架空世界の放浪者ランドの「冒険日記」

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第２部（プロローグ～第５２回）

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2005/08/25

ここしばらく、いくつかの会議に出席した。
「ポルトガルをよりよくしよう」「ポルトガルのために何か１つでも出来ないか」という、意欲のあるメンバーが集まっている会議だ。

一人で何かをするときには、一人で考えて、一人で答えを出し、一人で行動すれば良いが、集団になると、それでは何も動かない。会議がしっかりと行われ、実行部隊が会議の決定に従って動くと、一人では成し遂げられない事がいくつも実現可能になる。その仕組みを作り上げることによって、ポルトガルは更なる力を手に入れることになるのだが・・・・今まで出席したなかでは「おお、これは凄い」というような会議はなかなかないものだ。

ダメな会議には、共通点がある。

「初めから終わりまでリーダーが仕切っている」「一言も発言しない出席者がいる」「連絡と報告が会議時間の大半を占めている」「ダラダラと長時間」「定例・儀礼的」「結論が出ない、先送りをする」「会議で決まったことが実行されない」・・・・このような会議をしていては、リーダーの能力以上に組織は成長しないのだ。

では、イイ会議とはどのようなものか。基本的には、ダメな会議の逆だ。

１．司会者はリーダー以外の人がやる。司会者は、“中立な立場”と“全体を見る目”を持っている人物が好ましい。では、リーダーは何をやるのか？それは多くの意見をまとめ、「やる・やらない」の意思決定をすることだ。そう、会議を開いたら必ず「結論」を出さなければ、参加者のモチベーションを下げることになってしまうのだ。

２．司会者は、発言しやすい環境を作り、一つの議題について、一人でも多くの参加者に発言してもらうよう気を配る。その時に気をつけなければいけないのは、無駄なコメントは発言させないという意識が大事。司会者の立ち回り一つで、会議時間が長くもなり、短くもなるのだ。

３．では、会議で「やる」と決まったら。次に決めなければいけないのは「誰が」「いつまでに」「何をして」「どんな成果をだすか」を確実に決めなければいけない。多くの場合「ではやりましょう」で終わってしまっている。これでは、何も動かない。会議で決定したことが動かないのなら、その会議自体の意味がないのだ。

会議をうまく使うことによって、参加者一人一人の責任感が変わる、実行力が変わる、仕事のスピードが変わるのだ。そして、次世代のリーダーを育てることにもつながるのだ。１回１回の会議をそういう意識をもって進めてみてはどうだろうか。

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