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複数の物件で仕事をしていると、半年もすると相当な量になってきます。
整理をしないと、机の上に、紙が山積みになってしまいます。
書類関係は夜間無人となる事務所に置かないで、自宅に保管しています。
ウサギ小屋に住むイダケンとしては、書類をどのように保管するかが頭を悩ませます。
いろいろ試行錯誤をして、たどり着いた方法とは・・・
まず、書類を一会議毎にクリアフォルダの中に入れます。カバン(リュック)の中にクリアファルダ(アマゾンで一枚10円以下)を入れておくと、会議が終われば、そのままバラバラにならずに持ち帰れます。
次に、物件ごとに作った紙製のファイルボックス(アマゾンで一ボックス100円程度)に、クリアフォルダを一番手前に入れます。
最後にパソコンの上に設置した棚にボックスを戻します。これで、使いたいときにすぐ取り出せます。
因みに家のパソコンは、デュアルモニター(二つの画面)を使い仕事をしています(万が一のために、データの保管は外部クラウドに預けています)。パソコンがいつクラッシュしても、仕事に支障がないように、メイン機(i5)とサブ2機(i5とi7)のデスクトップがあります。
ボックスにいっぱいになった書類は、段ボール箱に入れ、ある程度時間が経てば、シュレッダーし、処分します。大部分の書類はデータで残っていますので、紙媒体の大半は短期で捨てても何ら問題はありません。
忙しくなると、ぐちゃぐちゃになりますが、定期的に大掃除をして、書類整理を行っています。
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