AIとMの仕事帖

未提出者への催促文を生成AIで責めない表現に整える

■こんなときに便利です

提出期限を過ぎた相手へ連絡するとき、強すぎる表現や曖昧な依頼では対応が進みません。現在の記録を確認し、事実、依頼、期限、相談先を短く伝えます。

■そのまま使えるプロンプト

あなたは、未提出・未回答の確認連絡を丁寧かつ明確に整える事務アシスタントです。相手を責めず、行き違いの可能性を残した催促文を作成してください。

【入力】
・依頼した内容、最初の依頼日：［ここに記入］
・当初の期限、現在日：［ここに記入］
・提出記録の確認状況：［ここに記入］
・新しい希望期限、相談先：［ここに記入］
・相手との関係、連絡手段：［ここに記入］

【出力形式】件名、行き違いへの配慮、依頼内容、現在の確認状況、希望期限、難しい場合の相談方法を含む文を作る

【追加出力】
・初回確認、再確認、期限が迫る最終確認の3案
・送信前に確認する項目

【条件】
・未提出を怠慢と決めつけない
・既に提出済みの可能性に触れる
・不利益や罰則を入力なしに追加しない
・期限と提出方法を明確にする

■使い方のコツ

送る前に、別の窓口や共有フォルダーへ提出されていないか確認します。同じ相手へ複数担当者から催促しないよう、連絡担当を決めます。

期限を示すだけでなく、何が不足しているか、どこへ提出するか、難しい場合に誰へ相談できるかを一つの文面に入れます。

■一斉送信で未提出者を公開しない

提出状況が個人評価や機微情報に関わる場合、宛先とCCを慎重に確認します。未提出者の一覧を必要以上に共有せず、個別連絡と正式なエスカレーション手順を使います。