2006.02.02
カテゴリ： ＰＴＡあれこれ
最近ちと頭を悩ませているのが「個人情報の管理」。
児童の氏名、住所情報、電話番号、兄弟関係、Ｐ保険の適用された事故、子ども110番協力者情報･･･はては、会員がＰでどんな係になったかまで、手元にある情報は数知れず。
今年度総会で、個人情報の扱い基準（どの役職は、どの情報まで知ることが出来るか、情報をなんの目的で使うか、情報の管理をどうやって行うか）について承認を得て、現在は私のところで一元管理しています。
各種行事に使う受付名簿、地区班名簿、係名簿は最低限の情報だけを担当者に「紙の状態」で渡し、用が済んだらシュレッダー。
んでも、だれか来年度このデータ管理を引き継ぐの？ということで、役員予定者全員尻込み。
尤もな反応です。
できれば、最初の情報整理だけはＰで引き受けて（やむなくお持ち帰り仕事にもなる）が、その後は情報媒体と紙媒体を一切学校の金庫に保管してもらいたい。編集の必要があるときだけ、学校からかり出して、Ｐのパソコン（ネットワークに参加していません）で作業をしたい。最小限の情報を記した紙媒体を役員と地区委員長が責任もって自宅保管していればいい。
できれば、住所情報（地区編成以外では需要がない）なんて、Ｐの情報項目から除外してしまいたい。
そういう話しになっています。学校とは未交渉ですが。
学級で配られる連絡網にすら電話番号しか書かれないご時世。
皆さんの所では、こうした情報をどうやって管理されているでしょうか。
まあ、数年前までのように、名簿がＰＴＡ室の棚にゴロゴロ･･･なんて状態は脱却したんですけどね。今年度の最初の買い物がシュレッダーでしたから。
児童の氏名、住所情報、電話番号、兄弟関係、Ｐ保険の適用された事故、子ども110番協力者情報･･･はては、会員がＰでどんな係になったかまで、手元にある情報は数知れず。
今年度総会で、個人情報の扱い基準（どの役職は、どの情報まで知ることが出来るか、情報をなんの目的で使うか、情報の管理をどうやって行うか）について承認を得て、現在は私のところで一元管理しています。
各種行事に使う受付名簿、地区班名簿、係名簿は最低限の情報だけを担当者に「紙の状態」で渡し、用が済んだらシュレッダー。
んでも、だれか来年度このデータ管理を引き継ぐの？ということで、役員予定者全員尻込み。
尤もな反応です。
できれば、最初の情報整理だけはＰで引き受けて（やむなくお持ち帰り仕事にもなる）が、その後は情報媒体と紙媒体を一切学校の金庫に保管してもらいたい。編集の必要があるときだけ、学校からかり出して、Ｐのパソコン（ネットワークに参加していません）で作業をしたい。最小限の情報を記した紙媒体を役員と地区委員長が責任もって自宅保管していればいい。
できれば、住所情報（地区編成以外では需要がない）なんて、Ｐの情報項目から除外してしまいたい。
そういう話しになっています。学校とは未交渉ですが。
学級で配られる連絡網にすら電話番号しか書かれないご時世。
皆さんの所では、こうした情報をどうやって管理されているでしょうか。
まあ、数年前までのように、名簿がＰＴＡ室の棚にゴロゴロ･･･なんて状態は脱却したんですけどね。今年度の最初の買い物がシュレッダーでしたから。
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Re:質問！個人情報の管理について(02/02)
★のん★きっず
さん
すでに名簿はまったくありません。
連絡網も、その前後の人が電話番号を知っているのみです。
本部からも地区委員長、地区委員ぐらいしか知りません。
委員名簿は住所、電話番号を書いてもらうも書記が一括管理していて基本的には同じ委員会内ぐらいしか知りません。
子ども１１０番もうちでは住所は公開はしていません。
住所情報は地区が子ども会として別に持っている情報です。
これはそれぞれの個人からもらいます。班で管理してます。
年々厳しくなりますね。 (2006.02.03 00:24:40)
連絡網も、その前後の人が電話番号を知っているのみです。
本部からも地区委員長、地区委員ぐらいしか知りません。
委員名簿は住所、電話番号を書いてもらうも書記が一括管理していて基本的には同じ委員会内ぐらいしか知りません。
子ども１１０番もうちでは住所は公開はしていません。
住所情報は地区が子ども会として別に持っている情報です。
これはそれぞれの個人からもらいます。班で管理してます。
年々厳しくなりますね。 (2006.02.03 00:24:40)
徹底しているんですね＞★のん★きっずさん
あそびすと
さん
連絡網から住所がなくなったのが今年度（先生の住所もなくなった）、さて年賀状が最大の難関って言う程度でした。
＞委員名簿は住所、電話番号を書いてもらうも書記が一括管理していて基本的には同じ委員会内ぐらいしか知りません。
これを私が管理していた事になりますね。
＞子ども１１０番もうちでは住所は公開はしていません。
うん、これは公開していない。保険対象として市に申請を出すときに使うだけですから。でも、担当者（うちでは、係）がこのデータを管理しなくちゃイケナイ。会員以外の方（事業所やご近所の方）の情報も含まれているので、係にとっては荷が重いです。所轄の副会長と学校がそれぞれ控えを保管しています。
＞住所情報は地区が子ども会として別に持っている情報です。
この辺りには、全く子ども会がありません。
地区委員は各班員の電話番号を持っています。住所は地区委員長だけ。
近隣には、地区の連絡網が学級の連絡網より優先される学校もありますが、うちは学級の連絡網が第一。
緊急時に子どもを直接保護者の手に引き渡すのが学校の責務なので、本当に緊急の場合に地区班で集団下校なんてあり得ない。だから学級単位で連絡できればいいというのが学校のスタンスです。 (2006.02.03 00:33:18)
＞委員名簿は住所、電話番号を書いてもらうも書記が一括管理していて基本的には同じ委員会内ぐらいしか知りません。
これを私が管理していた事になりますね。
＞子ども１１０番もうちでは住所は公開はしていません。
うん、これは公開していない。保険対象として市に申請を出すときに使うだけですから。でも、担当者（うちでは、係）がこのデータを管理しなくちゃイケナイ。会員以外の方（事業所やご近所の方）の情報も含まれているので、係にとっては荷が重いです。所轄の副会長と学校がそれぞれ控えを保管しています。
＞住所情報は地区が子ども会として別に持っている情報です。
この辺りには、全く子ども会がありません。
地区委員は各班員の電話番号を持っています。住所は地区委員長だけ。
近隣には、地区の連絡網が学級の連絡網より優先される学校もありますが、うちは学級の連絡網が第一。
緊急時に子どもを直接保護者の手に引き渡すのが学校の責務なので、本当に緊急の場合に地区班で集団下校なんてあり得ない。だから学級単位で連絡できればいいというのが学校のスタンスです。 (2006.02.03 00:33:18)
学級連絡網
★のん★きっず
さん
私も、佐世保の事件のあとで非常下校しなければいけないときに学校からの連絡網が必用だろうということで、全校でアンケートをとり検討してもらいましたが１年生以外では却下されました。
いざというときは学校から連絡すればいいと言うことでした。でも本当にいざというときに担任が４０名分連絡するのは無理だと思うのだけどね。
基本的に地区の連絡網のみです。
(2006.02.03 00:44:01)
いざというときは学校から連絡すればいいと言うことでした。でも本当にいざというときに担任が４０名分連絡するのは無理だと思うのだけどね。
基本的に地区の連絡網のみです。
(2006.02.03 00:44:01)
Re:質問！個人情報の管理について(02/02)
りうりう＊
さん
うちは、ご存知の通り、ＰＴＡ室もＰＴＡ用のＰＣもないので、
情報媒体も紙媒体も全て学校が持ち（つくり）、管理する形になっています。
各運営委員会毎の名簿は、その運営委員会が連絡網として電話番号を入れたものをつくり、
（手書きだったりする！）学校へ提出、保管。
全校生徒の詳しい名簿（住所つき）は、学校金庫で厳重保管され、
必要時にはその場で見て返す形。（正副会長しか見られない）
子ども１１０番も住所は公開せず。
地域の連絡網は、地域にお任せ。学校もＰＴＡもタッチしない。
但し、中学のＰＴＡ総会時に配布される資料の巻末に、
全役員の氏名・地域名・子の名前・学年クラス・電話番号の名簿が～～～～～（滝汗）。
ここまでは、役員として公人な訳だから、、ということなのですが。。。
小学校では、全役員名簿と言えば、
所属運営委員会毎の子の学年・クラスと保護者の名前だけだったので、驚きました。
(2006.02.03 06:13:40)
情報媒体も紙媒体も全て学校が持ち（つくり）、管理する形になっています。
各運営委員会毎の名簿は、その運営委員会が連絡網として電話番号を入れたものをつくり、
（手書きだったりする！）学校へ提出、保管。
全校生徒の詳しい名簿（住所つき）は、学校金庫で厳重保管され、
必要時にはその場で見て返す形。（正副会長しか見られない）
子ども１１０番も住所は公開せず。
地域の連絡網は、地域にお任せ。学校もＰＴＡもタッチしない。
但し、中学のＰＴＡ総会時に配布される資料の巻末に、
全役員の氏名・地域名・子の名前・学年クラス・電話番号の名簿が～～～～～（滝汗）。
ここまでは、役員として公人な訳だから、、ということなのですが。。。
小学校では、全役員名簿と言えば、
所属運営委員会毎の子の学年・クラスと保護者の名前だけだったので、驚きました。
(2006.02.03 06:13:40)
Re[1]:質問！個人情報の管理について(02/02)
あそびすと
さん
なるほど。
ＰＴＡからの手紙に、「お問い合わせは○○まで」とするとき、本人の了解があれば電話番号を、それ以外は学級委員（係・委員の電話番号簿を持っている）経由で、必要な人の電話番号を確認しなさい。となっています。
学級委員は、当該年度の役員・委員・係の分に限り、「保護者本人の名、児童の在籍クラス、電話番号」の情報を持っていることになります。
問い合わせ先を学校（副校長）とし、副校長→副会長→担当委員または係へリレーし、係が問い合わせをしてきた人に連絡を取るという方法も考えられますが、タイムラグの発生がひどくなるので･･･。
メールでの問い合わせは、専用のアドレスをもうけて、そこに届いたメールが関係者に自動転送されるようにしています（これだと、個人のメールアドレスを公開する必要がないので）。でも、あまり利用頻度はありませんね。こっちがメインになってくれれば、各委員会用に代表アドレスを作るのになぁ。切実に、ＰＴＡの代表電話が欲しいです。 (2006.02.03 09:59:10)
ＰＴＡからの手紙に、「お問い合わせは○○まで」とするとき、本人の了解があれば電話番号を、それ以外は学級委員（係・委員の電話番号簿を持っている）経由で、必要な人の電話番号を確認しなさい。となっています。
学級委員は、当該年度の役員・委員・係の分に限り、「保護者本人の名、児童の在籍クラス、電話番号」の情報を持っていることになります。
問い合わせ先を学校（副校長）とし、副校長→副会長→担当委員または係へリレーし、係が問い合わせをしてきた人に連絡を取るという方法も考えられますが、タイムラグの発生がひどくなるので･･･。
メールでの問い合わせは、専用のアドレスをもうけて、そこに届いたメールが関係者に自動転送されるようにしています（これだと、個人のメールアドレスを公開する必要がないので）。でも、あまり利用頻度はありませんね。こっちがメインになってくれれば、各委員会用に代表アドレスを作るのになぁ。切実に、ＰＴＡの代表電話が欲しいです。 (2006.02.03 09:59:10)
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あそびすと
成せば成る、何とかなる、なるようになる、なるようにしか･･･？
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