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□■□ 業務改善運動実績報告ブログ
■□　 今回の報告は、　 建設課 　
┃　　タイトルは、 共有フォルダ内の大掃除Part2 だよ
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┃　　　　　　　（運動の詳細については こちら ）　　
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こんにちは。

今日は、建設課から業務改善運動を紹介します。

昨年、建設課では「建設課共通フォルダ」内のフォルダやデータを年度ごとや業務ごとに整理し、共通文書等を課内で共有できるようにしました。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかし、今年度になって建設課と都市計画課が統合されたため、建設課の共通フォルダが整理されておらず、課内において共有すべきデータが共有できていませんでした。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

そこで引き続き建設課では、市役所のネットワーク内にある共有フォルダ（パソコン内のデータ、ファイルを保存するところ）の 大掃除 を行い、「建設課のフォルダ」を整理し共有すべきデータを課内で共有できるようにしました。

取り組み前にはこんな問題がありました。

・ファイルが整理されていない。

・作成した本人しか保存場所がわからない。

・同じファイルが複数存在する。

・不要なファイルがある。　　　　　　　　　　など･･･。

共有フォルダを開くとこんなイメージです。※イメージです。

そこでもう一度、課内で共有フォルダの運用方法を統一し、情報の共有、業務がスムーズに行えるようにするため「共有フォルダ内の大掃除Part2」と題して取り組みを行いました。

建設課には、昨年作成した共有フォルダの運用に関する 掟 があります。

•１．フォルダ名の付け方：半角二桁数字+名前

•２．係り業務に関するファイルは、個人名をフォルダには保存しない。

•３．担当者の許可なしにデータの書き換えを行わない。閲覧は自由。

•４．全員が閲覧できることが望ましくない場合は、パスワードを設定する。

•５．ショートカットを有効活用する。

•６．不要になったファイルは直ちに削除する。

•７．写真の解像度はできるだけ下げて撮影・保存する。

この 掟 に従い、下記のような理想的な共有フォルダが出来ました。

担当者ごとにフォルダを作成するのではなく、係りごと、業務ごとに規則正しく運用すると大変スッキリします。

以上、建設課からでした。

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■□　　　　今年度の業務改善報告ブログは今回で最終回だよ
┃　　　　　最後までお付き合い、ありがとうございました
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