知的漫遊紀行

A氏 品質保証部 の担当と話していたら、 審査員 に顧客から来た不良品の箇所の写真は 外部文書 だと指摘されたと言っていたね。
外部文書 って何かね？

私 ：これは ＩＳＯ９００１ が持ち込んだ言葉だね。
  初版の １９８７ 年版 にはなく、 １９９４ 年版 に登場するね。
  元の英語は documents of external origin だね。
   直訳すると「 外部がもとになっている文書 」「 外部から来た文書 」かね。
９４ 年版 の文では「 規格及び顧客の図面のような外部の文書 」とある。
　　日本訳では「 外部文書 」でなく「 外部の文書 」だね。

A氏 ：「 規格及び顧客の図面のような 」とあると理解できるね。

私 ：当時 ＩＳＯ本部 で出版された ガイドライン の「 中小企業のためのＩＳＯ９０００」（９４年版向け ）では「 法的規制、規格、綱領code、仕様書などの外部文書（external documents）」 とあるね。
　ここでは英語も日本語訳もまさに「 外部文書 」だね。

　　ところが、 ２０００ 版で「 どれが外部で作成された文書であるかを明確にし 」と改訂になって「 規格及び顧客の図面のような 」が消えた。

A氏 ：かえって分かりにくくなった改訂だね。

私 ： ＩＴ化 が進んだ結果かね。
２０００年版 向けの ガイドライン の「 中小企業のためのＩＳＯ９００１ 」では「 電子的に受け取った外部文書すべてを管理するのは不可能である 」とあるね。
　　ここでの「 外部文書 」の英語は documents from external sources　 だね、

A氏 ： ２００８年版 ではどうなったの？

私 ：いい質問だね。
　「 外部文書 」についてちょっとした変更があったね。
　　次のように「 外部文書 」の前に 長い言葉が追加 された。

　　「 品質マネジメントシステムの計画及び運用のために組織が必要と決定した外部からの文書 」

A氏 ：なんだかもっと分からなくなったね。

私 ：まぁ、 ９４年版 の規格で示されたような文書が中心と考えればいいだろうね。
ＩＳＯ９００１ は企業の規模、業種を問わず、使えるようにしているから、どうしても 文章 が 抽象化 しやすいね。
　　逆に 解釈の自由度 があることになるね。
　　だから、この 抽象化されている規格 から、自社なりの具体的な「 外部文書 」の定義を決めることが個々の企業に必要になるね。

A氏 ：それには企業の マネジメントシステム設計者 の「 知的体力 」が必要になるというわけか。

私： その通りだね。
　それから、その顧客からの写真が「 外部文書 」かは、来週の月曜日に検討しよう。