【関連記事】定例会議の一覧を生成AIで続ける・減らす判断材料にする【関連記事】1on1の話題を生成AIで整理する■ 発表がある回は、別の手順になります報告や提案が入る回は、議事録より前に資料の準備があります。こちらは別の流れとしてまとめてあります。【関連記事】発表の目的から生成AIでプレゼン構成を作る【関連記事】スライドから生成AIで話す内容のメモを作る【関連記事】プレゼン前に生成AIで想定質問を作る【関連記事】生成AIでスライドの見づらい点を洗い出す■ まとめ生成AIで議事録が短くなるのは、第3段と第4段だけです。第1段の録音と、第2段の固有名詞の確認は、今のところ人と道具の仕事のままです。だから、AIの使い方を工夫しても議事録が楽にならないときは、たいてい原因が前のほうにあります。音がちゃんと残っていないか、名前と数字を直さずに渡しているか、どちらかです。毎回同じ指示を打ち直しているなら、共通指示にまとめておくと、第3段以降が固定できます。【関連記事】生成AIで毎回使う好みは共通指示にまとめる