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イダケン事務所では、大規模修繕時に、設計・監理業者とは別に、修繕アドバイザリーとして、言わばコンサルタントのコンサルタントを業務として行っています。イダケン事務所は一級建築士事務所で、設計・監理業者として業務も行なっています。大規模修繕を熟知している立場が、お目付け役として理事会や修繕委員会をサポートします。何の意味があるのか?コンサルの二重払いはお金も無駄ではないのか? 当事務所起用の前は、必ずこのような意見はありますが、採用頂く価値は十分にあると思います。一例をあげます。管理会社と設計・監理業務の契約を締結し、改修設計(どのような工事を行なうかの具体的なプラン)が大詰めを迎えようとしていたマンション。専門家としての客観的な評価でプランを提示しては頂いているが、提案の工事が本当に必要なのか?また、管理組合の要望が反映されているのか?が不安になり、イダケン事務所へコンサルのコンサルの依頼を頂きました。管理会社から提示を受けていた設計提案の検討は一時的に保留住戸アンケートを一からやりなおすことを提案し、大規模修繕の予定時期を約半年間遅らせ、時間をかけて設計を検討するタイムスケジュールに変更しました。その結果管理会社設計への不安点が見えてきました。1.屋上の斜屋根(通常マンションは平らな陸屋根と、勾配が大きくついている斜屋根がある)を葺き替える(再防水する)提案をしているが、漏水が起きたことはこれまで全くなく、管理会社作成の診断結果を見る限り異常がないと評価。耐用年数が達しているからと管理会社は再防水を提案したようであるが、次回大規模修繕工事に手をつけても問題がないように思われる2.扉や窓の不良が数多く指摘された。長期修繕計画では次回に修繕の予定ではあるが、次回までに個人負担または管理組合負担で何らかの処置を講じたほうがよい。管理会社の提案では全くこの件には触れられてこなかった3.バルコニーの床、手摺の不良が数多く指摘された。100戸を超える建物に関わらず調査した住戸はわずか1戸。バルコニーの設計仕様が実態を状況を見ての判断とは言えない4.バルコニーの手摺や手摺ガラスの補修は設計に組み込まれているものの、手摺は全数補修、ガラスはヒビ割れ部を実数精算としている。3.の理由により、数量根拠が乏しく、積算数量と実際の工事が行なった場合、大きな数量違いが生じる(精度が低い積算)5.共用廊下床の指摘がほとんどないのに関わらず、シートの張替えを提案。劣化診断でも張替えを推奨するような顕著な痛みは見られない実際の状況を確認した上での判断が改修設計には求められますが、コンサルタント側のコンセプトを一方的に押付けているようなイメージを受けました。高額な支出が必要な大規模修繕。実施範囲は慎重に検討しなければなりません。実際の状況を踏まえた上で、改修設計を行なうだけで、大幅なコスト削減の可能性が出てきました。専門家に任せたら安心!?妄信的に鵜呑みにすることは危険かもしれませんよ!!【PR】2月11日(祝日)14時から新宿にて、マンション管理勉強会を開催します。テーマは「管理会社の力をどうすれば引き出せるか」です。管理会社を批判し、ダメなら変えるかでは抜本的な解決にはなりません管理組合の要望を実現するためにはどのような方法をとればいいのか?いっしょに勉強したいと思います詳しくは↓のページをご覧くださいhttp://www.idaken.net/study.html にほんブログ村
2014.01.31
管理会社と契約を結び、管理業務をお願いすることになりますが、関連費用ながら委託費に含まれないものがあります。契約書に細かく明記されればわかりやすいのですが、線引きが不明確なことも多々あります。代表的なものをあげます。1.契約書に明記している1)管理員室の電気料(マンション側負担)2)管理員室の電話料(マンション側負担が多い)・・基本料は管理会社負担という場合も3)什器備品類(マンション側負担が多い)・・机やロッカー等です4)日常清掃用具(マンション側負担が多い)・・契約の性質は請負なのですから管理会社で用意してもらいたいものですが・・ 5)消耗品(マンション側負担)・・洗剤や文房具等です 2.契約書に明記されていない(明記されていないことが多い)1)宅建業者への重要事項説明及び規約提供(宅建業者が実費負担)2)ワープロによる資料作成代(管理会社負担が多い)・・ワープロ代として請求する管理会社も3)管理費等引き落とし手数料(マンション側負担が多い)・・全戸分毎月なので結構馬鹿になりません。4)長期修繕計画作成費・・委託費に含まない管理会社は具体的な金額は提示していない5)管理員残業代(マンション側負担)・・曖昧です6)緊急業務出張費(マンション側負担)・・技術料や交換材料代は変動がありますが、出張費は一律にして提示するべきお金にかかわることは、明確にしたほうがよいと思います。国交省標準は基本的な内容を記載しているだけなので、詳細は追記していく必要がありますが、標準の焼き写しの契約書を使用していることが圧倒的に多いのです。曖昧性を含む契約書は、管理組合にとって不利益を受ける可能性があります。【2014年2月期マンション管理セミナーのお知らせ】2月11日(祝日)14時30分から新宿にてマンション管理勉強会を開催します。テーマは、 『管理会社の力をどうすれば引き出せるのか?』です。いわないとやらない、いってもやらないの不満が多い管理会社。どのようにして力を発揮してもらえるのかを勉強していきたいと思います。セミナー参加費は無料です。詳しくは下記URLより案内ページをご覧くださいhttp://www.idaken.net/study.html にほんブログ村
2014.01.23
怒涛の仕事漬けの1月の三連休が終わり、ほっとしたのは、つかの間。すぐに週末がやってまいりました^^;今週の土・日も2日で6本の会合&打ち合わせと、目一杯のスケジュールです。会合や打ち合わせだけに出ている分は、その時間拘束されるだけですが、実際には事前に過去の資料を読み込んだり、当日の資料を作成したりと、準備に相当な時間を要します。1本の会合や打ち合わせの準備に4・5時間は平均的にかかります。(内容によって1時間で準備が終わるものもあれば、2・3日準備に時間がかかるもの等様々です)6本の予定があると準備だけで24-30時間。1日8時間労働としたら3日はかかることに・・この他に電話・メールの問い合わせや、契約物件の対応、各種打ち合わせ、事務所の運営業務等があるので、休みなく働くことになります。事務所開設時、仕事が少なく辛い思いをしたことを考えれば、忙しいことは苦になりません。こんなに仕事を詰め込まなくても?と、声が聞こえてきそうですが・・イダケン指名の仕事が多い業者のバックマージンをもらわず、他コンサルタントに比較してリーズナブルな業務報酬で(中身の濃い)仕事を請け負うので、ある程度のボリュームがないと、事務所の経営が成り立たない。 こんな事情があります。 まあ、キャパシティーを超える仕事を引き受けることはありませんけど・・ 本題に入ります。契約書どおり仕事をするのはあたりまえと思いますが、それができないことが多く見られるのがマンション管理業界。契約書に記載されているやらなければいけないことをやらない。契約書に記載されている内容と実態と齟齬があるが、契約書の内容を修正しない。契約書に具体的に記載されていない、理事会・総会支援業務で、管理組合が要望したことに対して回答がない・遅い。管理委託業務の発注者は管理組合、受託者は管理会社です。発注者側の執行機関である理事会が、管理会社のコントロールをしなければなりませんが、現実にはなかなかできません。理由は・・・1.契約書の中身を理事会が理解していない2.契約書の内容が大雑把すぎて、管理業務の全体像が見えてこない3.管理会社の業務報告が曖昧で、業務の実態がわからない4.持ち回り制・短期任期の役員では、管理会社をコントロールするノウハウがない5.業務の良し悪しを判断するチェック基準がない6.管理会社は間違った仕事をしないと妄信的に信じ込み馴れ合いの関係になる7.理事会から要望を出されても、一年後には役員が変わるからと、真摯に対応しない8.管理会社社内のマニュアル化された業務以外の付加価値を提供しようとしない9.フロントマン(物件担当者)の理解力がない複数な事由があげられ、複合的に絡み合います。理事会においてチェック機能やマネージメント力向上をスローガンにしても、簡単にできることではありません。マンション管理士等のコンサルタントに頼めば問題解決するのかというと、必ずしもそうとは言えません。管理組合・管理会社の実務を熟知しなければ、チェック機能の役割を果たせませんので、資格を持っているからといって、任せておけば大丈夫なわけではありません。イダケンの考えは、理事会でチェック基準を設ける。組合員目線で管理業務を監視する実務を理解したマンション管理士が客観的に業務分析を行ない、不備な業務については、具体的な改善案を示し、管理会社へ是正を求め、一定期間内に成果をあげられたかの検証を行なう。この二つの役割があわせ持つことで、チェック機能を強化し、コントロールができるようになると思います。ただし、そもそも業務提供力がない管理会社は、改善に限界があります。この場合に、業務向上を求めていくためには、管理会社変更という選択肢を考えなくてはなりません。にほんブログ村
2014.01.18
分譲マンションの新築竣工時期は、新年度が始まる少し前の2・3月に集中します。通常総会は会計年度終了後2または3ヵ月以内に開催することが規約で定められているので、4-6月は総会が集中します。新役員は総会で選任されることになりますが、総会前に候補者を選出しておくことが望ましいです。輪番制(持ち回り)で役員を選出しているマンションが多いと思いますが、総会決議事項とは言え、候補者から「役員の受託(受け入れる)確認」を取ること必要です。輪番制、総入れ替えの役員で構成される管理組合は、引継ぎ不足による継続性が欠けることによる、不安定な運営が課題となります。2年任期半数改選等の選任方法の見直しは総会の特別決議が必要で、すぐに制度を変えられません。そのため、総会決議を取らなくとも、引継ぎを円滑化する対策を検討することが大切です。イダケンがお勧めしていることは・・1.通常総会3ヶ月前には新役員候補をピックアップ2.役員受託の意思確認 (拒否された場合は別の候補を探す)3.新旧役員が同席した理事会を2・3回は設けるです。1年任期総入れ替え持ち回り制の管理組合において、運営がうまくいってない理由は、当年の予算や何をするかの指針(事業計画)を前年の理事会が案を提出することです。上記3.の新旧合同の理事会は、できれば通常総会前に行ない、予算や事業計画を立案する話し合いに参加してもらうことが望ましいと思います。 もうすぐ1年間が終わり、ほっと一息つけるところでしょうが、次を見据えた組織作りを真剣に考え、実行していきましょう!【次回マンション管理勉強会開催のお知らせ】平成26年2月11日(祝日)午後から新宿で行ないます。テーマは「管理会社の力をどうすれば引き出せるのか?」です。 契約通りに仕事をしない時は?組合要望にいかに応えてくれるのか?不信感を抱いた場合はどのような解決が望ましいのか?理事会は管理会社業務をどこまでチェックできるのか?管理会社を変えることのリスク・変えないことのリスクを勉強したいと思います。近々専用ページをUPします。 にほんブログ村
2014.01.17
2014年初めての記事UPです。1月の三連休で、管理委託契約見直しのビッグプロジェクトが大詰めを向かえ、あえてブログの更新を控えました。結果から言うと、当事務所の契約物件において週末の3日間で約7千万円のコストカットが実現しそうです。すごい金額です。管理組合に還元された分は、是非有効利用していただければと思います。管理会社選定に至った原因は、管理会社に対する不信感が少なからずあります。管理会社が、契約に定めれた業務を履行しない、履行しても不十分である。組合に対して適切なサポートをしてくれない。こんなところから不満が生じます。 管理会社をマネージメントする管理組合側にも責任がありますが、持ち回りを中心とした短期任期の理事会では、管理会社の業務を理解し、チェックすることは現実的には難しいと思います。管理会社選定を行えば、競争原理が働くので、ほとんどのケースで委託費は下がります。金額は下がるというメリットはありますが、安かろう悪かろうになる可能性もあります。金額だけではなく、管理会社がどのようにして不満を解消するように改善してもらえるかを「見える化」するとともに、新しい契約を締結後、改善提案をしたことが履行されているか経過観察をしていかなければなりません。コストカットは競争によって導き出される当然の結果であって、管理組合と管理会社の関係性、役割をいかに改善できるかがコンサルタントとしての能力が試されるのであると思います。 にほんブログ村
2014.01.15
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