マンション管理士イダケンが管理をグッと良くする

「 マンション管理奮闘記 」のイダケンです。

過去日記に書いたことをもう一度＾＾

皆さんのマンションは、総会・理事会資料、各種お知らせ等配布物はどのようにポスティングされていますか？

用紙をそのまま裸で投函すると、ダイレクトメールやチラシと勘違いし、間違って捨ててしまう場合があります。重要な書類だから各戸に配布しているのですから、裸で配布することはなるべく避けた方が良いと思います。

書類を何に入れるのか？、最初に思いつくのが封筒です。

A版の書式を入れるための封筒は角2と言うサイズを使用しますが、これが結構高いんです！とくに管理会社の名前入り封筒は印刷代が上乗せされるので割高です。大量発注でも一枚１０から15円はするのではないでしょうか？

配布に使用される封筒の経費は、管理組合が負担することになります。毎回使用したコピー代・封筒代を細かく請求する管理会社もあります。

封筒を再利用する方は少ないと思います。ほとんどの場合は、ゴミ箱へGO。1枚10円～がもったいない・・

私はエコと経費節減からクリアホルダーを用いた配布をお勧めしています。

100枚の小ロット発注でも、安いところを探せば一枚5円前後で購入できます。クリアホルダーは封筒と違って何度も使い回しできるところが長所です。ホルダーに返却のお願いなるメッセージを貼っておけば、書類受け取り後管理組合ポストにクリアホルダーが返却され、ボロボロになるまで繰り返し使用することが可能です。

アンケートや出欠通知・委任状がある時は、配布時に茶封筒を添付すれば、その中に返却書類を入れるので、情報の漏えいを防ぐことができます。

事務経費って馬鹿にならないものなのです。

ちょっとしたことから経費削減を始めてみませんか？

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