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2010年11月26日

即対処法

カテゴリ：仕事術

実践して最近成果が上がってきたので少しお勧めしたいのが「即対処法」であります。

まぁ最近の本に良く載っている方法なのですがやり方はとても簡単で、仕事が来たら直ぐ手を付けてできるだけ完了させる、って事だけです。逆に今やらない事に関しては全く何もしない事が重要。

例えば朝来て電話を受けたとします。
顧客からの電話で商品の発注を頼まれたとして、それを直ぐに始め、他の事には一切着手しない、と言った具合です。ここで、普通の会社なら２本目３本目の電話や用件が短時間で増えて行く訳ですが、その案件に関してはメモを取ってから直ぐに最初のやっていた案件に戻り完了まで片付ける、と言った具合です。その間後から入ってきた案件は全く考えない事にしましょう。ちなみにメモを取った時点で他の人に頼める仕事ならば機械的に即依頼をしてしまいましょう。

少し例外がありまして、どうしても急ぐ緊急の案件や、何度も催促される顧客の案件が飛び込んで来た場合のみ切り替えてそちらを先に片付けるのが優先になります。これは先にこの案件を片付けた方が気が楽になる、若しくはアオられないと言った精神的、時間的に有利な場合が多いからです。

そうやって片付けた仕事は視界から消しましょう。ファイルに突っ込んでもいいし、完了した仕事を入れる箱を作っておいて突っ込んでもＯＫ、とにかく視界から消すのが重要です。キレイになった所ですかさず次の案件にとりかかります。

たったこれだけで驚くほど仕事が速くこなせるようになります。この方法で仕事の時間が短縮できない人はもともと効率が良い人だと考えられるので、今までのやり方で仕事をこなすと良いでしょう。

ありがちな悪いパターンは、案件が複数になると次第に集中力が無くなり気が散って１件を完了させずに次の案件の重要度を確認してこれは後回しとか先にやるとか決めてから着手を繰り返し、結局皆中途半端で案件の数だけ増えていくパターンで、案件が７件以上になると全体を把握できなくなってくるのでパニックに陥って更にスピードダウンのスパイラルになる可能性があります。

最後に案件がたまってしまってどうしても能率が上がらない時は、仕方が無いので自分のやりたい又は得意な案件を片付けましょう。それもダメなら少し休憩

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