毎年恒例。仕事の内容をゼロから見直す。

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January 5, 2013

毎年仕事始めに 「仕事の内容をゼロから見直す」 という
作業をしているのですが、

昨年から既に作業がミニマムな状態になっているため
今年は見直しのためのアロワンスがありません。

すごいアナログで小手先の解消法でしたが、
昨年後半から電話をイヤホン式に変えることで、

それと同等に効果的なのが「居留守」です。
もともと電話は社員に取ってもらっていたのですが、

「もしわけありません。外出中でして・・・」と言い、
用件を短く聞いてもらいます。
これが問題をあぶり出してくれます。

未だに多いのが、

１）FAX した件ですが・・・　というオバかな電話。

僕はそれを読んでから「さらにご質問あれば、メールください。」
と送信するもんだから、相手もメールになります。
とにかく手を代え品を代え、メールに代えてもらうようにしています。
電話はホントに時間の浪費だ。

と社員に電話で応対してもらうと、
相手さんも短くまとめようとしてくれるので要を得たメモになります。

これを電話で話されると、「要するに、」「要するに、」と、
全く要を得ない話ばかりで時間の浪費に付き合わされます。

これをうまく運用する為には、電話を受けた社員に

「いい加減な伝言でOK。」とすべき点です。

なので、メモった本人は「全く意味不明の伝言でいいんですか？」
と不安がるのですが、３割くらいの単語が合っていれば
だいたい内容の検討がつくものですよね。

それをきちんと聞き取らせようとすると、社員の時間を浪費してしまいます。
ただ、彼女らはまだ無駄が多いので問題ないですけどね。

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