平成竹取物語

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忘れな草９４０４

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January 15, 2007

来信賀状の整理で何が分かるか－私の年賀状作法２

テーマ：「情報を捨てる技術」研究会(8)

カテゴリ：生き方のスタイル

　受け取った年賀状の整理で何が分かるか。得られる利点は何か。

　来信賀状を整理する段階で、はがきの表には二つの情報が手書きされている。受け取った日にち、そして名前頭文字の、50音順における位置である。受け取った日にちの記入は、我が家では年賀状に限らず、郵便受けから出したらすぐ記入する習慣が、定着している。発送賀状は、はがきをプリンターから出力したのと同時に、一覧表として出力しておくから、発信と来信のずれは、来信賀状と名簿を引き合わせることで、確認できる。もし、出してない方から頂いていれば、急ぎ「お返し」をしなくてはならないが、すぐ対応できる。

　年に３，4件は２度同じ方から受け取る。これは、発送名簿をきちんと調えておらず、記憶だけで「出した」「出していない」の判断をするためと思われる。何となく「この人に出してないな」と思うから、慌てて再度出し、１月７，８日ころに２通目が届く。発送名簿を調えておけば、重複発送は防げる。

　もう一つのポイントは受取日。その年の郵便事情（今年は遅れ気味だったとか）にもよるが、４日ころまでに届いのは、１２月中の発送と類推できる。それ以降は、こちらの賀状を見ての「お返し」の可能性がある。相手は、こちらと年賀状の交換を望んでいない可能性があるわけだ。この情報は、交換数を絞ろうとする際の、大きな判断材料になる。数は放っておけばどんどん膨れるから、何らかの方法で削減しなけければならない。私の例で言えば、一時は７００通のレベルになったが、このシーズンはほぼ４５０通に落ち着いた。

　しかし…。物事は理屈通り、いや自分の思うようには進まない。お返し、つまり義理で寄越したな、と思われる人を除いて発送したことがある。結果として、前年のデータに基づき保留した人の９５パーセントは、年内発送で送ってきた。想像するに、ほとんどの人は名簿の整理など行わず、前年の賀状を保管しておき、それを元帳にして出しているのだろう。いつ受け取ったなどという情報は、残っていなか、残っていても出すか出さないかの判断に使っていないのである。

　名簿方式のおい一つの盲点は、住所変更のチェックが意外に難しいこと。引き合わせの際、神経を使っており、変わっていると分かると発送名簿に書き込むのだが、チェックの数をこなすのに追われ見落とすことも少なくない。その点、前年の受け取りはがきを元に書けば、新住所で発送できる。名簿に変更を書き込んでも、パソコンのデータを書き換えず、翌年まで持ち越すことも多い。

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