「である」調の原稿は要約である、という前提で進みます。
「である」調とは書き言葉である、という前提も加わりました。

最初の例文をもう一度書いておきますね。

皆さん、こんにちは。
今日は暑いですね。
　　　私もこの暑さにばてていますが、頑張ります。
　　　それでは、今日の議題ですが、公園清掃についてです。
タナカさん、よろしくお願いします。
　　　あっ、タナカさんはちょっと今日は遅れていて、まだ到着していないよう
　　　なので、来るとは言っていたんですけれども、２番の議題を最初にやった
　　　ほうがいいような気もしますが、そういえば２番については資料の不備が
　　　あったそうですが、その辺、先に事務局お願いします。

書き言葉にすると、人に話し掛ける文章はうまく変換できません。
ここで問題になるのは、

　　　皆さん、こんにちは。
　　　今日は暑いですね。
　　　タナカさん、よろしくお願いします。

です。（ほとんど全部だな）

視点を一人称か三人称に変えると、これを書き言葉に直すことができます。
具体的にやってみます。

まず、一人称で。

　　　皆さん、こんにちは。　→　私はあいさつした。
　　　今日は暑いですね。　→　私は、今日は暑いと感じている。
　　　タナカさん、よろしくお願いします。　→　私は、タナカさんに説明するよう依頼した。
　　　事務局お願いします。　→　私は、事務局に説明するよう依頼した。

次に、三人称で。

　　　皆さん、こんにちは。　→　座長が、参加者にあいさつした。
　　　今日は暑いですね。　→　今日は、暑い。
　　　タナカさん、よろしくお願いします。　→　タナカさんは、説明するよう依頼された。
　　　事務局お願いします。　→　事務局は、説明するよう依頼された。

ここでは「お願いします」を「依頼した」に変換していますが、「促した」「指示した」「指名した」などでも合いますね。どの変換がその文脈にふさわしいかは、テープ起こし者の判断にかかっています。

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よく「「である」調の書き換えの見本を見て、笑ってしまった」という話があります。（そういえば、コメントでもいただきましたね）

話し言葉を単純に「である」調に変換すると、奇妙な日本語が出来上がります。ネイティブの日本語スピーカーが、直感的に「おかしい（strange）」「おかしい（laughable）」と感じる、その感覚こそが正しいと私は思います。

例えば、「タナカさん、よろしくお願いする」がよい例だと思います。この日本語はおかしいと思います。
普通、日本語では、「タナカさん、よろしくお願い します 」と、「します」にしかつながらない文章です。
そもそもそんな言い方をしないから、「おかしい」と感じるのですが、意味から考えても、「タナカさんが、（誰か／何かに）よろしくお願いしている」ととれる文章になっています。

これを意味が通る文章にするには、主体を変えなければいけない。 「誰が」 の部分を変更するのです。そして、主体が変わるのですから、述部も変わってきます。

視点を変えて、表現する単語も変える。その変換で使われるのは、「依頼」「促す」「指示」「指名」などの書き言葉です。

これで、「要約」「書き言葉」という前提につながったでしょうか。

※　文中のリライト例は実験的に作成したもので、実際の納品原稿とは異なります。

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