アラフィフおやじの温泉やITや中国や道の駅のブログ

今日からもう 12月 になってしまいました。 ちょっと時間の経つのが早すぎます 。歳をとるにつれて、加速度的に、二次関数的に時間が経つのが早く感じますねえ。生きているうちにやれることはやってしまわないととだんだん思うようになってきました。

さて、仕事に関係する話を少々。 仕事でEメールを使い始めてから、かれこれ10年くらい経ちました 。私の会社はIT（最近はICTともいいます）系シンクタンクなわけですが、IT関係のことをえらそうに何だかんだ言うわりには、いまだにメールをうまく使えない人がいて少々悲しくなります。というか、 まだメールすら使わずに口頭のみで話をするのが一番、と思っている、上の世代の人たちが多いことにいつも問題を感じています 。上の人の意識が変わらない限り、なかなか会社というものは変わりませんが、100人くらいしか社員のいないうちの会社でもそういう簡単なことができない状態でいます。

最近はこの業界に限らず、社内の 「内部統制」 という話がよくテーマにあがります。アメリカの大手企業の不正、粉飾決算に端を発したものですが、それ以降不正や腐敗を許さない法律がアメリカで作られ（SOX法といいます）、日本でも同様の法律が施行されもうすぐ大手企業は義務付けられることになっています。簡単に言えば ITを活用してあらゆる仕事を文字で残し、ルールどおり行うということで 、人によっては堅苦しいなどといいますが、至極当たり前のことだと思います。こういうのをやらないから、最近日本の役所での不正、談合などもろもろの事件がたくさん発生してしまうわけです。

IT業界ではこういうことを率先してやらないといけないのですが、 うちの会社は残念ながら上の方はそんな世間の動きも知らず、相変わらずメールで記録を残すという発想がなく、不正の温床になりかねない土壌になっていることに気づかないわけです 。

10年以上前に役所系の組織に出向していたとき、限られた人数で常にオーバーフローする仕事をしていたこの組織では、 まだメールのない時代でしたが、何か外からの連絡があると必ずそれを書面で共有していました 。例えば FAXは必ず複数の人にすぐコピーされて回覧 することが徹底しましたし、 あらゆる文書は全員供覧 になっていました。役所系なので、責任を分散して曖昧にしておくという意味もあったのでしょうが、これをすることでその グループでは常に同じベースの情報をもつようになるので 、何か話が来ても誰でも次の行動に移りやすい状態にあり、その組織は 効率的に多くの仕事を回せるような仕組みができていました 。

この組織を離れた後くらいに、メールが普及するようになったのですが、このような仕事のやり方は メールの効果的利用法にぴったりはまります 。例えば、ある人が 自分宛のメールを受信した場合に、この情報は他の人も知っておくべきだと思ったらすぐに転送したり、返事を出すときにccまたはbccでコピーを同時に回すというようなことです 。私はその後の職場では基本的にメールをこのような形で使っています。こうすると 仕事を先に進めようとするときに関係者と相談する際、そこに至る経緯がみんなわかっているのでとてもやりやすくなるわけです 。

こんなことは 普通の会社ではすでにどこでもやっているのではないかと 思いますし、偉そうにここで言うような話ではないかもしれません。でも 私の職場は残念ながらそんなことすらできずに、メールも基本的に1対1、他人に転送したり、ccをうまく使える人が極めて少なく、「情報は自分だけのもの」と思ってすぐ抱え込んで腐らせてしまう人が大半 です。相変わらず電話の時代の発想と同じで、一方的に力や地位が上の者がしゃべって終わり、記録も何も残らず、「言った言わない」の無駄な時間や労力を費やすことになることに気がつきません。

電話だと急に何か質問されると適切な答えがすぐ思いつかないことがありますが、メールの場合は時間差があるので、正確な回答もできますし、後で反復して確認することもでき、間違える確率が相当低くなります

自分の会社の汚点をさらすようで恥ずかしいのですが、ITをやっている会社などといってもこのように遅れたところもあるわけです。少数精鋭でやっている会社はそんなことはないでしょうが、人が余り気味の会社は効率を良くすると人がいらなくなってしまうので、こういうことを主張すると自分の足元にも跳ね返ってくるのを恐れて誰も何にも言わなくなるという悪循環に落ち込んでいます。

愚痴のようになってしまいましたが、一応日ごろの問題意識を語ってみました・・・

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