ハーブと一緒に私のスマートライフ

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横浜市在住のSumikoです。

自己紹介
北欧スウェーデンハウスでエコ生活を
実践している50代です。
中央大学卒業

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北欧スウェーデンハウスで３Ｓ（スマート・すっきり・シンプル）生活を
実践しているファイナンシャルプランナー（ＣＦＰ）＆ライフオーガナイザーです。

中小企業や税理士事務所を中心に経理の仕事を
はじめて２０年がたちます。
経理の仕事は、２０年前は伝票起票が主でしたが
今では会計ソフトへの入力がメインですね。
１日パソコンに向かうことが多くなりました。

ところで、経理の仕事では書類のファイリングが
とても重要だと感じています。
私はキングファイルなどを使って、税務調査などがあっても
対応できるように銀行関係、売掛金、買掛金、経費関係
給与書類、小口現金、水道光熱費、源泉税の納付書など
きれいに分けて保管しています。

ところが、今働いているオフィスはベンチャー企業というか
起業して３年程度の会社のため経理がわかる人がいない。
経理経験豊富な私が選ばれ、経理ソフトを導入し、経理全般の
システムを作るために入ったのです。

しかし、すべて任せてくれるわけではありません。
事務経験のない女の子が法務担当だと言っているのですが
彼女は書類はすべてＰＤＦで保管していると言います。
先日も「社員の方の扶養控除申告書は？」と聞くと
「ＰＤＦにしてパソコンに保管しています。
原本は破棄しました。」
と答えます。

これには私自身も驚きました。
結局、彼女は扶養控除申告書がなんなのかわからず
原本は顧問税理士側で保管していることが判明しました。

最近は、事務の効率化も重要です。
書類も不要なものは破棄したほうがよいのも
私自身理解しています。
しかし、経理や給与関係などの書類はなんでもスキャンして
パソコンに保管してよいかと言うとそうではないような気がしてなりません。

経理書類を保管するためにキングファイルを購入してほしいと
彼女に伝えると
「私、キングファイルって嫌いなんですよね～。
スキャンしてパソコンに保管したらいいと思います」
という返事。

彼女は取引先に請求書を出す際も、原本をコピーして
保管することもしていないそうです。

オーガナイズを学んでいますので、書類に関して
できればスッキリしたいというのは私も同感です。
でも、なんでもスキャンしてパソコンで保存。
原本はすべて破棄と言うのは会社では通用しない場合も
あるのではないでしょうか？

税務調査が入った時に、彼女はどう対応するつもりでしょうか？
最近の新しい会社には驚くばかりです。

ちなみにここの会社は、社員一人一人の机がありません。
経理用の書類を保管しているキャビネットも
私が行ったときにありませんでした。
経理用の書類一式は保管しておらず驚きました。
さすがにあまりにひどいので、経理や社員の個人情報などの書類一式を
保管する鍵付のキャビネットは購入していただきました。