Excelで自己効力感をあげてゆこ～中小零細企業50代パート事務員のリアルな日常～

kazu06sawa

エクセルとの出会いは新卒で入社した会社でした。まだ一人一台のパソコンを与えられるようになり始めたIT黎明期でした。私はすべての業務をエクセルで効率化させていくことに夢中になり自己効力感を持つことで自己肯定感を取り戻しました。ちょっとしたことを自分自身で効率化し時短することで心を癒してきた私の知恵をお裾分けします。

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2023.10.23

【Excel】「年/月/日」で表示されている日付を区切り位置機能で年と月と日に分ける。→さらにIF関数により決算月で期を分ける。

テーマ： Excel大好き♪(170)

カテゴリ：パソコン　Excel　活用具体例

日付は2023/10/23　のように”/”スラッシュで表示されていることが多いと思います。
（2023年10月23日という表示もよく見ますが）
例えば売上実績データベースがあって月別の金額だしてーとか言われると月別にしなくちゃいけません。
今でこそパワークエリを使っているので簡単にできますがまだクエリを知らないころは区切り位置機能で区切っていました。

予め日付の列の右に2列を挿入しておきます。
（日付列の右を列ごと選択しておいてctl押しながら+(ﾌﾟﾗｽｷｰ)×2回）
データ→区切り位置→コンマやタブなど区切り位置によってフィールドごとに区切られたデータ選択
→次へをクリック→その他（O)に✓→□に”/”スラッシュを入力
プレビューが現れたら次へをクリック　

年の列が変な日付の表示になっていると思うので表示形式を「標準」に変更すると2023のような整数になります。
それぞれの列に年・月・日の項目を付ければＯＫ
これでピボットテーブルを使えば月別で集計できます。

わが社の決算月は6月なのですが、期別で実績を比較したいなどとと言われた場合。
つまり今日時点で今期は2023年7月～2024年6月になります。
この期の区切り（7月〜6月）で何年かの売上実績を比較したいとか言われたとき。
2022年7月～2023年6月　は2022年度　という期になるとします。
先ほど区切った年の列がB3、月がC3とした時、またどこかに一列挿入して
＝IF(C3>6,B3,B3-1)　という関数で期が表示できます。
つまり、月が6より大きい数字の時、年はそのまま期でよくて、
6以下の時「その年マイナス1」の期になります。

簡単なんですが、どうすればできるのか思いつくのは思考しないと無理だし
関数で何ができるか出来そうかはある程度知識がないと思いつきません。
思い通りの結果になるように考えて調べて試して
思い通りに出来たときには心躍るし自己効力感が上がります。
たとえすごく簡単なことでも、です。

目と手を使って膨大な量のデータの日付から期を判断して入力する必要があります。
人がやることですから間違いもあるでしょうし時間もかかるでしょう。
知ってるか知らないか、思いつくか思いつかないかで時間と労力とデータの精度に関わります。

本日も無事仕事を終えられます。
ありがとうございます。