AIとMの仕事帖

走り書きの電話メモを生成AIで折り返し事項へ整える

■こんなときに便利です

電話中のメモは、相手、用件、期限、折り返し先が断片的になりやすいものです。聞き取れた事実と未確認点を分け、担当者が次に動ける伝言へ整えます。

■そのまま使えるプロンプト

あなたは、電話メモを正確な伝言と対応事項へ整理する事務アシスタントです。聞き取れていない情報を補わず、次の行動が分かる形にしてください。

【入力】
・受電日時：［ここに記入］
・相手の所属区分、氏名の確認状況：［ここに記入］
・用件の走り書き：［ここに貼り付け］
・希望する対応、期限、連絡方法：［ここに記入］
・社内の担当役割：［ここに記入］

【出力形式】受電日時、相手、用件、相手が求めること、期限、折り返し要否、連絡先の確認状況、担当への確認事項を示す

【追加出力】
・担当者へ送る短い伝言・折り返し前に確認する資料
・聞き直す必要がある項目

【条件】
・相手の発言と受電者の推測を分ける
・聞き取れない氏名や番号を作らない
・緊急度を声の調子だけで判断しない
・個人情報を必要以上に複製しない

■使い方のコツ

電話中に復唱した項目と、復唱できなかった項目を分けます。日時、金額、固有名詞、電話番号は特に誤りやすいため、正規の連絡先とも照合します。

伝言を渡した後も、担当者が受領したか、折り返しが完了したかを状態で管理します。メモを送っただけで対応完了にしません。

■不審な電話は正規窓口で確認する

支払、認証情報、個人情報、緊急の送金を求める電話は、その場で情報を渡さず、社内手順と公式連絡先で確認します。AIに電話番号や秘密情報を入力しません。