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2005.01.10

仕事ができる人のタイムマネジメント

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タイムマネジメントという言葉を聞いたことがある人も多いと思いますが、すべての人に平等に与えられているのは１日２４時間という時間になります。

また、仕事などを行う時には自分のモチベーションのコントロールも同時に行なう必要があります。
気分が乗っている時に集中すべき仕事を行い、疲れてきた時にはリフレッシュできる仕事をもってくるなどのスケジューリングを行ないます。

当社での、朝一番にその日にやるべき仕事を作業予定として社員にメールという形で出させています。
各社員がその日何をする予定なのか？ということを私が確認するという目的もありますが、出社したすぐにその日一日の仕事の内容と優先順位を確認するということが効率的な仕事を行う上で重要なことになります。
これは、１週間のスケジュール、１ケ月のスケジュールなどを書かせる場合も同じです。目先の仕事だけでなく、その目先の仕事のゴールはどうなっているのか？ということを常に意識しながら仕事を行なうということの重要性を考えているからです。

自分がやるべき仕事の個々の納期、品質、優先度などを考えながら他の仕事との調整を行なっていきます。
出張などがある場合には移動時間、他の仕事と絡めることでのシナジー効果などの考えて、また、リスクへの対処として緊急事態への準備、他の社員からの割り込みの仕事なども考えて自分の仕事全体を見渡す必要があります。

また、仕事の重要度と緊急度を考えて仕事へ取り組む順番を考える必要があります。仕事の効率が悪く、トラブルが多い人はやはり仕事全体を見たスケジューリングができていないようです。
大きな仕事や他のメンバーと共同で行なうような仕事は、分割（ＷＢＳ単位に分ける）してマネジメントする必要があります。大きなプロジェクトを計画性無しに取り組むと大きな手戻り作業が発生することもあります。

分割した仕事を仕上げる度に、一度レビューをする時間や他の仕事をやる時間もとり、リフレッシュしてそれまでの仕事を確認するということも必要になると思います。

途中に優先度や緊急度の高い仕事が入る場合もあるので、大きな仕事を何人かのメンバーで対応する場合には、十分にコミュニケーションを行ないながら仕事をすすめる必要があります。

他の人に任せられて仕事であれば、任せるということも考えないといけませんが、自分が楽するという形ではなく、全体を見渡したときに一番最適の判断を行なうということが重要になります。そういう意味でも自分ひとりで判断しないということを注意しないといけません。

ダラダラと仕事をする人は計画性が無いし、ゴール設定、コスト意識が無いということも言えます。自分だけで仕事しているのであればこれでも良いのでしょうが、組織で仕事していると、その仕事の態度が周りに悪い影響を与えます。

１日の仕事が終わったら、翌日の仕事のスケジュールの確認をしておくことが重要です。その仕事の段取りを帰り道や次の日の出社時に考えることができます。

私は、仕事とプライベートを分けるということは非常に重要なことと考えています。ただし、それは仕事を上記のような形で効率的に行なえての話になるのではないでしょうか。

タイムマネジメントができなくて、自分の仕事が大変なんだということばかりを愚痴っぽく話をしていると、単純に仕事ができない人という烙印を押されることにもなります。

仕事を与えられて被害者意識を持ってまわりを不快にして、しかも成果物の品質も低いということになれば、次から仕事は任せることはできません。

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