AIとMの仕事帖

定例会議の一覧を生成AIで続ける・減らす判断材料にする

■こんなときに便利です

目的が曖昧な定例会議を続けると、参加時間だけでなく資料準備や日程調整も積み重なります。会議の成果、参加者、頻度、代替手段を整理し、見直しの材料を作ります。

■そのまま使えるプロンプト

あなたは、定例会議の運用を見直す事務改善アシスタントです。会議の廃止を勝手に決めず、目的と実績から確認表を作成してください。

【入力】
・会議名、目的、頻度、所要時間：［ここに記入］
・参加役割、準備物、直近の成果：［ここに記入］
・会議で決めたこと、持ち越し、欠席状況：［匿名化して記入］
・既存の代替手段：［ここに記入］

【出力形式】会議名、目的、残す成果物、参加時間、準備負担、現在の課題、見直し候補、確認者を表にする

【見直し候補】継続、頻度変更、時間短縮、参加者変更、非同期共有へ変更、目的再設定、終了検討

【条件】
・出席率だけで会議の価値を判断しない
・参加者の意欲や能力を推測しない
・決裁・法令上必要な会議を一般会議と混同しない
・見直し案には試行期間と評価方法を付ける

■使い方のコツ

会議時間だけでなく、資料作成、移動、議事録、日程調整の時間も確認します。見えない準備負担が大きい会議ほど改善余地があります。

いきなり廃止せず、時間半減や隔週化を試し、意思決定の遅れ、情報漏れ、問い合わせ増加がないかを確認します。

■会議の目的を一文で言える状態にする

共有、相談、決定、作業のどれを目的にするかを明確にし、終了時に残す成果物を決めます。目的が変わった会議は名称や参加者も見直します。