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第1章 表の作成もっとも簡単な住所録として利用する例で実際に使ってみましょう。まず、データベースソフトウェア Microsoft Access を立ち上げ、“空のデーターベース”を選びます。ここで、データベースファイルのファイル名の入力を求められますが“住所録”としておきましょう。データベースウィンドウが表示されますので、オブジェクトタグでテーブルが選ばれているのを確認し“データを入力してテーブルを作成する”を選択します。注釈1-1:データベースウィンドウとオブジェクト 上に示したような白紙の表が現れますので、住所録のデータの氏名、郵便番号、住所、電話番号などを入力しみましょう。ここで注意していただきたいのは同じ列には同じ性質の情報を入れて欲しいということです。また、一つの行には、一人の人の情報を入れてください。これらのことは表を作る上の一般的常識であり、改めて説明するまでもないことでしょう。テーブルに住所録のデータを記入した後閉じます。この時、テーブル名を“住所録基本テーブル”と名付けておきましょう。この時、“主キーが設定されていません”というメッセージが出されますが、“いいえ”を選択し、主キーを設定しないまま閉じます。注釈1-2:主キーこれで今閉じた“住所録基本テーブル”がデータベースにテーブルオブジェクトとして登録されました。データベースウインドウの“住所録基本テーブル”を開いて確認してみましょう。閉じる前と同じ内容の表になっていますね。これでデータベースの表が出来上がりです。このまま表としてどんどんデータを追加して利用することが出来ます。しかしながら、表の項目の見出しが“フィールド1”、“フィールド2”、“フィールド3”などと意味の無い名称となっていて内容を表していません。そこで、一旦表を閉じ、デザインをクリックして、デザインモードで開きましょう。下に示したテーブルの設計表が現れます。 ここで“フィールド”とは表の列のことを示しており、この設計表は表がどのような列から成り立っているかを定義しているものです。フィールド名は列の名称で、この名称を内容が分かる名称にしてやれば表を表示したとき、列にどんな中身が入っているか分かり易くすることができるようになります。“フィールド1”、“フィールド2”、“フィールド3” 、“フィールド4”をそれぞれ“氏名”、“郵便番号”、“住所”、“電話番号”に変更してやりましょう。以降、この名称が列の見出しとして表示されるとともに、列を表す名称として使えるようになります。ここでフィールドのデータ方を見てください。郵便番号を除くフィールドのデータ型が “テキスト型”になっていますね。これは表のこれらの列に入るデータの種類が文字列であると解釈しているからこのようになっている訳です。一方、郵便番号のフィールドは “数値型”になっているでしょう。これは郵便番号フィールドの内容が数値だけでしたので、このフィールドは数値フィールドであると判断して自動的に決めているのです。また、テーブルに氏名などを入力した時、特に日本語入力モードに切り替えなくても日本語入力ができるようになっていましたね。実を言うと、初期状態では全てのテキスト型フィールドの入力モードを日本語入力モードとしているからです。ところうが電話番号フィールドは、英字とハイフンだけですので日本語モードとなっていると操作が煩わしくなります。そこで、フィールドプロフィルの“IME 入力モード”を“半角英数”に切り替えることで、このフィールドの入力時は半角英数モードでの入力ができるようになります。郵便番号フィールドは、数値型となっていますので、数値データだけが入れられるようになっています。それでは設計モードからビューモードに切り替えもう一件データを入れてみましょう。列の見出しは“氏名”、“郵便番号”、“住所”、“電話番号”となっていましたか。郵便番号フィールドは数値データ入力モードとなっており、電話番号フィールドの入力は半角英数モードとなっていましたか。このようにACCESSデータベースの表は、列の見出しやデータ入力のモードを指定することができ、表をわかり易くするとともにデータ入力をやり易くすることができるようになっています。
2005/07/08
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“なぜデータベースなのか”というと、それは私がデータベース(ACCESS)の使い方を知っているからだと言って差し支えないでしょう。それじゃあ答えになっていないって。そうですね。確かにその点が大きいことは言えますが、データベースばかり使っているかというと、そうでもありません。表計算のEXCELもかなり使ってはいました。表計算のほうが直ぐに使えますし、利用しやすいと言う点は否めません。中でも、縦横の集計がともなう表の作成や罫線を引いて表を作成する場合はEXCELの方が遥かに簡単です。また、A4用紙1ページに収まる程度のデータを扱う場合も、やはり表計算を使った方が便利でしょう。しかし、データの量が増えてきますと表計算では扱いが面倒になります。また、大量のデータの中から特定のデータを探し出したり、特定の条件のデータを選び出したりすることが必要な場合にはデータベースが圧倒的に有利です。さらに、データの入力時にEXCELなどでは、半角の英数字の部分と日本語の部分が入れ混じっているような場合、入力の切り替えが煩雑ですが、ACCESSでは自動的に切り替えるよう指定することができ入力操作がはるかに簡便になります。また、住所などの入力は郵便番号から県、市町村、町名までを引くような機能もありますし、氏名の読み仮名は氏名の日本語入力時点の仮名を自動的に利用することもできるなど非常に便利な機能が備わっています。このように表計算とデータベースは同じ目的で利用できる部分も多いのですが、それぞれに特徴があり使い分ければより便利に活用できます。表計算はデータ量の少ない比較的簡便な処理に向いているのに対し、データベースはデータ量が多かったり、同じ処理を繰り返し行うような処理に向いていると言えます。そして、これらのソフトウェアには共通の領域があるとともに、それぞれがそれぞれに強力な機能を持っている部分があり、両者を活用することで、より広い範囲にパソコンを活用できるようになるものと言えます。さらに、データベースを活用すればビジネスでの日常業務処理にパソコンを利用することすら可能となってきます。もちろん、ビジネスにおける大規模なシステムの構築は専門家にまかせることが必要でしょうが、日々身の回りのデータの整理や処理などデータベースソフトウェアを利用してこなせるようになれば、日々の業務をより合理的にこなすことが出来るようになるものと思っています。なお、本講座は、お気楽日記の穴で提供させていただく予定で、週1,2回程度のペースで開催させていただきます。画像張込実験参照実験ここをクリック
2005/06/29
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現役時代はデータベースをいろいろな目的に使っていました。しかしながら、現在は退職し家での暇な日々を過ごしており、データベースの利用といっても次のような簡単なものです。・ 住所録の管理と年賀状送付管理・ 家計簿の作成・ 所得税の医療費控除の集計それでは、このデータベースを使っての処理がどんな内容なのか紹介してみます。(1) 住所録の管理と年賀状送付管理住所録は年賀はがきの宛名印刷のために始めました。始めた当初は、毎年400枚以上もの年賀状を出しており、その宛先を書くのが大変だったこともあり、パソコンを使って印刷するようにしました。年賀状の作成で問題になるのは“誰に出すか”です。“誰に出すか”でまず考えることは、“毎年年賀状を送っている相手に加えてその1年間に新たに知り合った相手の中の誰に送るか”ということです。このように毎年年賀状を送る相手を増やしていると、年賀状の枚数がどんどん増えていってしまいます。そこで、年賀状を送ることを止める事を検討する必要がある訳ですが、誰を止めるかを検討することが必要になります。特に私のように退職して年賀状の枚数を減らしたいと考え始めると、この問題は重要な問題となってきます。年賀状を減らし始めますと、こちらが送らないのに相手から送られて礼状を送る必要が出てくるということが起こります。これは失礼ということで次の年には年賀状を送るようにしますと、今度は相手からの年賀状が来なかったりします。相手の方もあまり意味の無い年賀状を減らすように心掛けているのでしょう。そんなこんなでシーソーゲームのような展開になってしまいます。また、年賀状を受け取った時には、送らなかった相手から送られてきた場合礼状を送る必要があることから、送った相手なのかどうなのか判断する必要があります。こんな風に年賀状のやりとり一つをとっても結構気を遣うものです。そこで住所録のデータに年賀状の送受履歴を付けて、年賀状を送る相手の検討をしたり、受け取った後礼状を出す必要があるか否かの確認に使っています。このような年賀状の送受履歴や送る相手の検討のための資料の作成は、当初から行っていたわけではなく、実際活用していく内に必要に迫られて追加していったものです。データベースソフトウェアを使って住所録の管理をしていると、こういった処理を必要に応じて自由に追加することができることから非常に便利だといえます。(2) 家計簿の作成家計簿の作成などと大きな事を言っていますが、実を言いますと昨年まで全く家計簿はつけていませんでした。現在もつけていないと言って良いでしょう。そもそも家計簿をつけたからといってお金が減らないということはなく、家計簿をつけることに意味を見出していなかったのです。「無駄なお金を使わない」という気持ちが大切なんであって、その事をシッカリ実践していさえすれば、お金の出入りを管理する必要などないと考えてきました。まったく無駄なお金を使っていないかと言われたら、“まったくその通りだ”と言うい切る自信はありませんが、気を付けてきた事だけは確かです。週刊誌もほとんど買いませんし、タクシーにもほとんど乗らないように心掛けています。こいった意識こそが重要なんだと思ってきました。しかしながら、年金だけで生活するようになると、潤沢にお金があるという訳にはいかなくなってきます。チョッと心配になってきたりして、“どんなことにどれくらい出費しているのか”などと考えるようになりました。ただ、毎日毎日入出金を付けるような家計簿をつける気はありません。レシートを整理して出費の集計をするようにしただけです。これが我が家の家計簿です。レシートや領収書を使用目的に応じた費目区分を付けて入力し、費目別に集計するというだけのものです。(家計簿というより経費集計でしょうかね)これで何の目的でどの程度の出費があるか分かることから十分だと考えています。(3) 所得税の医療費控除の集計我が家は母親が認知症で介護費がかなりの額となっています。この介護費用は所得税の医療費控除の対象となりますので、申請すれば医療費の控除を受けられる状態となっています。そこで、医療費として認められる医師への支払いや介護費、薬品購入費などを整理・集計して確定申告時に申請するようにしています。昨年より出費のレシートをパソコンに入力しているので、この中から医療費だけ抽出すれば整理できるかと思いましたが、これがそうではありません。介護費は医療費控除の対象となる部分とそうでない部分に分かれていて、領収書に医療費控除対象額がいくらか記載されています。また、薬局で購入したものにも医療費控除の対象となるものもあれば、そうでないものもあります。昨年の確定申告の前には、家計簿の集計で医療費として分類されているものを集計すれば良いと考えていましたが、実際に確定申告の医療費の集計を始めたところそうではないと分かり、結局ほとんど新たにデータを入れ直すことになってしまいました。今年は、確定申告の医療費控除の集計に使えるよう家計簿のデータ入力を少し変更したいと考えています。
2005/06/24
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パソコンをもう少し役立てたいと思ってはいるが、“どんなことに役立てられるか”今一つイメージが湧かないとお考えでありませんか。現在でもブログでの日記やインターネットでの情報の収集・お買い物など大いに活用されているとは思いますが、住所録や家計簿など家庭内でのデータ処理に使ってみてはどうでしょう。私も今ではブログの日記とインターネットでの情報探し以外ほとんど利用していませんが、かっては仕事での文書作成にワープロを使っていましたし、仕事に関連した身の回りの処理を表計算(EXCEL)やデーターベース(ACCESS)などのソフトウェアを利用してこなしていました。なかでも、ワープロは単に文章を作るというだけではなく、物事を考える重宝な道具として利用していました。と言うより、各種の計画の立案にはじまり、報告の作成、企画の検討など大部分の仕事がワープロを使って考えられていたと言ってよかった思っています。こういった計画の立案や企画の検討は一部数値の整理に表計算ソフトを使うことはありましたが、ほとんどは文書の形で整理することからワープロが必須の道具でした。また、自分の考えやアイデアを整理する上でもワープロは非常に便利な道具です。ワープロの無かった時代には、思いついたことを紙切れに書き込み箱に入れて机の上に置いておき、ある程度まとまってきたら紙切れを整理し文書化していました。この方式はKJ法といって社会人類学者の川喜多次郎さんが編み出した方式です。たいていの場合、文書化は一度で済むということは少なく、紙切れを並べ替えて書き綴ったメモに訂正や追加を加えながら2度、3度と書き直し最後に文の推敲をしてやっと出来上がるのが常でした。ワープロの出現によりこれらの作業はおおいに合理化されました。もちろん、ワープロを利用するようになったからといって、思いついたことを紙切れにメモしアイデアを貯めていくということが必要でなくなった訳ではありませんが、ワープロを利用することで訂正や文の前後の入れ換えなど自由な編集ができるようになり文書化する作業は大いに合理化されました。このような企画・計画にあたっては数値の整理が伴うものですが、数値の整理には表計算のツールが役に立ちます。また、数値を集計するような必要のない場合でも表にすることで分かりやすく表現できる場合は多く、そのような目的で表計算ソフトを利用することも多くあります。一方でデータの量が多くなってくると、なかなか表計算だけでは整理し切れません。そこで、このような場合にはデータベースを利用していました。もちろん、データベースはデータの整理だけではなく、もっと本格的なデータの処理にも使っていましたが、データの整理だけでも非常に有効なツールです。このようにパソコンを有効に利用することで自分の考えをまとめ他人に伝える上で、パソコンは大いに有用であると考えています。また、そのことは、なにも仕事に限らず、日常生活の中でもいろいろ役に立つものであると考えています。このような企画検討や計画立案でのワープロ・表計算ソフトの利用についても整理して紹介してみたいとは思っていますが、それは別の機会にして今回はデータベースの利用について紹介してみたいと思って筆をとることにしました。(筆じゃあなくてワープロでした)
2005/06/22
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明日(1月22日)伊豆のリゾートマンションの管理組合の総会に出席するため伊豆にいってきます。この間、日記はお休みします。これは、今年2回目の仕事です。伊豆では、稲取のつるし雛や椿、河津の桜(チョッと早いかも)などを取材してきます。
2005/01/21
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今日は、朝から「借地問題セミナー」の参加報告を作成いたしました。久しぶりの仕事だな。充実感に浸っています。はい。コーヒーを豆を挽くところから煎れ、甘いコーヒーの香りが部屋いっぱいに広がる中お仕事に勤しんでます。会社の職場じゃ、こうはいかないね。精々インスタントコーヒーだもんね。なお、参加報告は、昨日の日記に掲載しておきました。今日は夕方に草津温泉にスキーに出掛けます。だから、明日と、明後日は、日記はお休み。多分、17日にスキーの報告をUPします。
2005/01/14
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