Me来倶楽部

ＦＡＸ送信のマナー

ＦＡＸは毎日のように、送信、受信していると思います。その毎日のＦＡＸ送受信にも工夫の余地がたくさんあります。まず、送信する側で考えてみましょう。ＦＡＸの機械によって、上に文字がある方を向けて送るのか、その逆で送るのかが違ってきます。慣れてくればわかると安易に考えず、紙を送る場所に、タックシールなどで、「文字が上」などと貼っておきましょう。裏表を間違って送ると、相手様に迷惑がかかりますし、送られなかったことを気づかないままになるかもしれません。まずはこの基本的なことを間違わないように防止策をしておきましょう。それから、間違って送ってはならない文書もあります。間違いは絶対あってはならないと思えば指差しと声だし確認をすれば間違いません。別に大きい声で言う必要はありませんから、社内全員がＦＡＸを送るときはそうすることにすれば抵抗なくやれると思います。たとえば「○○商事、ＯＫ、スタート」とかです。また、個人情報管理に厳しいこのごろです。相手や内容によっては、ＦＡＸではなく、郵送で行うことも必要でしょう。送信する用紙は、上下に最低１センチ程度の余白を設けていますか？上ぎりぎりに宛名が書かれていても、相手に届いたときにそこが切れて見えていない場合があります。また、下にぎりぎりまで、書いてしまうと、そこが相手に見えていなくて、大事な事が伝わらなかったということになります。それから、ＦＡＸ送信する書類に限りませんが、書類を作成するときは、左側に３センチ程度の余白をあけておきましょう。なぜかというと、それをファイルするとき、穴を開けたり、またはホチキスで留めたり、ファイリングするかもしれないからです。複数ページ送るときに１／３，２／３，３／３というように、何ページ目かを書き入れておきましょう。もし、１枚たりないときに２／３が届いていませんと教えてもらえるからです。それから、先日お話した「黄色い蛍光ペンと黄色い付箋紙」をぜひ活用してください。受信する側で考えてみましょう。ＦＡＸが届いたら、気づいたら、すぐに取りましょう。なぜかというと、そこで、一枚不足だったり、半分欠けていたら、すぐ相手に電話して再度送ってもらえるからです。もし、それが半日後に見て、相手に電話しても、出かけてしまっていて、もう戻らないとか、その書類をしまっていて、別の部屋にまた取りに行かなければいけないという場合もあるからです。どちらが、送った方に負担にならないかはすぐにわかりますよね。当たり前のことですが、用紙切れがないように、用紙は切れないように、注意しましょう。当事務所では、そうじの当番の方が、確認して補充することになっています。ですから紙切れになることはありません。ＦＡＸではありませんが、コピー機で、１００枚とか、明らかに自分が大量のコピーをした後は、紙の補充をすることを心がけておきましょう。それがみんなで使っているときのマナーです。それを面倒がる人は仕事が出来る人ではありません。同じＦＡＸが届く場合があります。そのときは、全く同じものなのか、訂正箇所や追加箇所があるのか、電話してもいいですが、簡単にわかる方法があります。それは、蛍光灯に向けて、重ねてみましょう。ぴったりと合えば、訂正箇所等はありません。でも重要な事柄は、電話して確認した方が良い場合もあります。送信する側は、もし、一度ＦＡＸした書類に追加等して再ＦＡＸする場合は、「再」とか、「訂正」と記入し、やじるしなどを書き入れて、そこがわかるようにしておきましょう。こうして、受け手側に立つと送る側が、送る側に立つと受け手側がどういう配慮をすれば良いのか見えてきますね。こういう立ち位置を変えて物事をみていくことは、人間関係を円滑にしていく上でとっても大切なことでもあるのです。