AIとMの仕事帖

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「AIで議事録を作る」と一言で言いますが、実際にやってみると、AIに投げる前と後の両方に作業が残ります。そして手が止まるのは、たいていAIの手前です。

このページは、会議が終わってから配布までを5つの段に分けて、どこで何をするかを並べたものです。段ごとに、これまで書いた個別の手順へリンクしています。全部を読む必要はありません。 自分がいま止まっている段だけ 開いてください。

会議前の準備から配布後の催促まで ｜ 関連手順17本へのリンク付き


■ 議事録づくりは、5つの段に分かれます

● 第1段｜録る


● 第2段｜文字起こしを直す
担当：人

● 第3段｜決まったことと宿題を抜き出す
担当：AI

● 第4段｜配れる形に整える
担当：AI

● 第5段｜送る前に止めて確認する
担当：人

AIが担当できるのは第3段から第4段までです。第1段と第2段は人間側の準備で、 ここが雑だと後ろが全部ずれます 。第5段は、AIに任せてはいけない段です。


■ 第1段｜録る





● スマホの録音で足りる人
・会議がオンライン中心。TeamsやZoomの録画と文字起こしがそのまま使える
・会議が月に数回。転送や整理の手間が積み上がらない
・逐語の記録ではなく、要点だけ分かればいい

● 専用機を考えたほうがいい人
・対面の会議が多い。机の中央にスマホを置いても、向かい側の声が遠い
・週に何度もある。録音から文字起こしまでの手作業が、毎回10分ずつ積み上がる
・移動中や立ち話で物事が決まる。取り出している間に話が終わる

専用機の価値は「音質が良いこと」ではありません。 録音から文字起こしまでが自動でつながっていて、会議のあとに何もしなくていいこと です。逆に言えば、その手作業が苦にならないうちは、買わなくて構いません。


機種ごとの違い（対面向きか、装着型か、通話を録れるか）は、別のページで比べています。

【関連記事】 PLAUD NOTE・NotePin・Soundcore Workを比較する


■ 第2段｜文字起こしを直す

文字起こしは、そのままAIに渡してはいけません。 固有名詞がほぼ確実に崩れているから です。

崩れるのは決まった場所です。人名、社名、製品名、金額、日付、そして「〜しない」の否定。とくに否定が消えると、議事録の意味が反転します。

直すのは全部ではありません。次の3つだけ、音声を聞き直して確認します。

・人名と社名（誰が言ったかが変わると、責任の所在が変わります）
・数字（金額、件数、日付。1桁ずれても気づかれません）
・否定形（「やります」と「やりません」の取り違えは致命的です）

ここを飛ばして先に進むと、AIは 間違った原文を、きれいな日本語で清書してくれます 。読みやすいぶん、間違いに気づけなくなります。


■ 第3段｜決まったことと宿題を抜き出す

ここからAIの出番です。ただし「要約して」と頼まないでください。要約は、読み物としては整いますが、 あとで使えません 。

欲しいのは要約ではなく、次の3つです。

・決まったこと（決定事項）
・決まらなかったこと（持ち越し）
・誰がいつまでに何をするか（担当と期限）

この頼み方と、担当・期限が書かれていないときの扱いは、別ページに書きました。

【関連記事】 会議メモから担当者と期限を生成AIで抽出する

会議ではなく電話で決まった場合も、やることは同じです。走り書きから折り返し事項を起こす手順はこちらです。

【関連記事】 走り書きの電話メモを生成AIで折り返し事項へ整える


AIは、聞き取れなかった名前を空欄にせず、それらしい名前で埋めます。 これがAIの一番危ないところで、だからこそ第2段を飛ばせません。


■ 第4段｜配れる形に整える

抜き出した内容を、そのまま送ってはいけません。抜き出した直後の状態は、書いた本人にしか読めない形をしています。

整えるときに決めるのは、体裁ではなく 順番 です。読む人が最初に知りたいのは「自分に宿題があるかどうか」なので、決定事項より先に担当と期限を置きます。

資料が複数ある回は、本文より先に目次が要ります。

【関連記事】 会議資料一式を生成AIで配布用目次にまとめる


■ 第5段｜送る前に止めて確認する

ここはAIに任せてはいけない段です。AIが書いた文章をAIに確認させても、同じ思い込みが素通りします。

送信前に見る項目を先に決めておくと、毎回同じ基準で止まれます。

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社外や他部署にも回る議事録なら、送る前に質問を先回りしておくと、往復が減ります。

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宿題が期限までに出てこなかったときの催促文も、AIに書かせると角が立ちません。

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■ 会議の前にやっておくと、議事録は半分になります

ここまで書いておいて逆のことを言いますが、 議事録が重いのは、たいてい会議の作りが悪いから です。論点が決まっていない会議は、記録も長くなります。

会議の前に済ませておける手順を並べておきます。

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■ そもそも、その会議は要るのか

議事録を早く作る方法をひととおり書きましたが、いちばん効くのは、会議そのものを減らすことです。

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■ 発表がある回は、別の手順になります

報告や提案が入る回は、議事録より前に資料の準備があります。こちらは別の流れとしてまとめてあります。

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■ まとめ

生成AIで議事録が短くなるのは、第3段と第4段だけです。 第1段の録音と、第2段の固有名詞の確認は、今のところ人と道具の仕事のまま です。

だから、AIの使い方を工夫しても議事録が楽にならないときは、たいてい原因が前のほうにあります。音がちゃんと残っていないか、名前と数字を直さずに渡しているか、どちらかです。

毎回同じ指示を打ち直しているなら、共通指示にまとめておくと、第3段以降が固定できます。

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