2009年12月14日
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今日は私が住んでいるマンションの管理組合の定期総会なのだが、この定期総会はマンション管理組合にとって年に１度の最大のイベントなので、多くの準備作業が必要になるのだ。定期総会で話し合う議題については、できれば総会の3ヶ月くらい前から理事会で検討していくのだが、私の住んでいるマンションの場合、会計年度が１０月からなので（会計年度終了は９月ということなのだが･･･）１２月の忙しい時期に定期総会が行われる日程になっているのだ。例年なら１２月の第２金曜日の夜に行われることが多いのだが、今年は理事の都合か日曜の夜に行われる日程になっているのだ。（今年は特別決議がある関係で、総会への参加者が増えているかどうかが少し心配なのだが･･･）
理事会で議案が決定したら総会決議書を作成するのだが、総会議案書とはマンション管理組合定期総会で話し合われる内容と、予算書などその説明を記した書類なのだ。その議案書に総会の開催日時や場所を明記して、議案に関する資料等を添付するわけなのだが、管理組合定期総会はこの議案書に沿って進行され、議案書に書かれていない内容については原則的に決議することはできないのだ。定期総会の性格上、議案書の原案はマンション管理会社に作成を依頼することが多いのだが、管理会社に議案書の作成を任せきりにするのではなく、理事会で自分たちのマンションの実状や問題点や管理組合の資産状況等をきちんと把握しておき、不十分なところがあれば理事会側で訂正するか、管理会社に作り直させる必要があるが、今の理事にはそこまでやれる人間がいるとは思われないのだ。
マンション管理組合の定期総会は、管理組合の最高意思決定機関ということで、理事以外の管理組合員（法律用語では区分所有者というのだが･･･）全員を召集して、管理規約や使用細則等マンションの基本ルールの変更や、マンション管理会社との管理委託契約の更新ないし契約破棄・管理費の決算状況や来年度の予算など、マンション管理の重要事項の全てが総会によって決められるのだ。この管理組合の定期総会の準備には、議案書以外にも案内状に当たる開催通知書や参加者の出欠票だけでなく、委任状や議決権決議書などの書類を作成して用意しなければならないのだ。そして総会開催日の2週間前までには、全組合員にこれらを配布して総会の通知をする必要があるのだ。
さらに、掲示板などにも大きく総会開催を知らせる案内を掲示しるのだが、もちろん総会会場は延長時間も見込んで、余裕を持って押さえてくひつようもあるのだ。（このようなことは管理会社がやってくれるので、特に手間にはならないのだが･･･）全組合員に総会開催の通知をした後は、出席票などの提出状況を毎日チェックしながら、遅れている組合員には督促をおこなうなど、参加者を増やすための努力をしなければならないのだ。今年理事長や役員はこのような啓蒙活動さえもしようとはしていないので、今年の定期総会への参加者は日曜日ということもあって、少ないのではないかと心配しているのだ。こちらのほうは心配しなくても総会には、けっこう多くの参加者があってよかったのだ。
理事会で議案が決定したら総会決議書を作成するのだが、総会議案書とはマンション管理組合定期総会で話し合われる内容と、予算書などその説明を記した書類なのだ。その議案書に総会の開催日時や場所を明記して、議案に関する資料等を添付するわけなのだが、管理組合定期総会はこの議案書に沿って進行され、議案書に書かれていない内容については原則的に決議することはできないのだ。定期総会の性格上、議案書の原案はマンション管理会社に作成を依頼することが多いのだが、管理会社に議案書の作成を任せきりにするのではなく、理事会で自分たちのマンションの実状や問題点や管理組合の資産状況等をきちんと把握しておき、不十分なところがあれば理事会側で訂正するか、管理会社に作り直させる必要があるが、今の理事にはそこまでやれる人間がいるとは思われないのだ。
マンション管理組合の定期総会は、管理組合の最高意思決定機関ということで、理事以外の管理組合員（法律用語では区分所有者というのだが･･･）全員を召集して、管理規約や使用細則等マンションの基本ルールの変更や、マンション管理会社との管理委託契約の更新ないし契約破棄・管理費の決算状況や来年度の予算など、マンション管理の重要事項の全てが総会によって決められるのだ。この管理組合の定期総会の準備には、議案書以外にも案内状に当たる開催通知書や参加者の出欠票だけでなく、委任状や議決権決議書などの書類を作成して用意しなければならないのだ。そして総会開催日の2週間前までには、全組合員にこれらを配布して総会の通知をする必要があるのだ。
さらに、掲示板などにも大きく総会開催を知らせる案内を掲示しるのだが、もちろん総会会場は延長時間も見込んで、余裕を持って押さえてくひつようもあるのだ。（このようなことは管理会社がやってくれるので、特に手間にはならないのだが･･･）全組合員に総会開催の通知をした後は、出席票などの提出状況を毎日チェックしながら、遅れている組合員には督促をおこなうなど、参加者を増やすための努力をしなければならないのだ。今年理事長や役員はこのような啓蒙活動さえもしようとはしていないので、今年の定期総会への参加者は日曜日ということもあって、少ないのではないかと心配しているのだ。こちらのほうは心配しなくても総会には、けっこう多くの参加者があってよかったのだ。
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