あわや情報漏洩!! 便利な機能の落とし穴（下田） | 札幌発！テクニカルライター＆Webライターの部屋

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2008/03/27

知っている人は便利に使いこなしているけれど、

気づかないWordの機能・・・

それは、「変更履歴の作成」

色付きの文字や打消し線などで、
どこをどのように編集したか確認できる機能です。
自分が書いた文書を、別の人に校正してもらいたいときなどに、
とても便利です。

ただし、この機能には落とし穴が！！

編集箇所を表示しない設定や、印刷しない設定にできるのですが、

表示されていないために
編集中のデータが残っていることを忘れてしまうと

情報漏洩になりかねない事態を招くことも！

例えば、契約書の契約者名や条件の一部を変更して、
別の契約書に作り変えたとき、
新しい契約者へ内容確認のために、
変更履歴が残っている契約書データを渡してしまったら、

元の契約者名や契約条件が漏れてしまいます！！！

文書が完成したら、
「変更箇所の確認」ダイアログの「すべて反映する」ボタンなどを使って、

編集中のデータを残さないことを強くお勧めします。

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