Excelで自己効力感をあげてゆこ～中小零細企業50代パート事務員のリアルな日常～

kazu06sawa

エクセルとの出会いは新卒で入社した会社でした。まだ一人一台のパソコンを与えられるようになり始めたIT黎明期でした。私はすべての業務をエクセルで効率化させていくことに夢中になり自己効力感を持つことで自己肯定感を取り戻しました。ちょっとしたことを自分自身で効率化し時短することで心を癒してきた私の知恵をお裾分けします。

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元２世信者でしんどい幼少期をすごした私ですがまだすこし後遺症がありつつもいまは幸せに暮らしています。

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2023.08.03

自分の業務を俯瞰してみて（そんな余裕ない？）

カテゴリ：仕事のこと

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自分の仕事を改めて整理すると、大まかに（私の場合）

①即座にやること：電話・来客対応

②その日の決まった時間までにする業務：毎日のルーティーン（送り状作成・メール処理等）

③明日以降でもいいが一両日中にやるべきもの：（伝票計上・ファイリング等）

④時期が決まっている業務：（締日ごとの請求書発行・支払に関する業務）

⑤締め切りの長い、または決まっていない業務：（依頼されたデータ集計等）

ですが、もちろんすべて業務改善が可能です。

会社や業務内容によってそのボリュームも重要度も違うでしょうから。
私は自分が行っている業務で最も時間がかかることが何かを考えて改善できないか思案し②と①を同時に行うことから始めました。伝票をシステムに入力しながら送り状を同時に作成する。前任者はまず注文書を見ながら送り状を送り状ソフトで作成し、出荷が完了した後また同じ注文書を見ながら伝票入力していました。送り状作成ソフトも伝票計上するシステムもおなじPC内にあるので住所や商品名など計上した伝票をコピペすれば入力は一度で済む、というかすべての基本情報がシステムにあるので文字入力はほぼ必要なくなりました。多分50％程度時間短縮にはなりました。そして間違いも減りました（推測）。ほとんど自分ひとりの作業だったのですんなり変更できましたが同じ作業をする人がいる場合面倒ではありますね。改善するとなると説明や許可が必要で、保守的な人は変化を嫌います。そういう場合は私なら諦めちゃうかもしれません。とにかく自分の業務を俯瞰してみて改善できることからやるしかないのですよね。ちょっとした改善でもちょっとした効果しかなくてもとりあえず自発的にやってみるってことが自己効力感アップの種になります。

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